この記事では、遅刻届・早退届の書き方、理由例、メール連絡の文例をまとめています。
遅刻や早退は、朝の通勤中や体調不良のときなど、落ち着いて文章を考えにくい場面で起こりがちです。テンプレートを使えば、日付・時刻・理由を入れるだけで、提出用の形に整えられます。
遅刻届は出社が遅れたとき、早退届は勤務時間の途中で退社するときに使います。欠勤届や休暇届とは違い、実際の出社時刻や退社時刻を書く点に少し注意が必要です。
遅刻届・早退届はどれを使う？用途別の選び方
| 使う場面 | 向いている書式 | 書く内容 |
|---|---|---|
| 始業時間に遅れた | 遅刻届 | 遅刻した日、始業予定時刻、実際の出社時刻、理由を書きます。 |
| 勤務時間の途中で帰った | 早退届 | 早退した日、退社時刻、理由、引き継ぎ状況を書きます。 |
| 遅刻と早退の両方に使いたい | 遅刻・早退届 | 区分欄にチェックを入れる兼用タイプが扱いやすいです。 |
| 紙ではなくPDFで提出したい | Web作成ツール | ブラウザ上で入力して、そのままPDFを作ります。 |
新人の方や、入社してまだ社内ルールに慣れていない方は、まず兼用タイプを見ておくと流れをつかみやすいです。管理側で社内用の書式をそろえる場合は、遅刻届と早退届を分けた方が、あとで勤怠確認をするときに探しやすいですね。
遅刻届・早退届テンプレート（無料ダウンロード）
遅刻届（Word）
遅刻・早退届（兼用・Word）
遅刻届・早退届を使う前に確認すること
テンプレートを開く前に、まず会社の扱いを確認します。
同じ「遅刻」でも、交通機関の遅延なら遅延証明書を添付する会社もありますし、時間単位有休に振り替える会社もあります。早退も同じで、体調不良として処理するのか、時間休として処理するのかで書き方が少し変わります。
朝9時前のバタバタした時間に、上司へメールを送り、あとから紙の届出を出す。現場ではこの流れが多いはずです。テンプレートは、その「あとから正式に残す書類」として使うと収まりがいいです。
- 勤怠システムと紙の届出を両方出すのか
- 遅延証明書や診断書を添付するのか
- 早退時間を時間休として扱うのか
- 上長承認だけでよいのか、人事・労務へ回すのか
ここを曖昧にしたまま提出すると、あとで差し戻されることがあります。とくに月末の勤怠締め前は、人事側も確認作業が重なります。提出する側も承認する側も、少しだけ手間が増えます。
遅刻届・早退届の書き方
提出日
届出を書いた日を記入します。遅刻した日と提出日が違う場合は、提出日を上に、遅刻日や早退日は本文欄に分けて書くと見やすいです。
部署・氏名・社員番号
所属部署、氏名、社員番号を記入します。社員番号がない会社なら削除して構いません。Wordテンプレートなので、自社にない欄は無理に残さなくて大丈夫です。
遅刻日・早退日と時刻
遅刻届では、始業予定時刻と実際の出社時刻を書きます。早退届では、退社した時刻を書きます。
ありがちなミスは、メールでは「10時ごろ出社予定」と書いたのに、届出では「9時45分出社」となっているケースです。細かいようですが、打刻データとずれると確認が入ります。
理由
理由は短く、事実が分かる程度で書きます。体調不良、通院、交通遅延、家族対応など、会社側が勤怠処理を判断しやすい言葉にしておくと通りやすいです。
ただし、書きすぎる必要はありません。体調不良なら症状を一言添えるくらいで十分です。寝坊の場合も、長い言い訳より、事実と再発防止を短く書く方が自然です。
備考
備考欄には、引き継ぎ、証明書の提出予定、再発防止などを書きます。
早退の場合はここが意外と見られます。午後の打ち合わせ、電話当番、取引先への返信など、残っている仕事があるなら「〇〇へ引き継ぎ済み」と書いておくと、承認する側も判断しやすいですね。
遅刻届の理由例｜寝坊・渋滞・電車遅延の場合
遅刻届の理由は、細かく書きすぎると読みにくくなります。逆に「私用のため」だけだと、承認側が判断しにくい場合もあります。少しだけ具体的に書く、くらいが使いやすいです。
| 理由 | 書き方例 | 補足 |
|---|---|---|
| 電車遅延 | ○○線の遅延により、始業時刻に間に合わず、9時45分に出社しました。 | 遅延証明書がある場合は添付します。 |
| 渋滞 | 通勤途中の道路渋滞により、通常より到着が遅れ、10時00分に出社しました。 | 車通勤の会社では、通勤経路や天候を確認されることもあります。 |
| 寝坊 | 私事により出社が遅れ、9時40分に出社しました。今後は出勤前の確認を徹底します。 | 言い訳を長く書くより、短くまとめた方が収まりやすいです。 |
| 雪・悪天候 | 降雪による交通機関の乱れのため、始業時刻に間に合わず、10時15分に出社しました。 | 天候だけでなく、実際に何が遅れたのかを書くと伝わります。 |
| 通院 | 通院のため始業時刻に間に合わず、10時30分に出社しました。 | 事前に分かっている通院なら、前日までに相談しておく方が安心です。 |
早退届の時間の書き方
早退届では、「何時に退社したか」と「勤務できなかった時間帯」が分かるように書きます。
たとえば、9時から18時勤務で15時に早退した場合は、次のように書くと伝わりやすいです。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 勤務予定時間 | 9:00〜18:00 |
| 早退時刻 | 15:00 |
| 理由 | 体調不良のため |
| 備考 | 残作業は同じ部署の田中へ引き継ぎ済み |
休憩時間をまたぐ場合や、時間単位有休として扱う場合は、会社の勤怠ルールに合わせます。ここは会社ごとにかなり違います。迷ったら、上長か人事に確認した方が早いです。
早退届の理由例｜体調不良・通院・家庭の事情
早退は、本人だけでなく周りの業務にも影響します。理由そのものより、「残りの仕事をどうしたか」が見られる場面もあります。
| 理由 | 書き方例 | 備考に書くとよい内容 |
|---|---|---|
| 体調不良 | 体調不良のため、15時00分に早退しました。 | 本日中の対応分は佐藤へ引き継ぎ済みです。 |
| 通院 | 通院のため、16時00分に早退しました。 | 事前に上長へ相談済みです。 |
| 家族対応 | 家族の体調不良対応のため、14時30分に早退しました。 | 午後の電話対応は部署内で共有済みです。 |
| 子どもの迎え | 保育園からの連絡により、子どもの迎えのため15時30分に早退しました。 | 急な早退の場合は、まず上長へ一次連絡を入れます。 |
早退理由は、細かい家庭事情まで書かなくても構いません。読んだ人が勤怠処理と承認判断をできる程度にまとめます。
メールやチャットで連絡するときの件名例
遅刻や早退は、正式な届出の前にメールやチャットで先に連絡することが多いです。朝の駅、病院の待合室、会社の廊下など、落ち着いて文章を整えにくい場面もあります。
件名は、誰の何の連絡か分かるようにしておくと見落とされにくいです。
| 場面 | 件名例 |
|---|---|
| 遅刻連絡 | 遅刻のご連絡（営業部・山田） |
| 電車遅延 | 電車遅延による出社遅れのご連絡 |
| 早退連絡 | 本日の早退について（総務部・佐藤） |
| 体調不良 | 体調不良による早退のご相談 |
遅刻連絡メールの例文
【本文】
おはようございます。営業部の山田です。
本日、○○線の遅延により、9時45分ごろの出社となる見込みです。
出社後、遅刻届を提出します。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
早退連絡メールの例文
【本文】
お疲れさまです。総務部の佐藤です。
体調不良のため、本日15時で早退させていただきたくご連絡しました。
本日中の確認事項は田中さんへ共有済みです。
後ほど早退届を提出します。よろしくお願いいたします。
※上の例文内だけ、メール本文の見た目を崩さないために改行タグを入れています。クラシックエディタで改行を自動反映できる場合は、brタグを外しても使えます。
よくあるミスと直し方
時刻が打刻データと合っていない
一番多いのは、届出の時刻と打刻データがずれるパターンです。
メールでは「10時ごろ」と書いたあと、実際には9時52分に出社していた。届出には10時00分と書いた。こういう小さなズレですね。管理側から見ると、あとで確認しないといけません。
届出を書く前に、打刻時刻や勤怠システムの記録を見ておくと楽です。
理由がぼんやりしている
「諸事情により」「私用のため」だけだと、承認する側が判断しにくい場合があります。
もちろん、すべてを細かく書く必要はありません。体調不良なら「頭痛のため」、通院なら「通院のため」、家族対応なら「家族の体調不良対応のため」くらいで十分です。
早退後の引き継ぎが書かれていない
早退届では、理由より引き継ぎ欄が見られることもあります。
午後に取引先へ送るメール、来客対応、社内の確認作業。こうした仕事が残っているなら、備考欄に一言入れておくと安心です。「〇〇へ引き継ぎ済み」と書くだけでも、だいぶ印象が違います。
テンプレートを使うときの調整例
配布しているWordテンプレートは、そのまま使っても問題ありません。ただ、会社によっては不要な欄もあります。
たとえば、押印欄がない会社なら印鑑欄を削除します。社員番号を使っていない会社なら、社員番号欄も外して構いません。逆に、人事確認欄や承認欄が必要な会社では、右上に小さく追加しておくと運用しやすいです。
1. テンプレートをダウンロードする
各テンプレートの「ダウンロード」をクリックします。Word形式なので、社内の書式に合わせて文字や欄を直せます。
2. 自社にない欄を削る
押印欄、社員番号、承認欄など、自社で使っていない項目は削除して構いません。空欄のまま残すより、提出時に迷いにくいです。
3. 日付・部署・氏名を入力する
提出日、部署、氏名を入力します。日付は西暦か和暦のどちらかにそろえます。
4. 遅刻日・時刻／早退時刻を入力する
遅刻届では、始業予定時刻と実際の出社時刻を書きます。早退届では、退社時刻を書きます。
5. 理由と備考を入力する
理由は短く、備考には引き継ぎや証明書の提出予定を書きます。ここを少し書いておくと、あとで確認される回数が減ります。
遅刻届・早退届と他のテンプレートの違い
| 書類名 | 使う場面 | このページとの違い |
|---|---|---|
| 遅刻届 | 始業時刻に遅れて出社したとき | 出社はしているため、実際の出社時刻を書きます。 |
| 早退届 | 勤務時間の途中で退社したとき | 退社時刻と引き継ぎ状況を書きます。 |
| 欠勤届 | 1日勤務しなかったとき | 出社していないため、遅刻・早退とは勤怠処理が変わります。 |
| 有給休暇届 | 有給休暇を取得するとき | 遅刻や早退を時間休に振り替える場合は、会社のルールに合わせます。 |
よくある質問（FAQ)
関連テンプレート
監修・執筆
このページのテンプレートと解説は、Bizroute編集部（株式会社エクシア）が作成・更新しています。中小企業の事務書式、勤怠申請、社内提出書類の作成支援を行ってきた経験をもとに、現場で迷いやすい時刻・理由・引き継ぎ欄の書き方を整理しました。
就業規則や勤怠システムの扱いは会社によって違います。実際に提出するときは、所属企業のルールを優先してください。
