書類返送の送付状テンプレートと例文｜契約書・返信用封筒対応

書類を返送するとき、送付状を1枚添えておくと「何を返したのか」「誰からの返送なのか」が相手に伝わりやすくなります。

特に契約書や申込書、本人確認書類の写しなどは、封筒を開けたあとに担当者が中身を確認します。書類だけを入れて送るより、返送書類の内訳を書いた送付状を添えた方が、月末の処理や取引先との確認が少し楽です。

このページでは、書類をこちらから返送するときの送付状と、相手に返送をお願いするときの送付状テンプレートを紹介します。返信用封筒を同封する場合や、契約書を1部返送してもらう場合の文例もまとめました。

書類返送の送付状テンプレートを用途別に選ぶ

書類返送の送付状は、場面によって文面の向きが変わります。こちらから書類を返す場合は「返送いたします」、相手に返送してもらう場合は「ご返送ください」と書くので、ここを混ぜると少し不自然になります。

書類返送に使える送付状テンプレート

書類返送用 送付状テンプレート

取引先や会社から送られてきた書類を、記入・押印後にこちらから返送するときのテンプレートです。契約書、申込書、確認書類の写しなど、複数の書類をまとめて返すときに使いやすい形にしています。

テンプレートを使わずに封筒だけで返すと、受け取った側が「何の書類が戻ってきたのか」を確認する手間が出ます。返送書類の欄に、書類名と部数を書いておくと、あとで電話確認になることが減ります。

書類返送用 送付状03

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返送をお願いするときの送付状テンプレート

以下は、相手に書類を返送してもらうときのテンプレートです。契約書を2部送って1部返送してもらう場合や、署名・捺印後に返送してもらう場合に使えます。

契約書返送依頼 送付状01

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署名・捺印返送依頼 送付状02

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書類を返送するときの送付状 例文

こちらから書類を返すときは、相手に何かをお願いする文面ではなく、「返送しました」「中身を確認してください」という流れにします。

月末の契約処理や入社書類の返送では、封筒に入れる書類が似ていて、控えと原本を間違えやすいです。送付状に返送書類の一覧を入れておくと、封をする前の確認にも使えます。

契約書を返送するときの送付状 例文

契約書を返送するときは、返す部数をはっきり書きます。「契約書を返送します」だけだと、相手側で原本管理をするときに少し迷います。

特に「2部受け取って、1部だけ返送する」ケースでは、残す分と返す分を封入前に分けておくと楽です。私はここで何度か手が止まりました。原本が2部あると、見た目が同じなので意外と迷います。

相手に書類の返送をお願いするときの例文

ここからは、相手に返送してもらう場合の文例です。こちらは「返送いたします」ではなく、「ご返送ください」「ご返送くださいますようお願い申し上げます」という書き方になります。

契約書を2部送って1部返送してもらうとき

契約書では、部数の書き方でミスが起きやすいです。「2部送付」「1部返送」と分けて書いておくと、相手も迷いにくくなります。

申込書・同意書など、記入後に返送してもらうとき

申込書や同意書は、記入漏れが出やすい書類です。氏名、住所、日付、チェック欄など、相手が見落としやすい箇所がある場合は、送付状にひと言添えておくと戻りがスムーズです。

差替版の契約書を返送してもらうとき

差替版を送るときは、旧版が残ったまま返送されることがあります。ここは文面だけでなく、封入する書類にも「差替版」とわかるように付箋を貼っておくと、かなり楽です。

返信用封筒がある場合の書き方

返信用封筒を同封する場合は、送付状にもそのことを書いておきます。封筒を入れているだけだと、相手が気づかないことがあります。机の上に書類を広げて確認していると、返信用封筒だけ脇に避けられてしまうこともあります。

書類返送でよくあるミス

送付状の文面が整っていても、返送まわりでは小さな抜けが起きます。特に担当者が新人の場合、契約書の原本・控え・返信用封筒の扱いで迷いやすいです。管理側でチェック欄を用意しておくと、属人化しにくくなります。

同封物の確認表

複数の書類をまとめて送るとき、一番やりがちなミスが「入れたつもり」からの封入漏れです。封をしたあとに気づくと、もう一度開けることになります。地味ですが、かなり面倒です。

下のような確認表を送付状の下部や社内チェック用に付けておくと、封入前の確認が楽になります。

書類返送の送付状でよくある質問

書類を返送するとき、送付状はいりますか？

必ず添付しなければならないものではありません。ただ、ビジネスで契約書や申込書を返送する場合は、送付状がある方が相手に伝わりやすいです。担当者が封筒を開けたとき、書類名と部数がすぐ確認できます。

返信用封筒がある場合も送付状は入れますか？

入れておく方が無難です。返信用封筒がある場合でも、何を返送するのか、いつまでに返送するのかは送付状で案内できます。短い文面でも構いません。

「ご返送ください」は失礼ですか？

失礼な表現ではありません。やわらかくしたい場合は、「ご返送くださいますようお願い申し上げます」とすると、ビジネス文書らしい落ち着いた表現になります。

「ご返送いたします」は正しい表現ですか？

こちらから書類を返す場合は、「返送いたします」で自然です。「ご返送いたします」は少し丁寧に見えますが、自分の動作に「ご」を付ける形になるため、通常は「返送いたします」で十分です。

手書きの添え状でも問題ありませんか？

社内や個人宛の簡単な返送であれば、手書きでも問題ありません。取引先や契約書の返送では、Wordで作成した送付状の方が、書類名・部数・担当者情報をそろえやすいです。

書類返送に使える送付状のまとめ

書類返送の送付状は、こちらから返送する場合と、相手に返送をお願いする場合で文面が変わります。ここを分けておくと、テンプレートを選ぶときに迷いません。

こちらから返送するときは、返送書類の内訳を入れる。相手に返送してもらうときは、返送期限・返送方法・返送してほしい部数を入れる。実務では、このくらいシンプルに考えた方が使いやすいです。

テンプレートを使う前は、毎回「何を書けばいいんだっけ」と手が止まりがちですが、書類名と部数の欄があるだけで作業はかなり楽になります。契約書や申込書の返送が続く時期は、1つ用意しておくとそのまま使い回せます。