書類の返送がある場合の送付状テンプレート

2024年7月22日

この記事では、書類を送付したときに一部を返送してもらう際につける送付状の書き方とテンプレートを紹介します。

返信用封筒ありの送付状テンプレート

要返送の送付状01

要返送の送付状02

契約書や覚書、念書など署名捺印が必要な書類は、受け取ってから一部の書類を返送する必要があります。

返送をお願いする場合は、返信用封筒と1部を署名捺印して返送するように送付状に記載しなくてはなりません。返信用封筒には、返送先の住所や宛先、必要な金額の切手を貼っておきます。

返送が必要な送付状は以下のように簡潔に本文を記載します。

〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇
〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
〒000-0000　　　　　　　
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇-〇〇
TEL：00-0000-0000
FAX：00-0000-0000
〇〇部〇〇課
〇〇〇〇

書類送付のご案内

拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
　早速ですが、下記の通り契約書を２部送付いたします。よろしくご査収のほどお願い申し上げます。なお、契約書1部はお手数ですが署名捺印の上、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。

敬具

記

1. 〇〇〇〇契約書 2部
2. 返信用封筒 1部　　

以上

通常の送付状は、一般的なフォーマットに挨拶文と送付した書類と部数を簡潔に記載します。

返送が必要な書類がある場合の送付状は、返送用封筒や返送する書類を明記し、確実に返送してもらうようにお願いする文言を追加する必要があります。

返信用封筒には、切手を貼っておき、できるだけ返信者の手間をかけないようにしておきます。

この記事を書いた人

中小企業のIT化やビジネス支援を行っている株式会社エクシアのWebメディア部門。
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