経費管理は、会社の資金を守り、健全な経営のために欠かせない業務です。特に中小企業や個人事業主では、経費を正確に記録し、無駄遣いや不正を防ぐことが重要です。
本記事では、実務経験に基づき、経費管理の基本とエクセルで使える無料テンプレートを紹介します。初心者でもすぐに活用でき、効率的な経費管理を実現できます。
経費管理とは
経費管理とは、業務で発生した支出を記録・分類し、会社や個人事業における費用の流れを把握することです。経費管理を適切に行うことで、以下のような効果が得られます。
- 不正な経費申請を防止できる
- 経営資金の健全な利用が可能になる
- 決算や確定申告の準備がスムーズになる
- コスト削減ポイントを把握できる
経費管理と経費精算の違い
経費精算は従業員が立替えた費用を会社に請求する仕組みであり、経費管理はその精算を含めた支出全体の管理を意味します。どちらも重要ですが、管理の視点では「経費管理表」が効果的です。
経費管理表テンプレート（エクセル無料DL）
以下の経費管理表テンプレートは、エクセル形式で無料ダウンロードできます。日々の経費を一覧でまとめられるので、経費精算や経費帳の代用としても使えます。
A4縦型のテンプレート
A4横型のテンプレート
経費表の作り方
自分で経費表を作成する場合は、以下の項目を含めると便利です。
- 日付
- 使用者（従業員名）
- 経費の内容（交通費、消耗品費、交際費など）
- 金額
- 備考（用途やメモ）
エクセルの関数を使えば、合計金額やカテゴリ別の集計も簡単にできます。テンプレートを基に自社のルールに合わせてカスタマイズするのがおすすめです。
経費管理のポイントと注意点
経費管理は「とりあえず記録すれば良い」というものではなく、正確さと継続性が求められます。ここでは、初心者でもわかりやすく実践できる経費管理のポイントをまとめました。
- 証憑を必ず保管すること
経費として計上するには、レシートや領収書などの証拠書類が必要です。日付・金額・内容が記載されているものを整理して保管することで、監査や申告時に安心です。 - 経費区分を明確に分けること
交通費、通信費、接待交際費などのカテゴリを分けて管理することで、どの費用がどれだけ発生しているかを把握しやすくなります。分類ルールを統一しておくと、精算や集計の効率も上がります。 - 毎月集計して月次決算や予算管理に活用すること
経費を月ごとにまとめることで、予算と実績の差を確認でき、コスト削減や来月の資金繰りに役立ちます。小規模事業でも「月次の経費レポート」を作成する習慣を持つと安心です。
よくある質問（FAQ）
まとめ
この記事では、経費管理に関する基本的な情報と、無料で利用できるエクセル形式の経費一覧表テンプレートを紹介しました。
経費管理表は、従業員が申請した経費を効率的に管理し、不正使用を防ぐために利用されます。提供されているテンプレートは、A4縦型と横型の2種類があり、各自のニーズに合わせて修正可能です。
テンプレートは、ユーザー登録やアンケートなどが不要で、無料ダウンロードして使用できます。ぜひ活用してください。
