交通費精算とは、従業員が業務で電車やバス、タクシーといった交通機関を利用した際にかかったお金を後から会社に申請することです。
この記事では、無料でダウンロード可能な交通費精算書テンプレートを紹介します。交通費の書き方や申請する際の注意点も紹介します。
交通費精算書テンプレート
交通費精算書テンプレートが無料ダウンロード可能です。以下のダウンロードボタンよりテンプレートページへ移動してください。
シンプル
個人事業主向け
エクセル版の個人事業主向けの交通費精算書テンプレートです。個人事業主でも、企業向けの交通費精算書を利用しても特に問題はありませんが、所属や承認印を押す欄などを省略しています。
また、なるべく記入の負担が減るように片道/往復の項目とタクシーのレシートを貼付けするタイプにしています。
交通費以外の通常の経費清算書をダウンロードする場合は以下のページを参照してください。
経費清算書テンプレート
交通費精算書とは
交通費精算書とは、会社や組織に所属する人が立て替えて支払った交通費を清算するための書類です。
通勤時にかかる交通費は、通常は通勤手当として支給されます。交通費精算書はそれ以外の取引先に営業や打ち合わせに行く場合など、会社の要件で移動するすべての交通費に対して精算します。
交通費の清算は、交通費を支払ったその都度に清算するのではなく、通常は月末などに一括して精算するので、移動にかかった費用は小まめにメモを取っておくと精算のときに手間がかからずスムーズに清算できます。
交通費精算書の書き方
交通費精算書の書き方は移動手段によって変わってきます。各移動手段での書き方のポイントも紹介します。
※ ここで紹介する交通費精算書の書き方は一般的な方法です。会社によって記入方法が異なることもあるので、初めて交通費精算書を記入する方は上司や会社の経理部などに聞いてください。
交通費精算書は、日付ごとに利用交通機関、出発場所、到着場所、金額を書いていきます。電車やバスの場合は、領収書は必要ありません。自己申告で記入していきます。
交通費精算書テンプレートの記入例
交通費精算書の記入例です。赤文字の見本のように、日付に対して利用区間、交通手段、片道か往復、金額を書いていきます。
通常は交通手段ごとに1行を使い、例えば乗り換えが発生した場合、1行にJRの区間、2行目に都営地下鉄の区間、３行目にタクシーなどの区間を書いていきます。
領収書の扱い
税務上は、領収書がなくとも経費として申告することが可能です。しかし、会社によって規定が異なるので、どの場合に領収書が必要か確認しておくといいでしょう。
通常は、電車やバスでは領収書が不要、新幹線や飛行機の場合は必要。タクシーやハイヤーにはレシートが必要という場合が多いです。
タクシーでもらったレシートは交通費精算書に貼り付けたり、交通費精算書と同時に提出したりします。
ガソリンの精算
業務で車を使用した場合のガソリン代も精算が可能な場合があります。
会社によって、ルールが異なりますが、申請ができる場合は、就業規則で１リットルあたりの精算金額が規定されているので、担当者に確認するといいでしょう。
往復の書き方
交通費精算書には、１行で往復を書くことができるフォーマットもあります。
往復を記入できる場合は、「片/往」の欄に「往」と記入し、往復の金額を記入します。
往復したが、行きと帰りで別の交通機関を使った場合は、１行づつ片道にして別々に交通機関と金額を記入します。
交通費精算書のフォーマット
交通費精算書のフォーマットは、会社によって異なります。会社に規定の用紙がない場合は、このページで紹介しているテンプレートを利用してください。
以下では一般的な交通費精算書の項目について説明します。
申請日
提出日は、清算を行う日付を記入します。毎月清算しているなら、その月の最終日か次の月の日付になります。
合計金額
申請した期間のすべての費用の合計金額です。エクセルで自動計算する設定になっていれば自動的に表示されます。
日付
各行の日付は、実際に交通手段を利用した日付です。
レシートNo
タクシーや新幹線などレシートや領収書が出る場合は、レシートと提出します。
その際に、どのレシートか合わせるためにレシートに番号をつけてここに記入します。
利用区間
利用した区間を記入します。電車を利用した場合は、駅～駅になります。使用した線ごと(例：JRと営団は別にする)に記入するかどうかは会社によって違うので確認しましょう。
交通手段
電車、バス、タクシーなど利用した交通手段を記載します。
片/往
片道での利用か往復での利用かを記します。会社から取引先にいって会社に戻ってきた場合などに往を指定すると二度書く手間が省けます。
金額
各交通機関で支払った金額です。覚えていない場合は、乗り換え案内などのアプリで調べて記入します。
まとめ
交通費精算書の書き方やフォーマットの解説、法人用や個人用の交通費精算書テンプレートを紹介しました。
交通費精算書は、企業の従業員が移動した際に使用した経費を精算するための書類です。一般的に必要な項目としては、日付、行先、出発地、到着地、交通手段、金額などです。
この項目は、会社によって異なるのでテンプレートを利用して自社用にカスタマイズしてください。
