退会届は、会社やPTA、地域団体への加入を終了する際に必要となる正式な書類です。提出する際には、誤解を生まないよう、正確かつ丁寧に作成することが求められます。
私たちは、これまで中小企業支援や自治体文書の作成支援に携わってきた実務経験をもとに、用途に応じた退会届テンプレートを多数作成してきました。このページでは、その実務経験を活かして「わかりやすく・すぐに使える」退会届のテンプレートと書き方を解説します。
退会届テンプレート
退会届テンプレートを以下より無料でダウンロードできます。会社や町内会などの団体といった一般的でシンプルな退会届と、小学校のPTAを退会するテンプレートです。
汎用の退会届
退会届のワードテンプレートです。町内会や自治会では、退会の意志を文書で提出するよう求められる場面がありますが、決まった書式がなく困ったという声を多くいただきました。そこで、用途に応じて柔軟に修正できる汎用テンプレートを作成しました。
提出先の団体名や役職名、退会理由の詳細を追記することで、法人・自治会・町内会・サークルなど幅広い用途に対応できます。必要に応じて、会員番号や所属期間の欄を追加することも可能です。
PTA退会届
PTA退会届のワードテンプレートです。PTAの退会については「提出先が明確でない」「学校によって記載項目が違う」など混乱するケースが多く見られました。そうした現場の声を反映し、学校名や担任名を追記できる形式で汎用性の高いテンプレートにしています。
学校名・学年・担任名・児童氏名の欄を追加することで、小学校・中学校どちらにも対応可能です。文末に「今後の活動への感謝」など一文を添えることで、より丁寧な印象になります。
習い事の退会届
子どもの習い事を退会する場合の退会届テンプレートです。子どもの習い事を退会する際、「口頭だけでは不安」「会費の返金や個人情報削除を依頼したい」といった保護者からのご相談が多くあり、そうした背景から、感謝の言葉と退会を正式に伝えられる書式を作成しました。
受講者氏名・保護者氏名・会員番号・コース名などを記載欄として追加することで、ピアノ教室・英会話・スポーツクラブなどさまざまな習い事に対応可能です。退会理由や返金依頼を簡潔に記載する欄も自由に調整できます。
退会届の書き方
退会届の書き方は、退会届がその団体や組織で規定のフォーマットがある場合は、その用紙や書き方の例に沿って作成し提出します。
退会届の用紙やフォーマットがないが、退会届や退会願を求められた場合は、自分で退会届を作成します。退会届を作成する場合に必要な項目は以下の通りです。
- 提出日
- 件名(タイトル)
- 宛先
- 自分の名前と連絡先
- 退会日or退会希望日
- 退会の理由
- その他
退会届を提出する日を明記します。通常は提出日は、退会日と同じではありません。（同じ場合もあります。）いつ提出したかを記録するためにも必ず記入してください。
件名は、単純に「退会届」もしくは「団体名など＋退会届」とします。
退会届を出す相手先の名前を敬称とともに記載します。相手が法人や団体、サービス名の場合は「御中」を、個人や法人や団体の担当者や代表者の場合は「様」や「殿」を使います。
退会をする人の氏名、住所、連絡先(電話番号など)を記入します。住所や連絡先は、同姓同名の別人との間違いを避けたり、後日なにかあった場合に連絡する手段として必要なので漏れなく書いておきましょう。
退会する日もしくは、退会を希望する日を記載します。退会日は自分だけで決められないこともあるので、相手に相談した後に退会日を記入する方が確実です。
通常は、退会するための理由を詳しく書かずに「一身上の都合」などにしてしまって構いません。今後の関係上や理由を求められている場合は、簡単に理由を入れてもいいでしょう。
理由を書く場合は、あまり相手が不快になる表現は避けて、感謝の言葉を添えたりすると今後のお互いに気持ちよく退会できるでしょう。
退会届の氏名の横に押印もしくは、氏名を手書きでサインします。退会届の下部にサインを書く欄を設けてもいいでしょう。
退会届の例文
退会届の例文は、単純に退会したい旨を伝えればいいでしょう。例えば、
また、個人情報を削除してほしい場合は、以下のようにします。
具体的な退会届の例文
以上を踏まえて実際の退会届は以下のようになります。
〇〇〇〇御中
この度、私〇〇〇〇（氏名）は、一身上の都合により〇〇〇〇を退会いたしたく、ここにお届けいたします。退会に際しましては、以下の点についても併せてご対応いただきますようお願い申し上げます。
個人情報の削除について
退会後は、貴社が保有する私の個人情報をすべて削除していただきますようお願い申し上げます。これには、氏名、住所、連絡先、その他私に関する全ての情報が含まれます。個人情報の削除が完了しましたら、その旨を文書にてご通知いただけると幸いです。
今後の連絡について
退会後は、貴社からのメールや郵送物など一切の連絡を停止していただけますようお願い申し上げます。
会費の精算について
退会に伴う会費の精算につきましては、残存している分の返金手続きを速やかに行っていただけますようお願い申し上げます。返金方法については、以下の銀行口座にお振込みいただければと存じます。
銀行名：〇〇銀行
支店名：〇〇支店
口座番号：〇〇〇〇〇〇〇
口座名義：〇〇〇〇（氏名）
その他の対応について
退会に関連してご不明な点や追加の対応が必要な場合は、以下の連絡先までご連絡いただけますようお願い申し上げます。
連絡先電話番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：example@example.com
以上、よろしくお願い申し上げます。
令和〇〇年〇月〇日
氏名：〇〇〇〇
住所：〇〇〇〇
連絡先電話番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：example@example.com
退会の理由は曖昧でOK
退会届に書く退会の理由は、通常は「一身上の都合」などとして本当の退会の理由を具体的に書く必要はありません。
退会の理由を書く必要が、どうしても必要な場合は今後に遺恨を残さないよう、できるだけ当たり障りのない理由にするといいでしょう。ただし、嘘を書くとそれがばれた時に無用なトラブルになることがあるので気を付けましょう。
よくあるミスとその対策
提出日と退会日を混同して記載し、退会手続きが遅れるケースがあるため、明確に分けて記載しましょう。
「一身上の都合」だけで提出し、個人情報削除の依頼など必要な要素を忘れることがあります。目的に応じて文面を追加してください。
よくある質問 FAQ
