Word・Excelですぐ使える議事録フォーマットを無料で公開しています。社内会議、定例会、取引先との打合せ、プロジェクト会議などで使いやすいテンプレートです。
議事録は、会話をそのまま残すだけの書類ではありません。あとから見返したときに、何が決まったのか、誰が担当するのか、期限はいつかがわかるようにしておくと、会議後の確認がかなり楽になります。
| 用途 | おすすめ | 向いている場面 |
|---|---|---|
| すぐ編集して使いたい | Excel・Word議事録フォーマット | 社内会議、定例会、チーム会議 |
| 印刷・回覧したい | 押印欄付きWordフォーマット | 承認が必要な会議、社外提出用 |
| 決定事項とToDoを管理したい | ToDo欄付きExcelフォーマット | プロジェクト会議、進捗会議 |
| 取引先との打合せを残したい | 打合せ記録テンプレート | 商談、訪問記録、工事打合せ、仕様確認 |
議事録フォーマット無料ダウンロード
Word・Excelで使える議事録フォーマットです。シンプルなもの、押印欄付き、A4横タイプ、決定事項やToDoを整理しやすいタイプを用意しています。
Excel版は、会議内容を入力しながら行を追加したいときに便利です。Word版は、印刷して回覧したい場合や、提出用の見た目を整えたい場合に向いています。取引先との打合せを残す場合は、議事録よりも確認事項・依頼事項・次回対応を見やすくした打合せ記録テンプレートが使いやすいです。
Excel・Wordで使える基本フォーマット
A4横の議事録フォーマット
A4横タイプは、議題やToDoが多い会議に向いています。横幅を使えるため、担当者・期限・対応状況などを横並びで管理しやすいです。
打合せ記録テンプレート
打合せ記録は、取引先や関係者と話した内容を、あとで確認できるように残すためのフォーマットです。議事録よりも、確認事項・依頼事項・次回対応をはっきりさせる使い方が多くなります。
たとえば、月末に取引先と請求内容を確認したとき、システム導入前に画面仕様をすり合わせたとき、工事前に現場で寸法や日程を確認したときなどです。会話の流れを全部書くより、「何を確認したか」「次に誰が動くか」が見えるほうが、あとで助かります。
議事録フォーマットの基本
議事録には、会議で話した内容だけでなく、決定事項・担当者・期限まで残します。
会議が終わったあとに「あの件、確定でしたか？」「担当は誰でしたっけ？」と聞き直すことがあります。議事録のフォーマットをそろえておくと、そうした確認を減らしやすくなります。
- 結論ではなく、話の途中だけが残っている
- 発言者や確認先が書かれていない
- ToDoはあるのに、担当者か期限のどちらかが抜けている
議事録に入れる基本項目
会議の種類が変わっても、最低限このあたりが入っていれば見返しやすくなります。
- 会議名
- 作成日／作成者
- 日時／場所／出席者
- 議題
- 内容
- 決定事項
- ToDo（担当者・期限）
- 次回予定・添付資料・備考
- 書きながら、日時や担当者の入れ忘れに気づきやすい
- 書く人が変わっても、毎回の見た目や並びが大きくぶれにくい
- 読む側が、決定事項やToDoを探しやすい
ExcelとWord、どちらの議事録フォーマットを選ぶ？
議事録フォーマットは、ExcelとWordのどちらでも作れます。ただ、使いやすい場面は少し違います。
| 形式 | 向いている使い方 | 選び方の目安 |
|---|---|---|
| Excel | ToDo、担当者、期限、対応状況を表で管理したい | プロジェクト会議、進捗会議、定例会、打合せ記録 |
| Word | 印刷、回覧、提出用に見た目を整えたい | 社外提出、承認がある会議、押印欄付きの議事録 |
Excelは行の追加や表管理がしやすく、Wordは文章として整えやすいです。社内で編集しながら使うならExcel、印刷して提出するならWordを選ぶと扱いやすいでしょう。
議事録の書き方とコツ
議事録は、会議中の発言をすべて書き起こす書類ではありません。あとから読んだ人が、なぜその結論になったのか、次に何をするのかを追える形で残すほうが使いやすいです。
会議の目的を先に確認する
会議の着地点がはっきりしないままメモを取ると、発言の書き写しに寄りがちです。会議の前に、何を決める場なのか、何を確認する場なのかをざっくり押さえておくとまとめやすくなります。
決定事項とToDoを分けて書く
議事録でよくあるのが、話し合った内容は残っているのに、最終的な決定がわからないケースです。
- 決定事項：会議で決まったこと
- ToDo：誰が、いつまでに、何をするか
- 保留事項：まだ決まっていないこと、次回確認すること
この3つを分けるだけでも、会議後の確認はかなり減ります。
メモは箇条書きで残す
会議中のメモは、きれいな文章でなくても大丈夫です。まずはキーワードと箇条書きで拾い、会議後に議事録として整えるほうが現実的です。
- 議題ごとにメモを分ける
- 決定事項には「決定」などの印を付ける
- 担当者と期限は、その場で確認して書く
- 不明点は「要確認」として残す
議事録と打合せ記録の違い
議事録と打合せ記録は似ていますが、使われる場面が少し違います。
| 種類 | 主な目的 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 議事録 | 会議での決定事項や議論の流れを残す | 社内会議、定例会、役員会、プロジェクト会議 |
| 打合せ記録 | 相手先との確認内容、依頼事項、次の対応を残す | 取引先との打合せ、商談、訪問記録、工事打合せ、仕様確認 |
社内の会議内容を正式に残すなら議事録、相手先との確認事項を残すなら打合せ記録が使いやすいです。
取引先との打合せでは、議論の流れよりも「確認したこと」「相手に依頼したこと」「次に自社で対応すること」を残す場面が多くなります。後日、メールを探し直したり、担当者に聞き直したりする時間を減らせるので、地味ですがかなり助かります。
打合せ記録に入れる項目例
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 打合せ名 | ○○システム導入に関する打合せ、工事前確認打合せなど |
| 日時・場所 | 打合せを行った日時、会議室、訪問先、オンライン会議など |
| 参加者 | 自社担当者、取引先担当者、同席者 |
| 打合せ目的 | 仕様確認、納期確認、見積内容の確認、現場確認など |
| 確認事項 | 相手先と確認した内容、合意した条件、保留になった内容 |
| 依頼事項 | 資料送付、見積修正、写真共有、回答待ちの内容 |
| 自社対応事項 | 次回までに自社で準備する資料や対応内容 |
| 担当者・期限 | 誰がいつまでに対応するか |
| 次回予定 | 次回打合せ日、確認方法、連絡予定 |
| 備考 | 注意事項、追加確認、未確定の内容 |
- 話した内容は残っているのに、誰が対応するかが書かれていない
- 「確認する」とだけ書いてあり、確認先や期限がない
- 相手への依頼事項と自社の対応事項が混ざっている
議事録フォーマットのよくある質問（FAQ）
議事録作成を補助する音声認識ツール
議事録は、手入力だけでなく音声認識ツールを使って下書きを作る方法もあります。ただし、音声認識の文字起こしはそのまま提出できる議事録ではありません。決定事項、ToDo、保留事項を人の目で整理する前提で使うと便利です。
まとめ
議事録は、書き方を細かく決める前にフォーマットをそろえるだけでも、かなり扱いやすくなります。
- 会議名、日時、出席者、議題を最初に入れる
- 決定事項とToDoを分けて書く
- 担当者と期限を空欄にしない
- ExcelとWordを使い分ける
- 取引先との確認は打合せ記録として残す
とくにありがちなのは、会議中はわかったつもりでも、翌日になると担当者と期限があいまいになることです。まずはテンプレートをそのまま使い、足りない欄だけ自社向けに足していく形で十分です。
打合せ記録も同じで、最初から完璧に作り込むより、確認事項・依頼事項・次回対応が見える形にしておくほうが現場では使いやすいです。夕方の訪問後にさっと入力しておくと、翌朝のメール確認がかなり楽になります。
- 結論だけ書かれていない
- 論点はあるのに、最終的にどうなったかが見えない
- 担当者や期限が空欄のまま残る
- 取引先との確認内容がメモだけで終わってしまう
■ 最終更新日
