このページでは、事務所移転のお知らせに使える無料Wordテンプレートをまとめています。取引先向け、店舗・サロン向け、社内向け、代理店向け、官公庁向けのほか、FAX送付状やはがき通知用のテンプレートも用意しました。
事務所移転の案内は、新住所を書くだけならすぐ終わりそうに見えます。ただ、月末の請求書送付先、納品物の届け先、来客時の案内、電話番号やFAX番号の変更有無まで確認すると、意外と細かいです。急いで作ると、旧住所の業務終了日を入れ忘れたり、電話番号が「変更なし」なのか分かりにくくなったりします。
テンプレートを使う前は、「どこまで丁寧に書くか」「取引先と顧客で文面を変えるか」「FAXやはがきでも同じ内容でよいのか」で迷いやすいところです。Wordテンプレートなら、会社名・新住所・移転日・連絡先を差し替えれば、社外向けのお知らせとして整えやすいです。
文面を先に確認したい場合は、別ページの事務所移転のお知らせ例文｜取引先・メール・FAX・はがきの文例も参考にしてください。
事務所移転のお知らせテンプレート早見表（用途別・Word）
| 用途 | 特徴 | 形式 |
|---|---|---|
| 取引先各位向け | もっとも標準的な文面です。新住所・業務開始日・旧住所の業務終了日をまとめて案内できます。 | Word （A4縦） |
| 店舗移転の案内 | 店舗向けの簡潔な案内文です。地図欄つきで、来店案内にも使いやすい形式です。 | Word （A4縦） |
| 顧客向け （BtoC） |
店舗・サロン・教室など、やわらかい表現で知らせたいときに向いています。 | Word （A4縦） |
| 社内向け | 社員や各部署への内部通知用です。郵便物、来客対応、通勤経路の変更も整理しやすいです。 | Word （A4縦） |
| 代理店・ パートナー向け |
協力会社向けのやや丁寧な文面です。窓口や書類送付先の変更を伝えたいときに使えます。 | Word （A4縦） |
| 官公庁・ 公共機関向け |
少し硬めの文体です。登録情報の変更連絡や正式な通知文に合わせやすい形式です。 | Word （A4縦） |
| FAX送付状 | FAXで移転通知を送るときの送付状一体型です。紙で管理している取引先にも送りやすいです。 | Word （A4縦） |
| はがき通知 | 短文で移転を知らせたいとき向けです。顧客向けの一斉案内にもなじみます。 | Word （はがき） |
事務所移転のお知らせテンプレート（用途別・無料DL）
ここでは、事務所移転のお知らせに使えるWordテンプレートを用途別に掲載しています。取引先、顧客、社内、代理店、官公庁など、送る相手に合わせて選べます。
どれを選ぶか迷う場合は、まず「取引先各位向け」の基本テンプレートを見てください。そこから、店舗向けなら地図欄あり、社内向けなら郵便物や来客対応の項目あり、といった形で近いものに寄せると作りやすいです。
取引先各位向け（基本テンプレート）
店舗移転のお知らせ（シンプル・地図欄あり）
顧客向け（BtoC・店舗／サービス業）
社内向け（社員・部署宛のお知らせ）
代理店・パートナー企業向け
官公庁・公共機関向け
媒体別テンプレート（メール・FAX・はがき）
移転のお知らせは、相手によって送り方が少し変わります。主要取引先には文書やPDF、普段からFAXで注文書をやり取りしている相手にはFAX、来店型の店舗ならはがき、といった使い分けです。
メールだけで済ませる場合でも、件名に「事務所移転のお知らせ」と入れておくと見落とされにくいです。月末の忙しい時期は、請求書送付先の変更連絡と混ざりやすいので、本文の最初に新住所と業務開始日を置いたほうが相手も確認しやすくなります。
移転のお知らせ（FAX送付状）
はがき通知用テンプレート（短文案内）
メールで送る場合
メールで移転のお知らせを送る場合は、長い挨拶文よりも、新住所・業務開始日・電話番号の変更有無を先に見せたほうが読まれます。担当者がスマホで開くことも多いので、本文は詰めすぎないほうが無難です。
件名は「事務所移転のお知らせ（株式会社〇〇）」のように、内容と会社名がすぐ分かる形にしておきます。メール文面の具体例は、子ページにまとめています。
移転案内テンプレートの選び方
テンプレートは、移転先を知らせる相手で選ぶと迷いにくいです。社外向けなのか、来店するお客様向けなのか、社内連絡なのかで、入れる内容が少し変わります。
- 取引先へ送る場合：新住所、業務開始日、電話番号、FAX番号、旧住所での業務終了日を入れます。
- 店舗・サロンで使う場合：新住所、営業開始日、旧店舗の営業終了日、地図、最寄り駅、駐車場の有無を入れると親切です。
- 社内向けに使う場合：郵便物の送付先、来客対応、入館方法、荷物搬入の予定、通勤経路の変更なども入れておくと後が楽です。
- 官公庁や公共機関へ送る場合：通知主体、変更日、変更後の所在地、連絡先を硬めの文体で整理します。
実務では、テンプレートをそのまま使うより、送る相手ごとに少しだけ削ったり足したりすることが多いです。たとえば、普段からメールでやり取りしている取引先には簡潔な文面で十分なこともあります。一方で、請求書や契約書を郵送してくる相手には、旧住所の業務終了日まで入れておいたほうが行き違いを減らせます。
事務所移転のお知らせに入れる項目
事務所移転のお知らせでは、次の項目を入れておくと、受け取った側が確認しやすくなります。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 件名 | 「事務所移転のお知らせ」「事務所移転のご案内」など、内容がすぐ分かる表現にします。 |
| 宛名 | 取引先各位、お客様各位、関係者各位、会社名＋担当者名など、相手に合わせて調整します。 |
| 新住所 | 郵便番号、都道府県、建物名、階数まで省略せずに書きます。 |
| 業務開始日 | 新事務所で業務を始める日を記載します。来店型の場合は営業開始日と表現しても自然です。 |
| 旧住所での業務終了日 | 請求書、納品物、郵送物の送付先が切り替わる日として役立ちます。 |
| 電話番号・FAX番号 | 変更がない場合も「変更ございません」と書くと、相手が確認しやすくなります。 |
| 地図・アクセス | 来客や来店がある場合は、最寄り駅、駐車場、入口の案内を加えると迷いにくくなります。 |
事務所移転のお知らせの例文を確認したい方へ
このページでは、Wordテンプレートの選び方とダウンロードを中心にまとめています。例文を探している方は、次の子ページで確認できます。
取引先向けの基本文、メールで送る短文、FAX用、はがき用、店舗・サロン向け、住所変更のお知らせとして使う文例を掲載する想定です。
親ページに長い例文を並べすぎると、テンプレートを探している人には少し重く感じます。なので、ここでは「どのテンプレートを選ぶか」を中心にして、文面をじっくり見たい場合は子ページへ進める構成にしています。
事務所移転のお知らせでよくあるミス
旧住所での業務終了日を書き忘れる
新住所と業務開始日だけを書いてしまい、旧住所でいつまで受け取れるのかが分からないケースがあります。請求書や納品物がある取引先だと、ここで少し混乱します。
「旧住所での業務は〇月〇日をもって終了いたします」と一文入れておくと、相手の経理担当者や営業担当者も判断しやすいです。月末処理の時期は特に、送付先の切り替え日がはっきりしているほうが助かります。
電話番号・FAX番号の変更有無が分かりにくい
電話番号が変わらない場合、何も書かずに済ませてしまうことがあります。でも受け取る側は、「変わらないのか、書き忘れなのか」で迷います。
変更がないときは、「電話番号・FAX番号に変更はございません」と入れておくと親切です。地味ですが、あとからの確認電話を減らせます。
店舗・サロン向けで地図やアクセスが足りない
店舗やサロンの移転案内では、新住所だけだと来店時に迷うことがあります。駅から少し離れている場所や、入口が分かりにくいビルだと、当日の電話が増えがちです。
地図欄つきテンプレートを使い、最寄り駅、駐車場、ビル名、入口の位置を入れておくと安心です。私なら、住所より先に「〇〇駅から徒歩〇分」を見える位置に置きます。そのほうが、読む側が動きやすいです。
事務所移転のお知らせはいつ送る？
事務所移転のお知らせは、新事務所での業務開始日の1か月前くらいを目安にすると動きやすいです。郵送の場合は、先方社内で回覧される時間もあるため、少し早めに出しておくと落ち着きます。
メールで案内する場合でも、主要取引先にはPDFや正式文書を添えることがあります。官公庁、金融機関、契約書や請求書のやり取りが多い相手には、メールだけで済ませず、相手の運用に合わせた形にしたほうが無難です。
- 新事務所の業務開始日の1か月前を目安に案内します。
- 郵送の場合は、相手先で回覧される時間も見て少し早めに出します。
- 主要取引先や官公庁向けは、メール＋PDF、または封書を併用すると落ち着きます。
- 請求書や納品物の送付先が変わる場合は、旧住所での業務終了日も書いておきます。
よくある質問（FAQ）
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まとめ
事務所や店舗の移転案内は、取引先や顧客とのやり取りにそのまま関わる文書です。住所が変わるだけと思って急いで作ると、請求書の送付先、納品物の届け先、来客案内などで後から確認が増えることがあります。
このページで紹介した無料のWordテンプレートを使えば、体裁を整えた事務所移転のお知らせを作れます。まずは送る相手に近いテンプレートを選び、新住所・業務開始日・電話番号・FAX番号・旧住所の業務終了日を自社用に差し替えてください。
文面をしっかり確認したい場合は、事務所移転のお知らせ例文｜取引先・メール・FAX・はがきの文例に、媒体別・相手別の例文をまとめる形がおすすめです。
