人事・労務

休職届テンプレート【無料】書き方・例文・添付書類・提出手順を解説（Word/Excel対応）

休職届（休職願）は、長めの休みを会社に申請するときに使う書類です。

とはいえ、ただ出せばいいわけではありません。会社側としては業務の調整が発生するため、いつからどれくらい休むのか、なぜ休職するのかが伝わる形で話を進めることになります。

【実務経験コメント】
本ページでは、社内文書の設計や運用に関わってきた編集チームの知見をもとに、休職届（休職願）の無料テンプレートと、書くときに迷いやすい点を整理しました。就業規則や労務まわりの扱いは会社ごとに違うため、最終的には自社の規程と人事・総務の案内をご確認ください。

休職届テンプレート（無料ダウンロード）

基本レイアウト（まず提出したい方向け）

「休職期間」「理由」「添付書類」「備考」を中心にした、シンプルな形です。まずは最低限の内容でまとめたいときに使いやすいレイアウトにしています。

承認欄つき（回覧・押印フローがある組織向け）

「休職中の連絡先」「添付書類」に加えて、上長承認欄を2つ入れたタイプです。紙での回覧や承認フローが残っている会社に向いています。
表組みを使った、すっきりした休職届です。記入項目は「休職期間」「理由」「休職中の連絡先」「添付書類」「備考」。いちばん下には、上長の承認欄を2枠設けています。

分割表記レイアウト（記入欄を分けて見やすく）

「申請日／承認日」「所属／氏名」「休職期間」「理由」「連絡先」「備考／添付」を分けて整理した表形式です。どこに何を書くかが見えやすく、記入ミスを減らしたいときに使いやすいです。

休職届の書き方（基本構成と記入例）

休職届を出すときは、最低限そろえておきたい項目があります。内容が足りないと差し戻されることもあるため、先に全体を見ておくと進めやすいです。

必須項目

  • 提出先（所属・役職・氏名）／申請者（所属・氏名・押印）
  • 休職期間（開始日～終了日／予定）
  • 休職理由（概要＋根拠）
  • 休職中の連絡先（メール／電話／緊急連絡先）
  • 添付書類（診断書など）／備考

理由の書き方（例文：病気・メンタル・介護・留学・その他）

休職の理由は、短くてもよいので、会社側が状況を把握できる形で書いておく方が話が進みやすいです。細かく書きすぎるより、事実と根拠が伝わるくらいにまとめると収まりがよくなります。

理由の例

・病気療養：
「医師の診断により、〇月〇日から〇か月程度の療養が必要と判断されました。診断書を添付いたします。」
・メンタルヘルス：
「業務の継続が難しい状態と診断され、治療と休養の指示を受けています。復職の時期については主治医の判断に従います。」
・家族介護：
「要介護認定を受けた家族の通院付き添いおよび在宅介護のため、〇月〇日から〇月〇日まで休職を申請いたします。」
・留学／自己研鑽：
「〇大学から入学許可を受けたため、渡航準備および就学のために〇年〇月から〇年〇月まで休職を申請いたします。」
・その他（公職等）：
「公職就任に伴い、就業規則〇条〇項に基づき休職を申請いたします。」

添付書類の準備

休職の理由を裏づける書類は、あらかじめそろえておくと話が止まりにくいです。後から提出してよいかどうかは、社内ルールも確認しておくと安心です。
  • 診断書（病名・就労可否・期間の記載があるもの）
  • 介護関係：要介護認定結果通知、ケアプランなど
  • 留学関係：入学許可証、在学証明、期間がわかる書類
  • その他：理由を客観的に示せる資料

申請から承認までのフロー

  1. 上長へ事前相談（口頭／面談で趣旨共有）

    まずは「なぜ休職したいのか」「いつからか」「どれくらいの期間になりそうか」を共有します。正式な手続きに入る前に、社内でどの流れになるかを確認しておくと後が楽です。
    • 伝える内容：希望開始日、想定している期間、業務引継ぎの見通し、連絡できる手段
    • 準備物：診断書の取得予定、入学許可書など根拠資料の見込み
    • 記録：面談日や話した内容をメモしておくと、後で食い違いが起きにくくなります
  2. 就業規則・社内規程の確認（休職要件・期間・賃金／社会保険の扱い）

    休職の条件や運用は会社ごとに違います。人事や総務に確認しながら、自社ではどう扱われるのかを先に見ておく方が安心です。
    • 確認項目：休職の要件、最長期間、延長の可否、復職判断の流れ（主治医意見書・産業医面談など）
    • 賃金／保険：給与の扱い、社会保険料の支払い方法、傷病手当金の窓口
    • 留意点：副業やアルバイトの扱い、休職中の連絡頻度、報告ルール
  3. 休職届の作成（テンプレート使用・添付書類の準備）

    テンプレートに沿って、簡潔に、抜けなく記入します。理由を書く欄は長くなりやすいため、根拠が伝わる程度でまとめると読みやすいです。
    • 必須記載：提出先、申請者、休職期間、理由、連絡先、添付書類、備考
    • 理由の書き方：診断書など客観的な根拠を前提にしつつ、細かい事情は書きすぎない
    • 添付例：診断書、要介護認定通知、入学許可証など（原本か写しかの指定も確認）
    • 提出形式：紙か電子か、押印や承認欄がいるかどうかも先に見ておく
  4. 上長→人事／総務へ提出・承認

    社内フローに沿って回覧・承認を進めます。差し戻しがあった場合は、指摘された箇所を直して再提出します。
    • 回覧順：所属長 → 部門長 → 人事／総務 など（会社規程によって異なります）
    • 差し戻し理由の例：期間表記のミス、添付不足、提出先や承認欄の漏れ
    • 控えの保管：提出したPDFや受付番号は残しておくと、後の手続きで確認しやすいです
  5. 社会保険等の手続き（必要に応じて傷病手当金など）

    承認後は、会社の案内に沿って公的手続きを進めます。書類ごとに締切があることもあるため、後回しにしない方が安心です。
    • 主な対応：健康保険の傷病手当金申請、保険料の納付方法の確認
    • 関連実務：住民税の支払い方法、年末調整、源泉徴収票の扱いなど
    • 提出期限：人事・総務から案内された日程に合わせて進める
  6. 休職中の連絡体制・復職判断の流れを確認

    休職が始まる前に、どの方法で連絡を取るか、復職時にどんな手順になるかを共有しておくと、後でばたつきにくくなります。
    • 連絡体制：月1回なのか、必要時のみなのか、緊急時の連絡先はどこか
    • 復職判断：主治医意見書、産業医面談、会社所定の復職判定の流れ
    • 延長手続き：期間変更の見込みが出た時点で、早めに相談して再申請する

休職届の例文サンプル

会社に所定の書式がある場合は、まずそちらを使います。決まった様式がないときは、このページのテンプレートを土台にするとまとめやすいです。
休職届の記入例サンプル｜提出先・休職期間・理由・連絡先・添付の記載例
【提出先】管理本部 人事部 部長 ○○ 様
【申請者】営業部 第1課 氏名：山田 太郎 印
【休職期間】2025年9月1日～2026年2月28日（予定）
【休職理由】主治医の診断により、うつ病の治療と休養が必要と判断されたため。診断書を添付いたします。
【休職中の連絡先】メール：taro@example.co.jp / TEL：090-xxxx-xxxx
【添付書類】診断書（2025年8月20日発行）
【備考】復職可否については主治医の意見書をもとに、会社所定の復職判定を受けます。

提出前チェックリスト

  • 就業規則の要件・期間・延長条件を確認した
  • 診断書などの根拠書類を添付した（有効期限も確認した）
  • 期間表記（開始日／終了日）と実際の日付にずれがない
  • 休職中の連絡先・緊急連絡先を書いた
  • 承認フロー（上長→人事／総務）が自社の運用と合っている

よくある質問（FAQ）

休職中の給与や社会保険料はどうなりますか？
会社の規程によって変わります。無給になることが多く、社会保険料は本人負担が続くケースもあります。細かい扱いは人事・総務に確認しておくと安心です。
有給休暇は先に使った方がよいですか？
有給を消化してから休職に入る運用をしている会社は少なくありません。ただし、就業規則や運用ルールで違いがあるため、自社の扱いを確認してください。
メンタル不調の場合、どこに気をつければいいですか？
診断書に就労可否や療養期間の目安が書かれていると、手続きが進めやすくなります。復職時には主治医意見書や産業医面談を求められることもあります。
期間の延長はできますか？
延長できるかどうかは社内規程によります。延長する場合は、新しい診断書や根拠資料の提出を求められることが多いです。
休職中にアルバイトや副業はできますか？
禁止、または事前承認制としている会社が多いです。療養目的と矛盾しないかも含めて、必ず事前に確認してください。
復職時に必要な書類は何ですか？
会社指定の復職届、主治医の就労可否意見書、産業医面談の記録などを求められる場合があります。自社の案内に沿って準備しましょう。

まとめ

この記事では、休職届の書き方、記入例、無料で使えるWord・Excelテンプレートをまとめました。
会社に所定の様式があるなら、それを使うのが先です。書式が決まっていない場合は、テンプレートに沿って必要事項を埋めていけば、形としては十分整います。
休職届は、ただ休みたいと伝える書類ではなく、会社と今後の流れを共有するための書類でもあります。理由や期間、添付書類、連絡先を落ち着いて整理しておくと、余計な行き違いも起こりにくくなります。

この記事を書いた人
ビズルート編集部（山中恵）
ビズルート編集部（山中恵）
中小企業の現場で実際に求められる業務効率化を支援する、株式会社エクシアのWebメディアチームです。 私たちは20年以上にわたり、ITツールの導入支援や書類作成の自動化に取り組んできました。

その経験を活かし、「役立つテンプレート」や「書類作成のコツ」をわかりやすく紹介しています。

現場で培った実務知識をもとに、中小企業や個人事業主の方々が日々の業務を効率化できるようサポートしています。 著者プロフィール詳細