この記事では、人事・労務の実務支援で数百件の勤怠申請を見てきた経験から、審査や承認がスムーズに通る「遅刻届・早退届」の書き方のコツをまとめます。
就業規則や勤怠管理システムと整合し、上長・人事に誤解なく伝わる理由の書き方、提出方法、証明書の添付、メール・チャットでの連絡文例まで解説します。すぐに使えるWordテンプレートも無料でダウンロードできます。
遅刻届・早退届テンプレート（無料ダウンロード）
遅刻届（Word）
遅刻・早退届（兼用・Word）
遅刻届・早退届の基礎知識
提出の目的とタイミング
勤怠の遅刻・早退を会社に正式申請し、就業規則に沿って勤怠記録と承認フローを整えるために提出します。原則として事前申請が望ましいですが、突発的な体調不良や交通遅延は事後でも速やかに提出します。
提出先と承認フロー
所属部署の上長に提出し、必要に応じて人事・労務へ回付されます。紙の書式、メール、チャット、勤怠管理システムの申請フォームなど会社のルールに従います。
記入方法（遅刻届・早退届の書き方）
1. 日付・提出日
提出日を記入します。社内の表記ルールに合わせて西暦または和暦で統一します。
2. 部署・氏名・社員番号
所属・氏名を明確にし、押印が不要な場合は押印欄を削除します。社員番号の記載を求める会社もあります。
3. 遅刻日（または早退日）と時刻
遅刻した日付、始業予定時刻、実際の出社時刻（または早退した退社時刻）を記入します。打刻データと矛盾がないようにします。
4. 遅刻・早退の理由
就業規則と整合する事由を簡潔に記載します。体調不良、通院、交通遅延、家庭の事情、やむを得ないトラブルなどの定型表現を用いると伝わりやすいです。
5. 備考（引継ぎ・再発防止）
引継ぎ状況、再発防止、必要な対応（在宅勤務への切替、診断書提出予定、遅延証明書添付予定など）を記載します。
理由の書き方と文例
遅刻や早退の理由は、上司や人事が判断しやすいように簡潔かつ具体的に書くことが大切です。体調不良や交通遅延など、よくあるケースに対応できる文例を参考にすると安心です。
- 交通遅延：○○線の人身事故により運転見合わせのため、遅延証明書を提出します。
- 体調不良：頭痛と発熱のため受診しました。診断書は提出準備中です。
- 通院：通院のため始業時刻に間に合わず、10:30に出社しました。
- 家庭の事情：子どもの発熱対応のため、15:00で早退しました。
- 天候・災害：台風接近に伴い公共交通機関が大幅に乱れたため、在宅に切替申請を行いました。
提出方法とマナー（メール・チャット・書面）
遅刻届や早退届は、提出方法やマナーを守ることで信頼を損なわずスムーズに承認されます。メールやチャットでの事前連絡、書面やシステムでの正式提出の流れを押さえておきましょう。
基本の連絡手順
可能な限り事前に上長へ連絡します。メールやチャットで一次連絡→出社後に書面またはシステム申請という流れが一般的です。
メール連絡の例文
【件名】遅刻のご連絡（営業部・山田）
【本文】本日、○○線の遅延により9:45頃の出社となります。到着後に遅刻届を提出します。取り急ぎご連絡いたします。
添付書類
交通遅延の場合は遅延証明書、通院・体調不良は診断書の提出を求められることがあります。
早退の場合のポイント
業務の引継ぎ内容、客先アポイントの変更、在宅勤務への切替可否を備考に明記します。退社時刻と理由が打刻・予定表と矛盾しないようにします。
よくあるNG
- 理由が曖昧で具体性がない（「諸事情」など）
- 打刻・勤怠システムの申請と書面の内容が不一致
- 事後連絡のみで、上長への一次連絡がない
- 証明書の提出が必要なのに未添付のまま
テンプレートの使い方（ダウンロード～編集）
配布しているWordテンプレートをダウンロードすれば、すぐに利用できます。日付や氏名、理由を入力するだけで完成するので、自社のルールに合わせて簡単に編集できます。
1. テンプレートをダウンロードする
各テンプレートの「ダウンロード」をクリックします。保存先のダウンロードフォルダに保存されます。
2. Microsoft Wordで開く
Wordで開いて必要な項目を編集します。社内の書式に合わせ、フォントや押印欄の有無を調整します。
3. 日付・部署・氏名を入力する
日付の表記（西暦・和暦）を統一し、部署・氏名・社員番号を入力します。押印が不要なら該当欄を削除します。
4. 遅刻日・時刻／早退時刻を入力する
遅刻日と出社時刻、または早退時刻を明確に記載します。
5. 理由と備考を入力する
簡潔で具体的な理由、引継ぎや再発防止策、証明書の提出予定を記入します。
よくある質問（FAQ)
関連テンプレート
監修・執筆
実務経験に基づき、就業規則との整合・承認フローの見直し・証憑の扱いについて監修しています。最新の社内ルールは所属企業の規程を優先します。
