このページでは、Wordで編集できるFAX送付状テンプレートを無料でダウンロードできます。Excel版のようにセル幅を気にしながら直すというより、あいさつ文、宛名、備考欄を文章として少し整えたいとき向けです。
月末に請求書をまとめて送るとき、取引先から「念のためFAXでも送ってください」と言われたとき、複合機の前で急いで1枚作りたいとき。そういう場面で、余計な作業を増やさず使えるWord版だけを選びました。
Word版のFAX送付状テンプレート一覧
ここでは、親ページのFAX送付状テンプレートの中から、Wordで使いやすいものを6種類に絞っています。全部を並べると迷うので、シンプル、ビジネス向け、備考欄付き、送信枚数欄付き、社外宛て文例入り、個人利用向けに分けました。
シンプルなFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレートA4縦02
- 宛先、送信枚数、件名、備考欄がまとまった標準的な形式
- 資料送付、案内文、社内外のちょっとしたFAXに使いやすい形です
ビジネス向けFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレートA4縦01
- 会社名、部署名、担当者、送信枚数をきちんと入れたいとき向け
- 取引先に送る資料や契約書の控えなど、少しきちんと見せたい場面に合います
備考欄付きFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート06
- 本文を広めに取りたいとき、補足を書きたいときに使いやすい形式
- 「確認後に折り返し連絡ください」など、一言添えたい場面で使えます
送信枚数欄付きFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート09
- 送付状を含めた合計枚数を目立つ位置に書けるタイプ
- 複数枚の見積書、注文書、申込書を送るときに向いています
社外宛て文例入りFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート12
- あいさつ文と送付文が入っているので、文面を直して使いやすい形式
- 新人さんが初めて取引先へFAXを送るときにも迷いにくいと思います
個人利用・簡易連絡用FAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート13
- 個人名義や小さな連絡にも使いやすい、少しやわらかい見た目の形式
- 役所、学校、病院、取引先への簡単な書類送付にも使えます
どれを選ぶか迷ったとき
急ぎなら、シンプル版か社外宛て文例入りを選ぶと早いです。朝いちばんに取引先へ送る、月末の締め作業で請求書を送る、担当者が不在で代わりに送る。そういう場面では、凝ったデザインより「何を送ったか」「何枚送ったか」がすぐ読めるほうが助かります。
| 使う場面 | おすすめのテンプレート | 理由 |
|---|---|---|
| とにかく早く送付状を作りたい | シンプルなFAX送付状 Word版 | 欄が多すぎず、件名と枚数だけ整えればすぐ使えます。 |
| 取引先へ少しきちんと送る | ビジネス向けFAX送付状 Word版 | 会社名、部署名、担当者名を入れやすく、社外向けの見た目です。 |
| 補足や返信依頼を書きたい | 備考欄付きFAX送付状 Word版 | 「ご確認後、ご連絡ください」などの一言を入れやすいです。 |
| 複数枚の書類を送る | 送信枚数欄付きFAX送付状 Word版 | 合計枚数が目立つので、受け取る側も枚数を確認しやすいです。 |
| 文面ごと使いたい | 社外宛て文例入りFAX送付状 Word版 | 最初から送付文が入っているので、会社名と書類名を変えるだけで形になります。 |
| 個人名義で送る | 個人利用・簡易連絡用FAX送付状 Word版 | 堅すぎない見た目で、個人から会社や窓口へ送るときにも使いやすいです。 |
Word版が向いている場面
Word版は、あいさつ文や連絡文を少し直して使いたいときに向いています。請求書をFAXで送るだけなら、Excel版でも十分です。宛先、件名、送信枚数が入っていれば、相手には伝わります。
ただ、「ご確認後、折り返しご連絡ください」「〇日までにご返送ください」のような一文を入れたい場合は、Word版の方が直しやすいです。文章をそのまま編集できるので、改行や文の長さを調整しやすいですね。
月末の午後、請求書をまとめている途中で、取引先から「FAXでも送ってもらえますか」と言われることがあります。その場で白紙から作ると、宛名、件名、枚数、本文を考えるだけで意外と時間を取られます。
テンプレートがあれば、宛先、件名、送信枚数を入れて、本文を少し直すだけで形になります。急いでいるときほど、この差は大きいです。
テンプレートを使う前と使うときで変わること
テンプレートを使うと、迷う場所がかなり減ります。項目が先に置いてあるので、空欄を埋めながら確認できます。完璧に整えるというより、抜けを減らすための台紙として使う感覚に近いです。
管理側から見ると、毎回違う書式で送られるより、社内でだいたい同じ形にそろっているほうが後から探しやすいです。控えをPDFで残す場合も、件名や宛先が同じ位置にあるだけで探す時間が短くなります。
記入するときに迷いやすいところ
FAX送付状でよくあるのは、送信枚数の数え間違いです。ここ、地味ですがけっこう詰まります。
- 送付状そのものを1枚に含め忘れる
- 添付書類だけの枚数を書いてしまう
- 宛名が会社名だけなのに「様」を付ける
- 件名が「書類送付の件」だけで、何の書類か伝わりにくい
- 前回使った担当者名や日付が残ったまま送る
個人的には、送信枚数のところで一度止まって確認するのが楽でした。送付状1枚、見積書2枚、仕様書3枚なら、合計6枚。ここを受け取る側が見てくれるので、抜けがあったときに気づきやすいです。
FAX送付状の記入例
いつもお世話になっております。
下記の書類をFAXにて送付いたしますので、ご確認くださいますようお願いいたします。
仕様書 3枚
ご不明な点がございましたら、担当までご連絡ください。
この文例は、かなり普通です。ですが、FAX送付状ではこの「普通」が扱いやすいです。相手が知りたいのは、誰から何が何枚届いたか。気の利いた表現より、読み間違えないことのほうが現場では優先されます。
Word版・Excel版・PDF作成ツールの違い
| 種類 | 向いている使い方 | 少し困るところ |
|---|---|---|
| Word版 | 文面、宛名、備考欄を自然に直したいとき | 表の幅を大きく変えるとレイアウトが崩れることがあります。 |
| Excel版 | 送信先や項目を表形式で管理したいとき | 長い文章を入れるとセル内で見づらくなることがあります。 |
| PDF作成ツール | WordやExcelを開かずに、ブラウザ上で1枚作りたいとき | 細かいデザイン調整には向きません。 |
Excel版を探している場合は、「FAX送付状テンプレート（Excel）」をご利用ください。ブラウザ上で入力してPDFにしたい場合は、FAX送付状PDF作成ツールもあります。
送信前に見るところ
送信ボタンを押す前に、最低限ここだけ見ておくと安心です。忙しいときほど、日付と枚数を飛ばしがちです。
- 宛先の会社名、部署名、担当者名は合っているか
- 会社宛ては「御中」、個人宛ては「様」になっているか
- 件名は「見積書ご送付の件」のように具体的か
- 送付状を含めた合計枚数になっているか
- 前回の会社名、担当者名、日付が残っていないか
- FAX番号は名刺や注文書の番号と合っているか
ここで一番こわいのは、前回の宛名が残ることです。FAXは紙で相手先に出るので、間違えるとわりと目立ちます。テンプレートを使い回すときは、宛先まわりだけ先に消してから作るとミスが減ります。
