仮払金精算書は、先に受け取った仮払金を何にいくら使ったか書き出して、残ったお金を返すのか、足りなかった分を受け取るのかをはっきりさせる書類です。
ここではA4縦1枚で使えるExcelテンプレートを2種類配布しています。明細を入れると合計と差額が自動で出て、差額欄には「返金」か「不足（追加支払）」かが表示されます。
仮払金精算書テンプレート（Excel・無料ダウンロード）
配布形式：Excel（.xlsx）
A4縦・1枚
登録なしでダウンロード可能
印刷して手書きでも使用可能
A4縦・1枚
登録なしでダウンロード可能
印刷して手書きでも使用可能
01｜仮払金精算書（押印欄が右上）
所属・氏名の下に仮払日と仮払金額を書く形です。右上に「経理」「承認」「承認」の押印欄があります。
02｜仮払金精算書（精算日・提出日あり）
仮払日・仮払金・精算日、提出日、所属、氏名を分けて記録できます。押印欄は用紙下部にあります。
2026年10月に2つのファイルを修正しました。見出しの「仮払清算書」を「仮払金精算書」に直し、日付の表示や差額欄の表示も見直しています。
2つのテンプレートの違い
01
書く項目を絞った基本形
書く項目を絞った基本形
所属と氏名の下に、仮払日と仮払金額を書く形です。社内で短時間に提出したい場合に使いやすい形です。
02
日付を残したい場合
日付を残したい場合
仮払日・精算日・提出日を分けて記録できます。いつ受け取って、いつ精算したかを残しておきたい場合に向いています。
どちらも明細欄は13行です。日付・内容・支払先・金額の4列があり、下の「精算」欄に仮払金、精算金額、過不足金額が並びます。
上で入れた仮払金の額は、下の精算欄にそのまま入るようにしてあります。同じ数字を2か所に打つ必要はありません。
差額の見方と記入例
過不足金額は「仮払金－精算金額」で計算しています。
返金
仮払金5,000円・使用額1,200円
仮払金5,000円・使用額1,200円
ファイルに入っている見本では、差額欄に「返金 ¥3,800」と表示されます。この3,800円を会社に戻せば精算は終わりです。
不足
精算金額が5,800円になった場合
精算金額が5,800円になった場合
表示は「不足（追加支払） ¥800」に変わります。800円は本人が自分のお金で払った分なので、会社から受け取る側です。
差額なし
仮払金をちょうど使い切った場合
仮払金をちょうど使い切った場合
仮払金と精算金額が同じなら、差額欄には「過不足なし」と表示されます。
編集部で実際にあった例
中古スマホの購入では、想定より少し高い端末を選びたくなりました
中古スマホの購入では、想定より少し高い端末を選びたくなりました
編集部でも以前、中古のスマホを買うために仮払いを受けたことがあります。いざ選ぶ段になると、想定していたものより少し値段の高い端末のほうがよく見えて、そちらにしたくなりました。あのときは、もう少し多めに仮払いしてもらえばよかったな、と思ったものです。
中古品のように、実際に見るまで値段がはっきりしない買い物もあります。そういうときは、見込みより少し余裕を持たせて申請しておくほうが楽だと思います。余った分は精算書で返せば済むので。どこまで上乗せしてよいかは会社の決まり次第なので、申請するときに理由を一言添えておくと話が早いはずです。
記入するときに判断がいるところ
01
仮払いと関係ない立替は分けて出す
この精算書に書くのは、仮払いを受けた用事にかかった支出です。
仮払いは会社が先にお金を渡すもの、立替は社員が先に払って後から会社に請求するものです。別件で立て替えた経費まで1枚に入れると、差額が仮払金と合わなくなります。別件の分は経費精算書で出すほうが整理しやすくなります。
同じ用事で仮払金を超えた分は、この精算書に書いて「不足」として処理する形でかまいません。扱いが決まっている会社では、社内ルールに合わせてください。
02
領収書が出ない支出
電車やバスの運賃など、領収書を受け取らない支出は、内容欄に区間と用件まで書いておくと確認しやすくなります。会社によっては、出金伝票やICカードの利用履歴を求める場合があります。
03
明細13行で足りないとき
明細の1行をコピーし、明細の途中で「コピーしたセルの挿入」を使うと、罫線やセルの結合を保ったまま行を増やせます。いちばん上の行の上や、合計のすぐ上に入れると合計範囲から外れる場合があるため、追加後に合計を確認してください。
04
出すのが遅れるとどうなるか
時間がたつと、レシートを見ても何の支払いだったか思い出しにくくなります。用事が終わったら、レシートがそろっているうちに出しておく方が整理しやすいでしょう。提出期限は社内規程を確認してください。
経理側での処理
仮払い時
先に渡した金額は「仮払金」として記録します。
精算書が届いた後
実際に使った費用の科目へ振り替えます。返金があれば現金や預金で受け入れ、不足があれば社内の処理方法に沿って本人へ支払います。
科目の使い方は会社によって違うことがあります。細かい処理は、顧問の税理士や社内の経理ルールに合わせてください。
よくある質問（FAQ）
仮払い申請書とはどう違いますか？
仮払い申請書は、お金を先に受け取るために出す書類です。仮払金精算書は、受け取ったお金を使ったあとに内訳を報告して、差額を返したり受け取ったりするための書類です。申請書を出してお金を受け取り、使い終わったら精算書を出す、という順番になります。
「仮払清算書」と書くのは間違いですか？
経費や仮払いの場面では「精算」を使います。「精算」は金額を細かく計算すること、「清算」は貸し借りを整理して関係を終わらせることで、会社をたたむときの手続きなどに使われる言葉です。当サイトのファイルも以前は「仮払清算書」となっていたため、「仮払金精算書」に直しました。
使った額と仮払金がぴったり同じでも、精算書は出しますか？
出しておくのが一般的です。差額がなくても、何に使ったかがわからないと、経理は仮払金を費用の科目に振り替えられません。このテンプレートでは差額欄に「過不足なし」と表示されます。
領収書をなくしてしまった場合は？
まずはお店に再発行をお願いできるか確認してください。難しい場合は、紛失したことを書いた申立書や出金伝票で代わりにする会社もあります。扱いは会社ごとに違うため、経理へ確認してから出す方が確実です。
