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書類返送に使える送付状テンプレートと例文｜署名・返信封筒付き対応

書類の返送が必要な場面では、送付状に返送の依頼を伝えることがビジネスマナーとなります。

このページでは、中小企業の文書業務支援に多数携わってきた編集チームが、書類返送時に添える送付状のテンプレートと文例を紹介します。

署名捺印や返信封筒が必要なケースなど、実務で使われているフォーマットで、誰でもすぐに使えるよう工夫しています。

▼ 参考記事
書類送付状のExcel・Wordテンプレート
社内宛の送付状テンプレート(Excel・Word)
【実務経験コメント】
実際に、契約書や業務委託書などの返送依頼文を多数作成してきた経験から、返送ミスや返信漏れを防ぐため、送付状に返送依頼の文言を明記し、封筒や返信先情報も丁寧に整えておくことが、トラブル防止に役立ちます。

書類返送に対応した送付状テンプレート（返信用封筒付き）

返送が必要な契約書に使える送付状テンプレート（Word形式）｜返信用封筒付き例文あり

要返送の送付状01
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署名・押印を依頼する際に適した書類返送用の送付状テンプレート｜ビジネス向け書式

要返送の送付状02
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返送用送付状テンプレートのカスタマイズ例

紹介した書類返送用の送付状は、以下のようにカスタマイズすることで、相手にも伝わりやすくなります。

カスタマイズ例（要返送の送付状01）
・契約書の返送期限を記入できる「返送期限欄」を右上に追加
・会社ロゴを左上に配置して自社ブランドの認知強化
・「返信不要の場合」など選択形式で備考欄を追加し、業務効率化
・宛名（様・御中）の自動切り替え用にマクロを追加（Word機能）
・封筒のチェックリスト（切手貼付済・宛名記入済など）を下部に設置
カスタマイズ例（要返送の送付状02）
・返送物のリストに「捺印位置マーク」や「記入欄あり」などの補足欄を追加
・送付物ごとにチェック欄を設け、封入漏れを防止
・送付者側の担当者名・直通連絡先を明記するスペースを設置
・PDF化時に署名欄が空白になるように署名欄をフォーム化（Word編集機能）
・「返信が必要な場合は✔をつけてください」など選択形式の項目を追加

返送依頼が必要な書類と送付状のポイント

契約書や覚書、念書など署名捺印が必要な書類は、受け取ってから一部の書類を返送する必要があります。

返送をお願いする場合は、返信用封筒と1部を署名捺印して返送するように送付状に記載しなくてはなりません。返信用封筒には、返送先の住所や宛先、必要な金額の切手を貼っておきます。

書類返送を依頼する送付状の例文（ビジネス用）

返送が必要な送付状は以下のように簡潔に本文を記載します。

〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇
〇〇〇〇 様

株式会社〇〇〇〇
〒000-0000　　　　　　　
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇-〇〇
TEL：00-0000-0000
FAX：00-0000-0000
〇〇部〇〇課
〇〇〇〇
書類送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
　早速ですが、下記の通り契約書を２部送付いたします。よろしくご査収のほどお願い申し上げます。なお、契約書1部はお手数ですが署名捺印の上、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
1. 〇〇〇〇契約書 2部
2. 返信用封筒 1部　　
以上

返送用送付状のよくある質問（FAQ）

書類返送用の送付状テンプレートは無料で使えますか？
はい。すべてのテンプレートは無料で、Word形式でダウンロード・編集可能です。
返送を依頼する際、送付状に何を書けばいいですか？
返送してもらう書類の種類・部数・返送方法（封筒同封など）を明記し、署名捺印のお願いも記載しましょう。
返信用封筒の記載内容に決まりはありますか？
返送先の住所・宛名を記載し、必要に応じて返送用の封筒に切手も貼っておくのがビジネスマナーです。
📘 関連リンク

書類返送に使える送付状のまとめと注意点

通常の送付状は、一般的なフォーマットに挨拶文と送付した書類と部数を簡潔に記載します。

返送が必要な書類がある場合の送付状は、返送用封筒や返送する書類を明記し、確実に返送してもらうようにお願いする文言を追加する必要があります。

返信用封筒には、切手を貼っておき、できるだけ返信者の手間をかけないようにしておきます。

この記事を書いた人
ビズルート編集部
ビズルート編集部
中小企業の現場で実際に求められる業務効率化を支援する、株式会社エクシアのWebメディアチームです。 私たちは20年以上にわたり、ITツールの導入支援や帳票・書類作成の自動化に携わってきた実績があり、その経験をもとに「すぐに使えるテンプレート」や「書類作成のコツ」をわかりやすく紹介しています。 現場目線と実務経験に基づいた情報発信を通じて、特に中小企業や個人事業主の方々が日々の業務を効率化できるようサポートしています。
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