書類返送の送付状テンプレート（Word）｜契約書を返すときの例文つき

契約書が2部届いたら、本文の最後を確認します。「本書を2通作成し、各自1通を保有する」といった一文があれば、2部とも署名・捺印して1部を返し、もう1部は自分で保管する形です。

送付状にも「1部を返送、1部を保管」と書いておくと、相手は封を開けた時点で内容を把握できます。

同封の返信用封筒を使うときは、宛名の「行」「宛」を二重線で消してから書き足します。会社や部署あてなら「御中」、担当者の名前があるなら「様」です。

線の向きは、縦書きなら斜め、横書きなら横。修正テープは使いません。封をする前に一度確認しておくと安心です。

雇用契約書や入社書類を個人で返すときも、03がそのまま使えます。差出人の会社名の行を消し、住所・氏名・電話番号だけにしてください。部署名の行も不要です。

本文は、少しやわらかくしても失礼にはなりません。

必着は、その日までに相手の手元に届いている必要があります。消印有効なら、その日までにポストに出せば間に合います。

「〇月〇日までにご返送ください」だけでは意味が分かれます。02に「必着」まで入れているのはそのためです。契約書の回収なら、個人的には必着のほうが管理しやすいと思います。

申込書や同意書は、記入欄がいくつも散らばっています。氏名と日付は書いてあるのに、2枚目の捺印だけ抜けて戻ってくることもあります。

02の「ご記入・ご署名箇所には付箋を貼付しております」は、実際に付箋を貼ってから送るための一文です。貼らずに送るなら、この行は削除してください。

修正した契約書を送り直すと、古い版に捺印されて戻ってくることがあります。送付状には旧版の扱いまで書いておきます。