会社の書類や社用スマホ、社員証などをなくしたときに出す、紛失顛末書のテンプレートです。Word（A4縦）で、1枚目が空欄の書式、2枚目が社用スマホを紛失したときの記入例になっています。
ほかの顛末書と違うのは、「いつまで手元にあって、いつ気づいたか」「中にどんな情報が入っていたか」「誰にいつ連絡したか」を書く欄があることです。
このページは、紛失の事実と経緯を報告する顛末書のテンプレートです。上司から反省やお詫びを書面で出すよう言われている場合は、始末書のほうが合っています。
紛失時の始末書テンプレート
紛失時の始末書テンプレート
紛失顛末書テンプレート（Word・A4縦）
紛失・社内報告用
紛失顛末書テンプレート
「記」の下に11項目を並べた記書きの書式です。経緯や再発防止策の欄には記入用の罫線を引き、右下に上長と管理部門の確認欄を付けています。
記入項目
紛失物／管理番号・識別情報／含まれる情報／最後に確認した日時・場所／紛失に気づいた日時／経緯／探した場所・問い合わせ先／報告・連絡／現在の状況と今後の対応／原因／再発防止策
記入例（2ページ目）
2ページ目は、帰宅途中の電車内で社用スマホをなくしたケースです。18時30分に電車内で使ったのが最後で、19時15分に自宅で気づいた、という流れで書いています。
報告・連絡の欄には、上長への電話と、情報システム部に遠隔ロックを頼んだ時刻をそれぞれ入れました。今後の対応の欄には、見つからなければデータを遠隔で消去する予定も書いています。
記入例は、最後に確認した時刻と、紛失に気づいた時刻を分けて書いています。紛失した可能性がある時間帯を絞りやすくするためです。
紛失顛末書ならではの書き方
01
「最後に確認した時」と「気づいた時」を分ける
紛失の経緯は、この2つの時刻で整理します。その間のどこかでなくしているため、探す範囲や問い合わせ先も、この時間帯から絞れます。経緯の欄には、その間に立ち寄った場所と、紛失物を出し入れした場面を順に書きます。記憶があいまいな部分は「〇時ごろ」とします。
02
中に入っていた情報を書く
書類やスマホ、USBメモリの紛失で読み手がまず気にするのは、中の情報です。社外秘や個人情報が入っていたかどうか、個人情報ならおおよその件数を「含まれる情報」の欄に書きます。
03
探した場所は「どこを」「誰に」まで
「探しましたが見つかりません」だけだと、読む側はほかに当たる先があるのか判断できません。自分で探した場所と、問い合わせた先を分けて書きます。電車やタクシーなら忘れ物の窓口、店舗なら立ち寄り先、外出先でなくしたなら警察への遺失届も候補です。遺失届を出すと受理番号が伝えられるので、控えて書いておくと会社での手続きに使えます。インターネットで遺失届を受け付けている警察もあります。
編集部の体験：タクシーに社用スマホを忘れたとき
私も以前、社用のスマホをタクシーに忘れてしまい、紛失の始末書を書いたことがあります。幸い、タクシー会社に電話したところ、降車した場所の近くの交番に届けられていて助かりました。
受け取るときの本人確認は、その場で画面ロックを解除することと、スマホの機種名と形状を伝えることで済みました。
私も以前、社用のスマホをタクシーに忘れてしまい、紛失の始末書を書いたことがあります。幸い、タクシー会社に電話したところ、降車した場所の近くの交番に届けられていて助かりました。
受け取るときの本人確認は、その場で画面ロックを解除することと、スマホの機種名と形状を伝えることで済みました。
顛末書の「紛失物」の欄に、機種名や色、ケースの形まで書いておくと、受け取りの場面で伝える内容も手元に残ります。画面ロックをかけていたかどうかも、あわせて書いておきたい情報です。
04
報告・連絡と今後の対応は時刻つきで
紛失の報告では、気づいてからどれだけ早く動いたかも見られます。上長への報告、カードの利用停止、端末の遠隔ロック、鍵の交換の相談など、誰にいつ何を頼んだかを時刻つきで書いておきましょう。見つかっていなくても、顛末書は出せます。「現在の状況」で未発見に印を付け、今後の対応の予定を書いておけば大丈夫です。あとで見つかったら、発見日時と場所を上長に報告します。
05
原因は「どの行動で手放したか」まで書く
原因を「不注意」だけで終わらせると、再発防止策も「気をつける」で止まりやすくなります。記入例のように、上着のポケットに入れた、下車時に確かめなかった、と手放した場面まで書くと、「定位置を決める」「降りる前に確認する」といった対策につなげやすくなります。
個人情報を含む物を紛失した場合
個人データが漏えいしたおそれがあり、件数が1,000人を超えるなど一定の条件に当たると、会社は個人情報保護委員会への報告と本人への通知をしなければなりません。報告は概ね3〜5日以内が目安とされています。報告するかどうかを判断するのは会社なので、顛末書が書き上がるのを待たず、気づいた時点でまず口頭で上長と管理部門へ伝えておきましょう。
紛失届・紛失報告書・始末書との違い
紛失届
なくした物の名前や日時を総務などへ届け出るための書類です。経緯や原因までは書かないことが多い形です。
紛失報告書
会社によっては、紛失顛末書とほぼ同じ意味で使われます。社内の書式がある場合は、その名称と項目に合わせます。
始末書
自分の過失を認めて、反省とお詫びを伝える書類です。社員証や鍵、法人カードなどでは始末書の提出を求められる場合もあります。
どの書類を出すのか、先に上長へ確認しておくと書き直しを防げます。
