ビジネスでトラブルが起きたとき、「どう謝ればいいんだろう」と頭を抱えた経験はありませんか?

納期が遅れてしまったとき、不良品が混入していたとき、支払いが遅れてしまったとき——そんな場面ですぐ使える「お詫び状テンプレート」を、シチュエーション別にWord形式で無料配布しています。

「何をどの順番で書けばいいか」「やってしまいがちなNG表現」なども合わせて解説しています。

このページのテンプレートは株式会社エクシアが、社内外でお詫び状を実際に使ってきたフォーマットをもとに作成しています。

お詫び状テンプレート一覧

お客様へのお詫び状、どんな言葉から書き始めればいいか迷いますよね。ここでは、社外のお客様向けに実際のビジネス現場でそのまま使える、例文付きのテンプレートをご用意しました。

すべて無料でダウンロードできます。ぜひそのままご活用ください。

納期遅延(例文・テンプレート)

納期遅延によるお詫び状の例文と無料ダウンロード可能なWordテンプレートを紹介します。

需要増加による納期遅延のお詫び状テンプレート(Word)
需要増加による納期遅延の文例
更新日:2025-09-17 対応バージョン:Word 2013以降
想定外の需要増加によって納期が遅れた場合に使える例文です。下記の文章がWordテンプレートに含まれています。
需要増加による納期遅延のお詫び状(例文)
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さて、〇月〇日付で貴社よりご注文いただきました弊社製品「○○○○」につきまして、出荷が遅れる見込みとなりました。貴社に大変なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます。

この度の事態は、製品の発売後から予想を超える売行きにより、製造が追いつかない状況によるものです。つきましては、お急ぎのところ誠に申し訳ありませんが、今しばらくのご猶予を賜りますようお願い申し上げます。

製品不良発生(例文・テンプレート)

取引先に納品した商品に不良品が入ってしまった場合のお詫び例文テンプレートです。

製品不良発生時のお詫び状テンプレート(Word)
製品不良発生時のテンプレート(Word)
更新日:2025-09-16 対応バージョン:Word 2013以降
納品した製品の不良発生に対し、社内でどのように対応したのか原因を説明します。原因が不明の場合は調査中であることを伝え再発防止策を明記します。
製品不良発生時のお詫び状(例文)
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さて、〇月〇日付で納品いたしました弊社製品「〇〇〇〇」につきまして、一部不良品が混入していたとのご連絡を頂いた件、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。

つきましては、不良品を回収し直ちに正常品とお取替えするように手配いたしました。従来、弊社では配送前の製品チェックおよび管理には十分気を付けておりますが、今回の事態についてはどこに不手際があったのか入念に調査をしております。

今後はこのようなことがないように、細心の注意を払ってまいりますので、何卒変わらぬご愛顧を賜りますよう切にお願い申し上げます。

支払い遅延(例文・テンプレート)

システムトラブルによる支払い遅延のお詫び状テンプレート(Word)
支払い遅延のお詫び状テンプレート(Word)
更新日:2025-09-16 対応バージョン:Word 2013以降
社内システムのトラブルにより、お客様から納入してもらった商品の代金の支払いが遅れてしまった場合のお詫び状の例文テンプレートです。
支払い遅延のお詫び状(例文)
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さて、〇月分の貴社へのお支払いにつきまして、ご催促の連絡をいただき、誠に申し訳ございません。

すぐさま調査をいたしましたところ、弊社内の連携ミスによるものと判明いたしました。多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。なお、代金は今月〇日に間違いなく振込みいたします。

今後は、このようなミスを起こすことのないよう厳重に注意いたしますので、何卒ご了承のほどお願いいたします。

請求書誤記(例文・テンプレート)

請求書誤記によるお詫び状テンプレート(Word)
請求書誤記のお詫び状テンプレート(Word)
更新日:2025-09-16 対応バージョン:Word 2013以降
お客様にや取引先に対し、請求書の書き間違いや、誤った商品を配送した時に作成するお詫び状の例文テンプレートです。
請求書誤記のお詫び状(例文)
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さて、〇月〇日付でお送り申し上げました請求書に誤りがありましたとのことで、誠に申し訳ございません。すぐさま調査をいたしましたところ、ご指摘のとおり弊社のミスによるものと判明いたしました。貴社には多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。

今後は、このようなことが二度とないようより一層の注意をはらってまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。

つきましては、訂正いたしました〇月分の請求書を同封いたしましたので、宜しくご査収ください。なお、誤りのあった請求書は、誠にお手数ですが、破棄してくださいますようお願い致します。

接客クレーム(例文・テンプレート)

接客クレームによるお詫び状テンプレート(Word)
接客クレームのお詫び状テンプレート(Word)
更新日:2025-09-16 対応バージョン:Word 2013以降
お客様から社員の態度に対する苦情がきた場合のお詫び例文テンプレートです。通常は、責任者からお客様に謝罪するのが通常です。
接客クレームのお詫び状(例文)
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このたびは、弊社社員〇〇が貴社の××様に対して大変無礼な態度をとり、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に遺憾に存じます。監督者としての責任を痛感するとともに、××様には心より深くお詫び申し上げます。

当該社員には厳重に注意を致し、本人も深く反省しております。今後、再びこのようなことのないよう、指導を徹底する所存でございます。何卒ご寛容賜りますよう、伏してお願い申し上げます。
引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

打ち合わせ延期(例文・テンプレート)

接客クレームによるお詫び状テンプレート(Word)
打ち合わせ延期のお詫び状テンプレート(Word)
更新日:2025-09-16 対応バージョン:Word 2013以降
予定していた打ち合わせを延期してもらう場合の謝罪文です。お詫びと理由、次回の予定を文書にして送付します。例文では、延期の理由として、急な海外出張と急な重要会議を記載しています。
打ち合わせ延期のお詫び状(例文)
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この度は、当方の都合により、せっかくお約束いたしましたご訪問を急遽キャンセルさせていただき、誠に申し訳ございませんでした。

お電話でもご説明いたしましたとおり、貴社へお伺いする予定でございました日に、急な任務のため海外出張となってしまい、訪問が叶いませんでした。重ねてお詫び申し上げます。

つきましては、大変恐縮ではございますが、改めて来週以降にご挨拶にお伺いしたく存じます。お手数をおかけいたしますが、貴社のご都合の良い日時をご検討いただけますと幸いです。

イベント中止

イベント中止によるお詫び状テンプレート(Word)
イベント中止のお詫び状テンプレート(Word)
更新日:2025-09-16 対応バージョン:Word 2013以降
やむを得ずイベントを中止させる場合のお詫び例文です。お詫び文と中止になった理由を顧客に丁寧に説明します。
イベント中止のお詫び状(例文)
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さて、このたびは、誠に勝手ながら、来る〇月〇日(〇)に開催を予定しておりました「〇〇フェスティバル」を、やむなく中止させていただくことになりました。

イベント会場である〇〇公園において、安全上の問題が発覚し、ご来場者の皆様の安全を確保することが困難であると判断したため、開催中止の決定に至りました。本イベントを楽しみにしてくださっていた皆様、またご協力いただいておりました関係者の皆様には、多大なるご迷惑とご心配をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。

弊社といたしましては、この度の事態を重く受け止め、関係各所と連携し、問題の解決と再発防止に全力で取り組んでまいります。

何卒、事情ご賢察の上、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

お詫び状の基本構成と書き方

お詫び状は「とにかく早く出せばいい」というものではありません。

書き方を誤ると、謝罪のつもりが相手の不信感をさらに深めてしまうこともあります。構成と書き方の基本を押さえておくことが、信頼回復の第一歩です。

お詫び状の基本構成

お詫び状の書き方のサンプル Word文書

一般的なお詫び状の項目

  • 提出日:
    記載するのはトラブル発生日ではなく、文書を送付した日付です。発生日を書いてしまうミスが意外と多いので注意してください。
  • 宛先:
    相手企業名・部署名・氏名を正確に記載。敬称(様)も忘れずに。
  • 提出者:
    相手企業名・部署名・氏名は必ず正確に。名前の漢字ミスや敬称の抜けは、謝罪文の冒頭から相手の印象を損ねます。
  • 件名:
    自社名・部署・氏名を記載します。印鑑については、社内ルールや相手との関係性に応じて判断してください。
  • 本文:
    「◯◯の件に関するお詫び」のように、何についての文書か一目でわかるタイトルにします。曖昧な件名は、相手に「誠意が感じられない」という印象を与えることがあります。

お詫び状を送るときの注意点

お詫び状は、内容だけでなく「いつ・どう送るか」も相手の感じ方を大きく左右します。送付時に意識しておきたいポイントをまとめました。

  1. できるだけ早く送る(目安は2〜3日以内)
    時間が経つほど「対応が遅い」という印象が先行してしまいます。内容が完璧でなくても、まず誠意を示すことが優先です。
  2. 言い訳より先に謝罪を
    「〜という事情があり」と経緯を先に書くと、言い訳に聞こえます。まず「申し訳ございませんでした」と率直に謝ることが大切です。
  3. 原因と責任の所在を明確に
    「不手際があり」などの曖昧な表現は避け、何が原因だったのかを具体的に書きます。曖昧にするほど、不信感は深まります。
  4. 再発防止策は「具体的に」
    「十分注意してまいります」では相手に響きません。「〇〇の手順を見直し、ダブルチェック体制を設けます」のように具体的な対策を示しましょう。
  5. フォローアップの約束を添える
    「改めてご連絡いたします」の一言があるだけで、相手は「放置されない」と安心します。約束した場合は必ず実行を。

可能であれば、まず直接お会いして謝罪するのが理想です。ただ、書面には「謝罪の記録として残る」「相手が落ち着いた状態で読み返せる」という利点もあります。口頭での謝罪と組み合わせることで、より誠意が伝わります。

お詫び状でよくある失敗と回避策

お詫び状は「書いた」だけでは不十分で、書き方を間違えると謝罪が逆効果になることもあります。実際にお詫び状の文例を多数見てきた経験から、「やってしまいがちな失敗」を6つに整理しました。

  • 原因や責任の所在を曖昧にする

    「諸般の事情により」「行き違いがあり」など表現をぼかすと、相手は「責任逃れをしている」と感じます。
    「システム障害」「担当者の確認漏れ」など、一文でも原因を特定して書くだけで、文章の誠実さが格段に変わります。事実を認める一文が、信頼回復の出発点になります。
  • 具体的な対応と期日がない

    「早急に対応します」という言葉は、書いた側は誠意のつもりでも、受け取る側には「いつ?何を?」が何も伝わりません。曖昧な表現は、誠意より不安を残します。
    「◯月◯日までに◯◯を実施し、結果をご報告します」と期限と手段を具体的に示します。
  • 言い訳に見える説明が長い

    背景説明が長くなるほど、読み手には「言い訳が多い」と映ります。謝罪の重みが薄れてしまいます。
    冒頭で謝罪し、事実・対応・再発防止を簡潔にまとめます。「短くても誠意は伝わる」——実際、簡潔なお詫び状ほど相手の印象に残りやすいものです。
  • メールのみで完結させる

    重大なトラブルをメール一本で済ませると、「軽く扱われた」という印象を与えます。
    事の重さに応じて、メール・電話・郵送書面を組み合わせます。特に初動の電話一本は、「この会社は逃げていない」という印象を与えるだけで、その後の交渉全体の空気が変わります。
  • 社内共有・再発防止の仕組みがない

    同じミスが繰り返されると、取引先の頭には「またあの会社か」という印象が定着します。一度そう思われると、信頼の回復は謝罪文では追いつきません。仕組みで防ぐことが唯一の答えです。
    是正措置の責任者・対応手順・確認頻度を明文化し、社内に周知します。お詫び状に再発防止策として記載することで、相手への説得力も増します。
  • 宛名・敬称・件名など基本の誤り

    謝罪文の冒頭で社名や名前を間違えることは「この会社は自分のことを軽く見ている」という最悪の印象を与えます。
    宛先情報は必ずダブルチェック。件名は「【お詫び】◯◯の件」のように、一目で内容がわかる形に統一しておくと安心です。

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よくある質問(FAQ)

お詫び状は手書きのほうが良いですか?
重要なのは内容と誠意です。手書きでなくても構いませんが、重大案件は書面を併用します。
メールだけの謝罪でも問題ありませんか?
初動はメールでも差し支えありません。重要度が高い場合は書面と面談、両方行います。
原因調査中で詳細が未確定のときはどう書きますか?
現時点の事実、暫定対応、調査完了予定日を示し、判明次第の連絡を明記します。
補償や返金の表現はどのように記載しますか?
社内基準に沿って具体的に記します(例:返金方法・期日・代替品)。断定が難しい場合は協議の意思を示します。
社内向けの謝罪文と社外向けの違いはありますか?
社内向けは事実共有と再発防止の実行に重心を置きます。社外向けは影響と対応の迅速・丁寧な説明に重点を置きます。
■ 作成者・監修情報
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア(2001年創業)により制作・監修されています。
株式会社エクシアではこれまで、

  • 業務システム開発(在庫管理・業務管理など)
  • Web制作・業務効率化支援
  • 帳票テンプレート設計

などを手がけており、実務ベースでの業務フロー設計に強みがあります。

本テンプレートは、お詫び状作成において実際の業務で起きやすい

  • 謝罪の表現が曖昧で誠意が伝わらない
  • 事実関係や原因の説明不足
  • 今後の対応・再発防止策が明示されていない

といった問題を防ぐ目的で設計しています。

そのため本テンプレートでは、「明確な謝罪表現」「事実・原因の整理」「対応策・再発防止の提示」を基本設計としています。


■ 著者
Bizroute編集部(株式会社エクシア)

■ 監修
株式会社エクシア

■ 最終更新日

■ 用途
お詫び状/謝罪文/取引先・顧客へのトラブル対応文書/社内外への正式な謝罪文書