仮払い精算書は、仮払いしたもらった資金の使った内容と残った金額を明確にし、清算するための書類です。
経理実務の現場では、精算期限の遵守、領収書の適切な添付、差額（返金・追加支払）の正確な処理が求められます。 この記事では、使いやすい仮払い精算書テンプレート（Excel）を無料配布し、書き方・提出手順・よくあるミスを解説します。
仮払い精算書とは
仮払い申請で受け取った資金の使用結果を報告・清算する書類です。
仮払い申請書＝前払いの依頼
仮払い精算書＝使用後の清算
仮払い精算書＝使用後の清算
という役割の違いがあります。
申請書のテンプレートは仮払い申請書テンプレートをご覧ください。
仮払い精算書 テンプレート（Excel形式 無料DL）
用途に応じて選べる2種類のレイアウトをご用意しています。
仮払金精算書テンプレート01
仮払金精算書テンプレート02
仮払い精算書の書き方
以下では、仮払い清算書を作成する場合の基本項目と記入時の注意点を整理しました。
基本項目
仮払い精算書には、以下のような項目を必ず記載します。会社によってフォーマットが異なる場合もあるため、社内規程を確認しながら記入することが大切です。
- 仮払金額・使用金額・差額（返金／追加支払）
- 精算対象期間・精算日
- 用途区分（旅費交通費・通信費・消耗品費など）
- 領収書・レシートの添付枚数・不足時の申立書
- 承認者・経理確認欄
記入例と具体的なポイント
記入の際は、金額の整合性や証憑（領収書・レシート）の管理が特に重要です。以下のポイントを押さえておけば、差戻しや再提出を避けられます。
- 差額計算：
仮払金額－使用金額＝残金（返金）／不足（追加支払）を明確にします。 - 証憑管理：
領収書やレシートの原本添付が原則です。画像データ提出が認められるかは社内規程に従います。 - 用途の分類：
勘定科目や費目が指定されている場合は、それに合わせて分類します。 - 期限遵守：
多くの企業で「出張終了後◯日以内」や「月末締め」などの提出期限が定められています。必ず期限を守りましょう。
提出手順と承認フロー
仮払い精算書は、正しく記入するだけでなく、決められたフローで提出・承認を受けることが重要です。以下の流れを意識して手続きを進めてください。
- 仮払い使用後、速やかに領収書と内訳を整理します。
- テンプレートへ記入し、差額を計算して返金や追加支払の準備をします。
- 上長承認を受けた上で、経理へ提出します。返金は指定口座や窓口に従って行います。
- 差戻しがあった場合は、期限内に修正して再提出します。
よくある質問（FAQ）
仮払い精算書の提出期限はありますか？
多くの企業では出張終了後や月末締めなど、社内規程で期限が定められています。期限を守らないと差額処理が難しくなる場合があります。
領収書を紛失した場合はどうなりますか？
経理へ相談し、再発行依頼や紛失届・申立書を提出するケースがあります。必ず会社の規程に従って対応してください。
仮払い金額より使用金額が多くなった場合はどうすれば良いですか？
不足分は立替扱いとなり、追加請求の処理を行います。承認フローや清算方法は社内ルールを確認してください。
精算時に残金が出た場合はどうしますか？
残金は返金し、精算書に記録して経理に提出します。必ず返金と書類提出をセットで行うことが重要です。
まとめ
仮払い精算書は資金の使途を明確化し、社内のコンプライアンスと会計処理を適正化するために重要です。テンプレートを活用し、証憑管理と期限遵守を徹底しましょう。
申請書の作成がまだの方は、仮払い申請書テンプレートをご利用ください。
