この記事ではエクセル版の経費精算書テンプレートを紹介します。
中小企業から上場企業まで、経理・バックオフィスの現場に関わってきた経験をもとに書いています。証憑（領収書・レシート）の管理、申請から承認のフロー、不備の防止――意外とつまずくポイントが多いので、ひとつひとつ整理しました。
経費精算書テンプレート（無料ダウンロード）
エクセル版の経費精算書テンプレートを4種類、無料でダウンロードできます。どれもA4縦レイアウトで、日付・内容・支払先・金額の欄は共通していますが、そのほかの欄や使い方に違いがあります。社内規程に合わせて、列の追加や注意文の変更をして使ってください。
01は日付・内容・支払先・備考・金額のシンプルな構成で23行分入力できます。02は合計を表の上部に表示するので、提出前に総額をすぐ確認でき、レシート貼付欄もついています（10行分）。03は使用目的の欄があり、行とは別に備考をまとめて書ける欄も用意しています（24行分）。04は使用目的の欄に加えて、領収書貼付欄、社員番号・所属・氏名・押印の欄まで備えています（15行分）。
記入例と書き方のポイント
下のサンプルを見ながら、各欄の考え方を確認してみてください。
申請日・部署・氏名
申請日と申請者の部署・氏名を記入します。04のテンプレートなら、社員番号や所属も一緒に書く欄があるので、経理側での照合がスムーズです。
日付
実際に支払った日付を書くのが基本です。請求書の発行日ではなく、支払日で統一するのが一般的でしょう。
内容
業務で購入した商品・利用したサービスを具体的に書きます。「会議用ペットボトル水／月次打合せ用」のように、何のためかが伝わる書き方が理想です。内容が曖昧だと差し戻しになることも多いので、ここは少し丁寧に書くといいと思います。
支払先
店舗名・ECサイト名・交通機関名など、お金を払った相手の名称を記載します。
使用目的・備考
03・04のテンプレートには使用目的の欄があります。「〇〇社との打合せ」「月次会議の資料印刷」のように、誰のため・何のためかを一言で書いておくと、あとで見返したときに文脈がわかります。01・02の備考欄も同じ考え方で、数量・単価・参加者名など補足情報を簡潔にまとめておくのがおすすめです。
金額・合計
税込金額を行ごとに入力し、最後に合計します。02は合計欄が表の上部にあるので、入力しながら随時、総額を確認できます。外貨払いの場合は、通貨とレートを明記しておかないと後々確認が面倒になります。
経費精算書・経費報告書・経費申請書の違い
似た名前の書類が多くて混乱しがちですが、実務上の使われ方をざっくり整理するとこうなります。
経費精算書は、従業員が立て替えた費用を会社に返してもらうための書類です。支払い済みの実績を報告して、払い戻しを受けるイメージです。
経費報告書は、使った経費の内容を会社に「報告」することに軸足を置いた書類です。精算書と兼用しているケースも多く、会社によって呼び名が違うだけで中身はほぼ同じこともあります。
経費申請書は、支払いをする前に「この費用を使っていいですか」と事前に承認を取るための書類です。立替後の精算書とは用途が異なります。
会社によってこの3つを使い分けているところもあれば、まとめて「経費精算書」と呼んでいるところもあるので、自社のルールに合わせて判断してください。
「精算書」と「清算書」の違いと使い分け
読み方は同じですが、意味が違います。精算は金額の細かい計算・確認・支払いを指し、ビジネスの場では「経費精算」「料金精算」などに使われます。一方、清算はすべてをきれいに片付けるというニュアンスで、「会社を清算する」「借金を清算する」のように使われることが多いです。
経費の書類には「精算書」が正しい表記ですが、実務ではどちらの漢字で検索しても似たような書類が出てくるので、あまり気にしなくても大丈夫でしょう。
経費精算とは何か（基本と目的）
経費精算は、従業員が業務上立て替えた支出を会社が払い戻すプロセスです。
領収書・レシート・カード明細などの証憑を添付して、その支出が業務上の理由によるものだと示します。ガバナンスの観点から、社内規程と承認フローに沿って動かすのが基本です。02のレシート貼付欄や04の領収書貼付欄は、この証憑をそのまま一枚にまとめておける仕組みです。
経費に計上できる主な例
・会議費（社内外の打合せに必要な飲食など）
・通信費（切手・宅配・電話・オンラインサービスの業務利用分）
・消耗品費（文具・備品）
・ソフトウェア・サブスクの業務利用分
別精算にするもの
交通費は性質が少し異なるため、交通費精算書を別で管理している会社が多いです。「電車代だけ別のフォーマットで出してください」と言われた経験がある方も多いのではないでしょうか。専用テンプレートは下記で紹介しています。
交通費精算書テンプレート
経費精算の流れ（申請〜承認〜支払い）
立替から払い戻しまで、流れを把握しておくとミスが減ります。
- 従業員が支払う
- 証憑を受け取る
- 経費精算書を作成
- 提出・承認
- 支払い
業務に必要な物品・サービスの代金を自分のお金で立て替えます。
領収書やレシートなど、支払いの事実がわかる書類を保管します。財布の奥に突っ込んで忘れがちなので、すぐにスマホで撮影しておくのが現実的です。
締め日単位で明細を記入し、証憑を貼付または添付します。
上長承認や経理確認など、社内のフローに沿って提出します。
銀行振込や給与同時払い、小口現金など、規程に従って払い戻されます。
精算した金額を月単位で見ると、交通費や消耗品費が増えていることに気づく場合があります。
固定費や変動費の削減額をざっくり確認したいときは、
経費削減額シミュレーター
で試算できます。
よくある不備とミスの防止策
経費精算の不備はけっこうな頻度で起きます。差し戻しになると双方手間がかかるので、提出前にひと確認する癖をつけると後が楽です。
証憑の不足・不鮮明
感熱紙のレシートは時間が経つと文字が消えます。提出前に気づけばまだいいのですが、半年後に税務調査で出そうとしたら真っ白、というのは実際にある話です。02のレシート貼付欄や04の領収書貼付欄を使えば、コピーやスキャンをその場で貼っておけます。
使用目的の不明確さ
使用目的や備考に目的・参加者・案件名のいずれかを入れておくと、業務との関連性が伝わります。「会食費」だけでは経理側で判断できないこともあります。
合計の入力ミス
行を追加・削除したときに、合計欄が正しい範囲を参照しているか確認してください。範囲がずれると、一部の行が合計に反映されないまま提出されてしまうことがあります。
締め日・提出期限の失念
月末に慌てて3ヶ月分をまとめて出す、という状況は経理担当者がいちばん困るパターンです。締め日をテンプレートの冒頭に書いておくと、提出者の意識が変わることがあります。
運用ルールの例
書類のフォーマットを整えるだけでなく、運用ルールをセットで決めておくと精算業務が格段に回りやすくなります。
・1明細あたりの上限金額、事前承認が必要な費目を定義します
・現金・個人カード・法人カードなど支払手段別の取扱いを明記します
・原則税込表記、外貨は換算レートの根拠を記録します
・電子ファイル提出時はファイル名規則（部署_氏名_期間など）を統一します
テンプレートのカスタマイズ例
自社の規程や運用に合わせてExcelテンプレートに手を入れると、使い勝手がかなり変わります。
・承認欄（申請者／上長／経理）を追加して、紙での回覧にも対応します
・プロジェクトコード、部門コード、取引先コードの列を追加します
・税区分（課税・非課税など）やインボイス登録番号の記入欄を設けます
よくある質問（FAQ）
まとめ
経費精算書は、立て替えた費用を会社に戻してもらうための書類です。日付・内容・支払先・金額を一枚にまとめて、領収書とセットで提出するのが基本的な形です。
テンプレートは4種類あり、行数や付いている欄がそれぞれ違います。シンプルに使いたいなら01、総額をすぐ確認したい・レシートを貼りたいなら02、使用目的まで書きたいなら03、社員番号や押印まで管理したいなら04を選んでみてください。書き方に迷ったときは、上の記入例を参考にしてもらえればと思います。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシアが制作・監修しています。
これまで、
- 業務システム開発（給与計算・人事管理など）
- Web制作
- 業務効率化の支援
- 帳票テンプレートの設計
に関わってきました。経費精算書は、証憑の管理や申請から承認までの流れが会社ごとに違うので、そのあたりを意識して作っています。
本テンプレートは、以下のような経費精算の場面で使えるように設計しています。
- 従業員が立て替えた費用を、社内規程に沿って申請・精算したい
- 合計金額の計算範囲がずれることによる集計ミスの防止
- 領収書・レシートの貼付、提出後の照合漏れ防止
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
