このページでは、採用担当・総務人事の実務経験に基づき、内定者の入社手続きで用いる入社書類専用の送付状をわかりやすく解説します。
用途や同封書類の違い、郵送とメールでの提出運用、個人情報・マイナンバーの取り扱いなど、現場で迷いやすいポイントをチェックリストと文例で整理しました。
入社書類の送付状テンプレート（Excel）
内定者の入社手続きで使用する入社書類専用の送付状テンプレートです。
想定シーンは、会社→内定者、内定者→会社の双方向です。テンプレート内の「送付書類名」は自社フローに合わせて必ず編集してください。
| ファイル名 | koyou_soufu01.xlsx |
|---|---|
| ファイルタイプ | エクセル |
| 作成バージョン | excel2013 |
| ファイルサイズ | 12.15 KB |
データ利用規約
・無料でご利用できますが著作権は放棄しておりません。
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・テンプレートのご利用によるトラブルの対応やサポートはしておりません。
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入社書類の送付状とは（用途と使いどころ）
入社手続きに関する同封書類の一覧・件名・提出期限・問い合わせ先を整理し、受け手に正確かつ迅速な対応を促します。
一般的な送付状と異なり、入社特有のマイナンバー・身元確認書類など、個人情報に関する注意書きを含めます。
同封する入社書類の例
送付状には同封する書類の一覧を明記します。ここでは代表的な入社書類の例をまとめました。
会社 → 内定者（案内送付時）
- 雇用契約書（2部・返送1部）
- 入社誓約書・身元保証書
- 個人情報取扱同意書・マイナンバー提出のご案内
- 扶養控除等申告書・通勤経路届・給与振込依頼書
- 健康診断書の提出案内・初出社案内（持ち物・集合時間）
内定者 → 会社（返送時）
- 雇用契約書（署名押印済）
- 各種届出書（住所・通勤・振込口座）
- 本人確認書類の写し（注意書き参照）
- マイナンバー提供書類（提出方法の指示に従う）
送付状の書き方（必須項目）
書き方の基本ルールを押さえることで、誤解や漏れを防ぐことができます。
- 件名（例：入社書類ご送付の件｜内定者氏名）
- 宛名・所属（採用担当者名／会社名）
- 差出人情報（氏名・住所・電話・メール）
- 本文の目的（入社手続き書類の送付・返送依頼）
- 同封書類の一覧（箇条書き・枚数・返送要否）
- 提出期限（日付・必着／消印有効）
- 提出方法（郵送種別・メール提出・Web提出の指定）
- 問い合わせ先（担当・連絡先・受付時間）
宛名・封筒・郵送のポイント
郵送で送る際の宛名や封筒のサイズ、郵送方法に関する注意点です。
- 封筒：
A4三つ折りは長形3号、A4そのままは角2号を使用します。 - 郵送方法：
記録性重視なら簡易書留、迅速性重視ならレターパックを検討します。 - 同封チェック：
返送用封筒・返信先の宛名印字・差出日記載を忘れないようにします。
メール提出時の注意（件名・ファイル名・セキュリティ）
メールで提出する場合は、セキュリティや見やすさに注意する必要があります。基本的なルールを確認しておきましょう。
- 件名：
入社手続き書類の提出｜氏名（入社日） - ファイル名：
入社書類_氏名_提出日.pdf のように検索しやすい命名にします。 - パスワード別送：
添付ファイルはZIP＋PW別送や共有リンク＋アクセス制限を採用します。
個人情報・マイナンバーの取り扱い
マイナンバーや本人確認書類は特に慎重に取り扱う必要があります。安全管理の観点から押さえるべき点を解説します。
マイナンバーや本人確認書類の写しは収集目的・保管期間・提出方法を明示し、アクセス権限を限定します。社内規程（個人情報保護・情報セキュリティ）に沿って廃棄・返却手順まで周知します。
チェックリスト（ミス防止）
以下では提出漏れや記載ミスを防ぐために、確認すべきポイントを紹介します。
- 提出期限が本文と返信用封筒案内に一致している
- 同封書類の名称・枚数・返送要否が明記されている
- 問い合わせ先（部署・氏名・電話・メール）が明記されている
- 郵送種別・メールのパスワード別送等の指示がある
- ファイル名・件名に「入社書類」「氏名」「提出日」が含まれている
関連テンプレート
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