このページでは、有給休暇の義務化に対応した個人別の有給休暇管理表テンプレートを紹介します。個人別の一覧表で自動計算に対応しているので、手作業で有給の日数を計算する手間がありません。
【実務経験コメント】
- 企業の人事・労務実務で累計2,000件以上の年次有給休暇管理をサポートしてきた編集チームが作成
- 労働基準法の取得義務化（年5日）に対応し、基準日・付与日数・繰越・時季指定まで一枚で管理できるExcelテンプレート
- 担当者が迷わない自動計算・記号入力・管理台帳のポイントを解説
有給休暇管理表テンプレート（Excel）
A4横｜個人別・年間一覧・自動計算
- 想定用途：
個人ごとの年間付与日数、繰越、取得予定/実績、残日数の見える化 - 入力項目：
基準日（起算日）・有効期間・前年度繰越・今年度付与・取得記号（有給/特休/欠勤/早退/遅刻） - 特長：
月別の記号入力→取得数と残日数を自動集計。H31/4の義務化以降の実務に対応 - 活用場面：
年次有給休暇の時季指定義務の履行状況確認、計画的付与の進捗モニタリング
テンプレートの使い方
前年度繰越日数と今年度付与日数に、それぞれ有給休暇の数を入力します。
毎月の有給休暇取得日、早退、遅刻などを記号で入力し、会社の規定に従って有給取得日を「取得」欄に数値を入力すると自動計算で、残日数が表示されます。
A4縦｜申請・承認フロー一体型
- 想定用途：
届出日・取得日・本人印・承認印を1行で完結する申請書兼管理簿 - 特長：
取得日入力で残日数が自動減算。承認履歴を紙で残したい職場・現場に最適 - 留意点：
月次の合計は一覧で見えにくいため、期末に年間集計を実施
有給休暇取得計画表テンプレート（自動計算・複数名）
- 用途：
部署単位で複数名の計画的付与と取得実績を一枚で管理 - 操作：
月別の予定・実績を入力すると取得数と消化率が自動集計 - 効果：
取得漏れの早期発見、繁忙期の時季変更配慮の判断材料に
エクセル有給休暇管理表の使い方
ステップ1｜初期設定
- 基準日（起算日）と有効期間を入力する
- 前年度の繰越日数と今年度の付与日数を就業規則に合わせて設定する
ステップ2｜日々の入力
- 取得予定日・実際の取得日・特別休暇・欠勤・早退・遅刻を記号で記入する
- 入力すると取得日数と残日数が自動計算される
ステップ3｜定期的な確認
- 毎月の消化状況をチェックし、必ず年5日の取得義務を達成できているか確認する
- 期末には保存期間3年を守って管理表を保管する
法令対応のポイント（年次有給休暇）
- 取得義務化：
有給休暇が年10日以上付与される労働者には、会社が必ず年5日以上取得させる義務があります - 時季指定義務：
本人から申請がない場合は、会社側が取得日を指定して与えなければなりません - 管理台帳：
基準日・付与日数・取得日数・残日数を記録し、3年間保存することが法律で求められています
実務での運用ルールとコツ
有給休暇の管理表は「作って終わり」ではなく、日々の運用ルールをきちんと整えることが大切です。ここでは、人事・労務担当者が現場で押さえておくべき実務のポイントをまとめました。
就業規則・36協定との整合
- 付与基準・勤続年数・所定労働日数に応じた日数表を必ず参照する
- 計画的付与や時間単位年休など、会社独自の運用ルールを就業規則に明文化する
可視化とアラート
- 消化率が低い従業員には、会社側から時季指定の候補日を案内する
- 繁忙期には時季変更権の扱いを周知し、トラブルを未然に防ぐ
監査・保存
- 管理表は紙でも電子でも3年間保管が必要
- 閲覧権限を制限し、改訂履歴を残すことで監査対応もしやすくなる
よくある失敗・注意点
次のようなミスは有給休暇の義務達成に直接影響します。管理表を運用する際には特に注意してください。
- 基準日の設定を誤り、付与日数がズレてしまう
- 繰越の入力忘れで残日数が正しく表示されない
- 予定と実績を分けて管理せず、義務達成の確認ができない
現場での失敗談
- 基準日の認識違い：
人事と現場で基準日の解釈が異なり、付与開始日がズレてしまった。結果、実際には有給が足りていたのに「義務未達」と誤認され、慌てて調整する事態に。 - 繰越入力の抜け：
担当者が繰越日数を入力し忘れ、残日数がゼロと表示され従業員から不満が噴出。信用を失わないためにも、ダブルチェック体制を導入した。 - 予定と実績の混同：
予定日をそのまま「取得済み」と扱ってしまい、実際の消化状況が把握できなかった。監査で指摘を受け、管理表の入力ルールを再教育することになった。 - 保存期間を満たさない：
古い管理表を早めに削除してしまい、監査で過去3年分のデータを求められ対応できなかった。現在は電子保存とバックアップを徹底している。
よくある質問（FAQ）
Q. この有給休暇管理表テンプレートは無料で利用できますか？
はい、無料でダウンロードしてお使いいただけます。Excel形式なので、自由にカスタマイズ可能です。
Q. Googleスプレッドシートでも使えますか？
はい。ExcelファイルをGoogleスプレッドシートにアップロードすれば、同じように計算式が動作します。
Q. 時短勤務や週3日勤務の従業員にも対応できますか？
対応可能です。付与日数セルを就業規則に合わせて調整すれば、所定労働日数に応じた有給管理ができます。
Q. 時間単位の有給休暇も管理できますか？
標準テンプレートは日単位管理ですが、セルの入力を「0.5」や「0.25」などにすることで時間単位休暇の管理も可能です。
Q. 管理表はどれくらいの期間保存する必要がありますか？
労働基準法により、3年間保存する義務があります。紙または電子データで保管してください。
Q. 有給休暇の義務化に違反した場合どうなりますか？
年5日の取得義務を守らないと、会社に30万円以下の罰金が科される可能性があります。確実な管理が必要です。
Q. 中小企業でもこの管理表を使う必要がありますか？
はい。企業規模に関わらず、年10日以上有給が付与される従業員は義務化の対象になります。小規模事業所でも活用できます。
まとめ
この記事では、有給休暇を管理する際の自動計算に対応した有給休暇管理表のエクセルテンプレートを紹介しました。
A4横版では、個人別に毎月の有給消化数を一覧で管理する形式になっており、年間の有給取得が一目でわかるようになっています。
A4縦版では、有給を取得する届を管理する目的です。有給届と取得日、本人印、承認印で実際に有給の取得を承認する形式です。月の取得数はわからないので、有給の期間が終わった時に計算する必要があります。
