仮払い精算書は、仮払いでもらったお金の使いみちと余ったお金をはっきりさせて、清算するための書類です。
経理の現場では、期限を守ること、領収書をきちんと添付すること、差額（返金や追加払い）を正しく処理することが求められます。この記事では、そのまま使える仮払い精算書テンプレート（Excel）を無料で配布し、書き方や提出の流れ、よくあるミスまでまとめて解説します。
仮払い精算書とは
仮払い申請で受け取ったお金を、実際どう使ったか報告して清算するための書類です。
仮払い精算書＝使ったあとに清算する書類
こんなふうに役割が分かれています。混同してしまう方も多いのですが、申請と清算は別物と考えるとわかりやすいでしょう。
申請書のテンプレートは仮払い申請書テンプレートをご覧ください。
仮払い精算書 テンプレート（Excel形式 無料DL）
用途に合わせて選べる2種類のレイアウトを用意しました。
仮払い精算書の書き方
ここでは、仮払い精算書を作るときの基本の項目と、書くときに気をつけたいことをまとめます。
基本項目
仮払い精算書には、次のような項目を必ず入れます。会社によって様式が違うこともあるので、社内の規程は事前に確認しておきましょう。
- 仮払金額・使用金額・差額（返金／追加支払）
- 精算対象期間・精算日
- 用途区分（旅費交通費・通信費・消耗品費など）
- 領収書・レシートの添付枚数・不足時の申立書
- 承認者・経理確認欄
記入例と具体的なポイント
書くときは、金額の整合性と証憑（領収書・レシート）の管理が特に大事です。次のポイントを押さえておくと、差し戻しや再提出をかなり減らせます。
具体的な数字で考えてみましょう。たとえば出張前に3万円を仮払いで受け取り、実際の出張費が2万5千円だったとします。この場合、差額の5千円は会社に返金する形になります。逆に実際の出張費が3万5千円かかった場合は、5千円が不足するので、追加で請求する処理が必要です。こうした差額の扱いを精算書に正しく書くことが、この書類の一番の目的といえるでしょう。
- 差額計算：
仮払金額－使用金額＝残金（返金）／不足（追加支払）という式で考えます。プラスなら返金、マイナスなら追加請求です。 - 証憑管理：
領収書やレシートは原本を添付するのが原則です。画像データでの提出が認められるかどうかは、会社の規程に従ってください。 - 用途の分類：
勘定科目や費目が指定されている場合は、それに合わせて分けて書きます。 - 期限遵守：
「出張終了後◯日以内」や「月末締め」など、提出期限を定めている会社が多いです。期限は必ず守るようにしましょう。
仮払金の仕訳・勘定科目の考え方
経理担当者にとっては、精算書を受け取ったあとの会計処理も気になるところだと思います。ここでは、一般的な考え方を簡単に整理します。
仮払いをしたときは、「仮払金」という勘定科目を使って処理するのが一般的です。そして精算が終わったタイミングで、実際にかかった費用の科目（旅費交通費や消耗品費など）に振り替えます。仮払金はあくまで一時的な科目なので、精算が終わったら残高をゼロに戻すイメージを持つとわかりやすいでしょう。
差額が出た場合は、返金であれば現金や預金の受け入れとして処理し、不足であれば追加の支払いとして処理します。細かい仕訳のルールは会社の経理規程や顧問税理士の方針によって変わることもあるので、実際の処理については社内の経理担当や税理士に確認することをおすすめします。
提出手順と承認フロー
仮払い精算書は、正しく書くだけでは終わりません。決められた流れで提出し、承認をもらうところまでがセットです。次の流れを意識して進めてみてください。
- 仮払いを使ったら、なるべく早く領収書と内訳を整理します。
- テンプレートに記入し、差額を計算して返金や追加払いの準備をします。
- 上長の承認を受けてから、経理に提出します。返金は指定の口座や窓口のルールに従いましょう。
- 差し戻しがあった場合は、期限内に直して再提出します。
関連テンプレート
よくある質問（FAQ）
まとめ
仮払い精算書は、お金の使いみちをはっきりさせて、社内のルールや会計処理を正しく進めるために欠かせない書類です。テンプレートを活用しながら、証憑の管理と期限を守ることを意識してみてください。
申請書の作成がまだの方は、仮払い申請書テンプレートをあわせてご利用ください。
