ビジネスでトラブルが起こった場合、どのように信頼を回復するかが大切です。
この記事では、納期の遅延・不良品の混入・支払いの遅れなど、シチュエーション別の「お詫び状テンプレート」をWord版で無料ダウンロードできます。お詫びの書き方の基本・注意点も専門的な視点から丁寧に解説しています。
このページの概要と無料DLの案内
ビジネスで使えるお詫び状テンプレート（Word）を無料配布します。詫び状・謝罪文（メール/書面）の書き方、よくある失敗の回避、送付チェックまでを一気に確認できます。急ぎの方は「テンプレート一覧」へ、じっくり学ぶ方は各解説をご覧ください。
- ビジネスで使えるお詫び状テンプレート（Word）の無料DL
- 書き方・失敗回避・メール文例・送付チェックリスト
- 社外／社内・B2B／B2C・手書き／Word／メールの使い分け
配布内容（社外／社内／B2B／B2C／手段）
- 社外向け（取引先／顧客）／社内向け（上司・関係部署）
- 手書き／Word書面／メール（一次報告・確定報告）
すぐにテンプレートが欲しい場合
用途別おすすめ早見表（業種×事例×形式）
用途別に最短で該当のテンプレートに到達できるよう、状況別マトリクスを用意しました。形式の選び方も併記しています。
「状況」から選ぶ早見表マトリクス
| 状況 | 想定相手 | 推奨形式 | 該当テンプレ |
|---|---|---|---|
| 納期遅延 | 取引先 | Word書面＋電話 | 納期遅延 |
| 製品不良・品質 | 取引先／顧客 | Word書面＋回収案内 | 製品不良 |
| 請求書誤記・誤配送 | 取引先 | Word書面 | 請求書誤記 |
| 代金支払い遅延 | 取引先 | Word書面＋電話 | 支払い遅延 |
| 接客クレーム | 顧客 | Word書面＋面談 | 接客クレーム |
| 打合せ延期 | 取引先 | メール→書面 | 打合せ延期 |
| イベント中止 | 参加者・協力者 | Word書面＋告知 | イベント中止 |
| 送付状同封のお詫び | 取引先 | 送付状＋お詫び文 | 送付状に添えるお詫び |
形式の選び方（手書き／Word／メール）
- 重要案件：メール（一次）→電話→Word書面（確定報告）
- 軽微案件：メール＋PDF添付で可（社内規程に従う）
「お詫び状」「詫び状」「謝罪文」の違いと使い分け
ビジネスでは「お詫び状」「詫び状」「謝罪文」それぞれの意味や使い分けを知ることで、状況ごとに最適な文書を選べます。
| 用語 | 意味／使い方 | 推奨シーン |
|---|---|---|
| お詫び状 | 正式な文書。取引先や顧客への信頼回復・証跡保存が目的。 | 納期遅延・製品不良・請求誤記など、重要案件 |
| 詫び状 | 比較的簡易な謝罪文。個人間や社内向け。 | 社内の軽微なミス・個人的な約束変更 |
| 謝罪文 | メールや書面を問わない汎用的な言い回し。 | 一次報告／確定報告／書面送付まで全般 |
迷った場合は「お詫び状」フォーマットで作成し、必要に応じて簡素化・メール化すると安全です。
お詫び状テンプレート（Word）無料ダウンロード
代表的なトラブル別に、例文入りのWordテンプレートを提供します。差し替え箇所が明確で、印刷・PDF化にもすぐに対応できます。
納期遅延（需要急増／仕入遅延／工程トラブル）
納期遅延の状況に合わせた例文テンプレートです。
需要増加による納期遅延のお詫び状（例文）
さて、〇月〇日付で貴社よりご注文いただきました弊社製品「○○○○」につきまして、出荷が遅れる見込みとなりました。貴社に大変なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。
この度の事態は、製品の発売後から予想を超える売行きにより、製造が追いつかない状況によるものです。つきましては、お急ぎのところ誠に申し訳ありませんが、今しばらくのご猶予を賜りますようお願い申し上げます。
製品不良・品質不具合（回収・交換案内つき）
取引先に納品した商品に不良品が入ってしまった場合のお詫び例文テンプレートです。
製品不良発生時のお詫び状（例文）
つきましては、不良品を回収し直ちに正常品とお取替えするように手配いたしました。従来、弊社では配送前の製品チェックおよび管理には十分気を付けておりますが、今回の事態についてはどこに不手際があったのか入念に調査をしております。
今後はこのようなことがないように、細心の注意を払ってまいりますので、何卒変わらぬご愛顧を賜りますよう切にお願い申し上げます。
請求書誤記・誤配送
請求書誤記のお詫び状（例文）
今後は、このようなことが二度とないようより一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
つきましては、訂正いたしました〇月分の請求書を同封いたしましたので、宜しくご査収ください。なお、誤りのあった請求書は、誠にお手数ですが、破棄してくださいますようお願い致します。
代金支払い遅延（社内起因・システム障害）
支払い遅延のお詫び状（例文）
すぐさま調査をいたしましたところ、弊社内の連携ミスによるものと判明いたしました。多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。なお、代金は今月〇日に間違いなく振込みいたします。
今後は、このようなミスを起こすことのないよう厳重に注意いたしますので、何卒ご了承のほどお願いいたします。
接客クレーム・対応不備
接客クレームのお詫び状（例文）
当該社員には厳重に注意を致し、本人も深く反省しております。今後、再びこのようなことのないよう、指導を徹底する所存でございます。何卒ご寛容賜りますよう、伏してお願い申し上げます。
引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
打ち合わせ延期・日程変更
打ち合わせ延期のお詫び状（例文）
お電話でもご説明いたしましたとおり、貴社へお伺いする予定でございました日に、急な任務のため海外出張となってしまい、訪問が叶いませんでした。重ねてお詫び申し上げます。
つきましては、大変恐縮ではございますが、改めて来週以降にご挨拶にお伺いしたく存じます。お手数をおかけいたしますが、貴社のご都合の良い日時をご検討いただけますと幸いです。
イベント中止・延期のお知らせ
イベント中止のお詫び状（例文）
イベント会場である〇〇公園において、安全上の問題が発覚し、ご来場者の皆様の安全を確保することが困難であると判断したため、開催中止の決定に至りました。本イベントを楽しみにしてくださっていた皆様、またご協力いただいておりました関係者の皆様には、多大なるご迷惑とご心配をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。
弊社といたしましては、この度の事態を重く受け止め、関係各所と連携し、問題の解決と再発防止に全力で取り組んでまいります。
何卒、事情ご賢察の上、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
送付状に添えるお詫び文（同封・再送時）
誤配送・書類不備・再送付など、書類同封時に添える簡潔なお詫び文です。送付状テンプレートと併用すると実務がスムーズになります。
送付状に添えるお詫び文（例）
このたびは、弊社の手違いにより誤った書類をお送りしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
正しい書類を同封いたしましたので、ご査収のほどお願い申し上げます。
今後同様の不手際がないよう社内手順を見直し、再発防止に努めてまいります。
お詫び状の書き方｜基本構成と見出しサンプル
お詫び状は、自社のミスで相手に不快な思いをさせてしまった際に、さらなる不信感を与えないよう、丁寧かつ正確に書くことが大切です。
一般的なお詫び状の項目
- 提出日：
文書を作成・送付した日付。トラブル発生日ではなく、送付日を記載。 - 宛先：
相手企業名・部署名・氏名を正確に記載。敬称（様）も忘れずに。 - 提出者：
自社名・部署・氏名を記載。印鑑の有無は社内ルールに従う。 - 件名：
「◯◯の件に関するお詫び」など、要点が一目でわかるタイトルに。 - 本文：
謝罪 → 状況説明 → 原因 → 対応策 → 再発防止 → 結び、の順で構成。
雛形：謝罪 → 状況説明 → 原因 → 対応策 → 再発防止 → 結び
相手に不信感を与えない骨子を作ります。NG表現の言い換え例も提示。
【件名】◯◯に関するお詫び 【謝罪】このたびは〜 【状況説明】◯月◯日〜 【原因】原因は〜 【対応策】当面の対応は〜 【再発防止】恒久対策は〜 【結び】重ねてお詫び申し上げます
悪手→良手の言い換え（NG→OK）
言葉の選び方ひとつで印象は大きく変わります。相手に誠意と具体性が伝わるよう、NG表現をより適切な表現に言い換えた例を紹介します。
→ OK：「◯月◯日（◯）までに ◯◯を実施し、結果をご報告します」
→ OK：「原因は◯◯、当面の対応は◯◯、恒久対策は◯◯を◯月◯日までに実施します」
→ OK：「当社の管理手順◯◯に不備があり、責任は当社にあります。責任者◯◯を設置し再発防止を徹底します」
→ OK：「◯月◯日（◯）までにご確認いただけますと幸いです。難しい場合は代替案をご提案します」
宛名・件名・日付・差出人ルール
- 宛名は会社名・部署・役職・氏名・敬称（様）を省略しない
実務チェックリスト（送付前の最終確認）
宛名や期日などの凡ミスは信用を損ねます。封入・郵送前に必ず確認したい要点をリスト化しました。
宛名・敬称・社名表記ミス防止
- 会社名・部署・役職・氏名・敬称（様）を省略しない
- 表記ゆれ（㈱/株式会社、全角/半角、英字大小）を統一
- 郵便番号・住所・電話の最新化（名刺/メール署名と一致）
責任・対応・期日の明記
- 原因と当社の責任範囲を簡潔に明示（言い訳は回避）
- 当面の対応・恒久対策・実施期限（◯月◯日）を記載
- 問い合わせ窓口（責任者名・直通/メール）を明記
同封物・再発防止の記載有無
- 訂正書類・代替品・返送用封筒などの同封一覧
- 誤品回収/返送の要否・手順・費用負担の明記
- 再発防止：責任者・手順見直し・点検頻度を一文で
封入・郵送・PDF化の注意点
- 書類の版/日付/ページ欠落をダブルチェック
- 封筒種別（角2/長3）・宛名の社名表記と社判
- PDFは文字埋め込み・更新日表示・パス不要を確認
- 重要案件は書留/速達＋メール連絡で到着保証
手段別の使い分け（手書き／Word文書／メール）
迅速性・正式性の観点から手段を比較。重大度に応じた最適な組み合わせを判断できます。
比較表
手書き・Word書面・メールなど、手段ごとに特徴があります。状況に応じた最適な手段を確認してください。
| 項目 | 手書き | Wordテンプレート | メール（一次連絡） |
|---|---|---|---|
| 迅速性 | 低い （時間がかかる） |
高い （即日作成・修正容易） |
非常に高い （即時送信） |
| 誠意の伝わりやすさ | 高い （手間が伝わる） |
中〜高 （文面次第で安定） |
中 （初動連絡向き） |
| 正式性・保存性 | 高い （書面原本） |
高い （印刷・PDF化で保存） |
中 （書面併用が無難） |
| 編集・再利用性 | 低い | 非常に高い （テンプレで再現性） |
高い （定型化可） |
| 添付・証跡管理 | 郵送・受領確認が必要 | PDF添付・郵送どちらも可 | ログ残るが添付管理は別途 |
| 向いている状況 | 重大案件・対面謝罪の補完 | 正式な謝罪書面を迅速に作成 | 一次報告・直ちに状況共有 |
重大案件は「メール（一次報告）→電話→書面（Wordテンプレートを印刷・郵送）」の順で多重フォローがおすすめです。軽微な案件はメール＋PDF添付でも可。
判断基準（どれをいつ使うか）
- 重大案件：メール→電話→書面
- 軽微案件：メール中心、書面併用は任意
謝罪メールテンプレ（一次報告／確定報告）
一次報告で事実共有、確定報告で原因と対策を明示――謝罪文テンプレート（Word/メール）としてそのまま使える定型文を用意しました。
一次報告（件名・本文）
【件名】［お詫び］◯◯の件につきまして …
確定報告（原因・対策・期日）
原因は◯◯、当面の対応は◯◯、恒久対策は◯◯…
差出タイミング：
事実把握当日中の一次連絡 → 24〜72時間以内に続報 → 確定後に書面を送付
謝罪メール例文（コピペ可）
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様
平素よりお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯でございます。
このたびは、弊社の◯◯によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現時点で把握している事実は以下のとおりです。
・発生日時：◯月◯日（◯）◯時頃
・影響範囲：◯◯
・暫定対応：◯◯
詳細な原因と再発防止策は◯◯日（◯）までにご報告いたします。まずは取り急ぎお詫びと一次報告を申し上げます。
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯
このたびは◯◯の不手際により多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
原因は◯◯であり、当面の対応として◯◯、恒久対策として◯◯を◯月◯日までに実施いたします。
再発防止の体制として責任者◯◯を設置し、点検手順を文書化いたしました。重ねてお詫び申し上げます。
よくある失敗と回避策
お詫び状は形式よりも内容と姿勢が大切です。誠意を伝えるつもりでも、表現や順序を誤ると逆効果になることがあります。ここでは実務で起こりやすい失敗と、その回避策をわかりやすくまとめました。
-
原因や責任の所在を曖昧にする
NG：表現をぼかして受け手に解釈させるOK：事実・原因・自社の責任を簡潔に明記し、再発防止策を添える
-
具体的な対応と期日がない
NG：「早急に対応します」「至急対応します」OK：「◯月◯日（◯）までに◯◯を実施、結果を報告します」と期限と手段を明示
-
言い訳に見える説明が長い
NG：背景説明が長く、謝罪の重みが薄れるOK：冒頭で謝罪→簡潔な事実→対応→再発防止→結び、の順に要点のみ
-
メールのみで完結させる
NG：重大案件でもメールのみで済ませるOK：重要度に応じて「メール＋電話＋書面（郵送）」で多重フォロー
-
社内共有・再発防止の仕組みがない
NG：個別対応で終わるOK：是正措置の責任者・手順書化・点検頻度を明記し、社内周知を実施
-
宛名・敬称・件名など基本の誤り
NG：社名やご担当者名の誤記、敬称抜けOK：宛先情報はダブルチェック、件名は「【お詫び】◯◯の件」で統一
ケース別Q&A（原因不明／補償／英語対応 ほか）
迷いやすい実務の疑問に要点で回答。原因調査中の書き方や補償表現、B2B/B2Cの違いなどをカバーします。
関連テンプレート（内部リンク集）
経緯報告書や送付状など、併用すると効果的なテンプレートをまとめました。
監修・更新履歴・出典
監修者プロフィール
更新履歴
- 2025-09-17：納期遅延テンプレ更新
- 2025-09-16：製品不良／支払遅延／請求誤記等を更新
参考・出典
- 社内文書規程・取引基本契約の一般的運用
まとめ（失敗しないための要点）
お詫びまでの最短手順とフォローの型を再確認。状況に合うテンプレを選び、具体化して差し替え、メール→電話→書面の順で誠意を伝えます。
今日すぐ使える最短手順
- 状況に合うテンプレをDL（上の一覧）
- 事実・原因・期日を具体化し差し替え
- メール（一次）→電話→書面送付で多重フォロー
主要なテンプレートをまとめてダウンロード：
重い案件ほど多重フォロー
