このページでは、参加者名簿の作成・回収・集計に特化した出欠表（出欠確認表）テンプレートを紹介します。
案内文の作成や文例（出欠確認の書き方・参加不参加を問う文章）は扱いません。文面の作成は下記の関連ページをご利用ください。
このページの範囲と除外
・範囲：参加者名簿＋出席/欠席の管理、未回答の抽出、印刷・回収
・除外：案内文・依頼文の出欠確認 文例や書き方の解説
・範囲：参加者名簿＋出席/欠席の管理、未回答の抽出、印刷・回収
・除外：案内文・依頼文の出欠確認 文例や書き方の解説
【実務経験コメント】
実務で使える出欠表テンプレートを、業務文書制作チームが無料公開。会議運営や社内イベントで累計200件超の配布を支援し、入力しやすさ・印刷可読性・個人情報配慮を重視して設計しました。
実務で使える出欠表テンプレートを、業務文書制作チームが無料公開。会議運営や社内イベントで累計200件超の配布を支援し、入力しやすさ・印刷可読性・個人情報配慮を重視して設計しました。
出欠表テンプレート（無料ダウンロード）
- 用途別に 汎用／学校・PTA／社内会議／イベント受付 を同梱
- Excel（.xlsx）・Googleスプレッドシート対応（PDFは運用に応じて）
- 印刷ガイド・保護ビュー対策・氏名/学年/所属など初期項目済み
会議用
形式を選んでダウンロード／開く
汎用
形式を選んでダウンロード／開く
出欠表テンプレートの選び方（用途別・運用別）
利用シーンごとの最適な項目と回収方法です。
学校・PTA・地域行事向け
- 項目例：
学年・組・氏名・保護者印・連絡事項 - 配布方法：
紙配布＋回収／PDF配布→スキャン回収／フォーム併用 - 留意点：
欠席理由は個人情報最小化（詳細は任意・自由記述は短く）
社内会議・セミナー向け
- 項目例：
所属・氏名・出席/欠席・遅刻/早退・オンライン参加 - 回収方法：
Teams/Googleフォーム連携で自動集計 - 繰り返し会議は定型化し、回収・リマインドを標準運用
イベント受付・懇親会向け
- 項目例：
申込No・氏名・同伴者数・アレルギー有無 - 当日運用：
名札・席次・物品とチェック欄で紐づけ - 事前に人数上限・締切・キャンセル規定を明示
FAXで送る場合の注意
出欠確認をFAXで送信する際は送付状（カバーシート）の添付が必要です。テンプレートは
FAXテンプレートをご利用ください。
出欠表の設計・運用（作り方の要点）
入力しやすさと未回答の可視化を優先し、列設計→入力規則→印刷設定の順で整えます。
基本項目の設計
- 氏名・所属は左側固定列に配置し視線移動を最小化
- 出席/欠席/未回答はデータ入力規則（プルダウン）で統一
- 締切・回収責任者・問い合わせ先をヘッダーに明記
Excelの操作ポイント
- 条件付き書式で未回答を色分け
→ リマインド対象を即時抽出 - 入力規則＋コメントで記入ルールをセル内表示
- 印刷範囲・余白・行高を調整しA4一枚に収める
Googleスプレッドシート活用
- 回答用シートを複製して共有、元データは閲覧のみ
=COUNTIF()や=FILTER()
で出席率・未回答一覧を自動計算- スマホ入力想定で列幅/行高を広めに設定
よくある失敗と対策
現場で起きやすい問題を、事前の設定とルールで対策します。
- 未回答が多い
→ スマホ導線を先頭に配置、締切強調、回答時間の目安を記載 - 二重回答
→ 申込No/メールで重複チェック、二重時は最新を採用 - 印刷ずれ
→ 余白・改ページ位置・フォント固定（游ゴ→メイリオ等）
出欠依頼メールに添える説明例（この表の使い方）
配布時に記載できる定型メッセージです。締切と記入方法を明確にすることで回収率が高くなります。
件名：○/○(○) ◯◯会議 出欠表のご記入依頼
本文：添付の出欠表にて出欠欄を選択し、備考があれば記入してください。
回答期限は○/○(○) 12:00です。
共有範囲：運営担当内（終了後○日で削除）／問合せ：◯◯（内線/メール）
よくある質問
テンプレートはExcel・スプレッドシートで使えますか
はい。Excel（.xlsx）、Googleスプレッドシートを用意しています。用途や環境に応じて選べます。
未回答者を自動で抽出できますか？
Excelは条件付き書式＋フィルター、スプレッドシートはCOUNTIF/FILTER関数で未回答行を抽出できます。
個人情報はどのように配慮すべきですか？
目的・保存期間・共有範囲を明記し、健康情報などセンシティブ情報は収集しない運用にしてください。
社内ワークフローと連携できますか？
はい。フォーム連携やTeamsのチャンネル投稿、スプレッドシートの自動計算で回収〜共有を省力化できます。
まとめ
このページでは、名簿作成と回収・集計に使える出欠表（出欠確認表）を配布しました。
文面の作成や出欠確認 文例・書き方は対象外です。案内文は関連ページをご参照ください。
