出欠表、出席表、出席簿、飲み会用の出欠表など、Excelで編集できるテンプレートを無料で配布しています。会議の参加確認、研修の受付、講座の出席記録、飲み会の人数確認など、場面に合わせて使えるように種類を分けました。
出欠表は、作る前は「氏名と出欠欄だけで足りる」と思いがちですが、実際に回収してみると、備考欄や回答日がないだけで後から少し困ります。締切前日の夕方に未回答者を探す場面を考えると、最初から列を分けておいたほうが楽でした。
出欠表テンプレート 無料ダウンロード（Excel）
出欠表は、使うタイミングで選ぶと失敗しにくいです。事前に参加・欠席を集めるなら「出欠表」、当日の受付で来場チェックをするなら「出席表」、複数回の出席を記録するなら「出席簿」が向いています。飲み会や懇親会では、会費や二次会の列があると当日かなり助かります。
| 探しているもの | おすすめのテンプレート | 使う場面 | 向いている人 |
|---|---|---|---|
| 参加・欠席を事前に集めたい | 出欠表テンプレート | 会議、説明会、社内イベント、PTA行事 | 幹事、総務、行事担当者 |
| 当日に来た人を確認したい | 出席表テンプレート | 受付、セミナー、研修、説明会 | 受付担当、運営スタッフ |
| 何日分も出席を残したい | 出席簿テンプレート | 講座、教室、研修、定例活動 | 講師、担当者、管理側 |
| 飲み会の参加人数をまとめたい | 飲み会 出欠表テンプレート | 歓送迎会、忘年会、懇親会、二次会確認 | 幹事、部署担当者 |
| 紙で返事をもらいたい | 出欠票テンプレート | 学校行事、町内会、説明会、案内文の返信欄 | 学校・地域行事の担当者 |
会議用 出欠表テンプレート
会議や説明会の参加・欠席を確認するための出欠表です。所属、氏名、出席・欠席、備考を記入できます。社内会議の前にメールで配布して、回答をまとめるような場面に向いています。
汎用 出欠表テンプレート
会議、学校行事、地域の集まりなど、用途を決めずに使える出欠表です。項目がシンプルなので、列名を少し直すだけでいろいろな場面に合わせられます。迷ったときは、まずこの汎用タイプから使うと扱いやすいです。
出席簿テンプレート
出席簿は、1回だけの出欠確認ではなく、複数回の出席状況を記録するための表です。講座、研修、教室、定例活動などで、日付ごとの出席・欠席を残したいときに使います。
たとえば、毎週火曜日の研修で「誰が何回出席したか」をあとから確認する場合、出欠表を毎回作るよりも、出席簿で横に日付を並べたほうが見返しやすくなります。月末に参加回数を数えるときも、ひとつの表で済むので楽です。
- 主な項目：No.、氏名、所属、日付ごとの出席欄、欠席回数、備考
- 使う場面：講座、研修、教室、PTA活動、定例ミーティング
- 使うときの調整：日付欄は開催回数に合わせて増減し、欠席理由を細かく書かない運用なら備考欄は広めに取る
出席表テンプレート
出席表は、当日に来た人をチェックするための表です。セミナーや説明会の受付で、来場した人にチェックを入れるような使い方が合っています。
出欠表と似ていますが、出欠表は「事前に参加・欠席を集める表」、出席表は「当日に来たかを確認する表」と考えると分けやすいです。受付で紙を1枚置いておく場合は、出席表のほうが余計な項目が少なく、記入も早く済みます。
- 主な項目：No.、氏名、所属、出席チェック、受付時刻、備考
- 使う場面：セミナー受付、研修、説明会、会議の出席確認
- 使うときの調整：受付が混む場合は、氏名を五十音順や部署別に並べておくと探す時間を減らせる
飲み会 出欠表テンプレート
歓送迎会、忘年会、懇親会などの参加確認に使える出欠表です。参加・欠席だけでなく、一次会、二次会、会費、支払状況、アレルギーなどをまとめられる形にしています。
幹事をやるとわかりますが、人数だけ先に集めてしまうと、あとから「二次会は行くのか」「会費はもらったか」「食べられないものはあるか」を別で確認することになります。最初から同じ表に入れておくと、店に人数を伝える前の確認がかなり楽です。
- 主な項目：No.、氏名、部署、一次会、二次会、会費、支払状況、アレルギー、備考
- 使う場面：飲み会、歓送迎会、忘年会、懇親会、部署内イベント
- 使うときの調整：会費を事前徴収する場合は、支払状況の列を残しておくと当日の確認がしやすい
出欠票テンプレート
出欠票は、案内文やお知らせに添えて、紙で参加・欠席の返事をもらうためのテンプレートです。学校行事、町内会、保護者会、説明会など、紙で配布して回収する場面に向いています。
出欠表が「担当者がまとめる一覧表」なのに対して、出欠票は「参加者が1人ずつ記入して提出する用紙」です。切り取って提出してもらう運用にする場合は、氏名欄と提出期限を見やすい位置に置いておくと回収しやすくなります。
- 主な項目：行事名、氏名、参加・欠席、参加人数、連絡先、備考、提出期限
- 使う場面：学校行事、町内会、保護者会、説明会、案内文の返信欄
- 使うときの調整：子ども経由で回収する場合は、保護者名と児童名を分けておくと確認しやすい
出欠表・出席表・出席簿・出欠票の違い
名前が似ているので、最初は少し迷います。実務では「いつ使うか」で分けると判断しやすいです。
| 種類 | 役割 | よく使う場面 | ひとことで言うと |
|---|---|---|---|
| 出欠表 | 事前に参加・欠席を集める | 会議、説明会、イベント、PTA行事 | 事前確認用 |
| 出席表 | 当日に来た人をチェックする | 受付、研修、セミナー、説明会 | 当日チェック用 |
| 出席簿 | 複数回の出席状況を記録する | 講座、教室、研修、定例活動 | 継続記録用 |
| 出欠票 | 参加者本人に記入してもらう | 学校行事、町内会、案内文の返信 | 紙の返信用 |
出欠表の作り方と項目の決め方
出欠表を作るときは、最初に「何を知りたいか」を決めてから項目を選びます。参加人数だけでよいのか、会費まで見たいのか、未回答者に再連絡したいのかで、列の作り方が変わります。
基本項目
| 項目 | 内容 | 省略・調整の目安 |
|---|---|---|
| No. | 通し番号を入れる欄 | 少人数なら省略しても使えます |
| 氏名 | 参加者名、対象者名を記入 | 同姓同名がある場合は所属もセットにします |
| 所属 | 部署、会社名、学年、班名など | 社内だけなら部署名で十分です |
| 出欠 | 出席、欠席、未回答を記録 | プルダウンにすると表記ゆれを防げます |
| 回答日 | 返事が来た日を記録 | 締切管理をするなら残しておくと便利です |
| 備考 | 遅刻、途中退出、代理参加、連絡事項など | 紙で使う場合は少し広めに取ります |
| 再連絡 | 未回答者に連絡したかを確認 | 人数が多いイベントでは残しておくと楽です |
用途別に追加すると使いやすい項目
| 用途 | 追加項目 | 使うときのメモ |
|---|---|---|
| 会議・説明会 | 代理出席、オンライン参加、資料要否 | オンライン参加があるときは別列にすると集計しやすいです |
| セミナー・研修 | 会社名、受付番号、受付時刻、資料配布 | 当日の受付担当が見る前提で、列を増やしすぎないほうが読みやすいです |
| 飲み会・懇親会 | 一次会、二次会、会費、支払状況、アレルギー | 会費欄を入れておくと、当日の集金漏れを減らせます |
| 学校・PTA行事 | 児童名、保護者名、参加人数、兄弟参加 | 児童名と保護者名を分けると、回収後の確認が楽です |
| 町内会・自治会 | 班名、電話番号、委任状の有無 | 電話連絡がある場合だけ連絡先欄を残します |
Excelで出欠を集計するときのコツ
Excelで管理するなら、「出席」「欠席」「未回答」の表記をそろえておくと後が楽です。ありがちなミスは、同じ意味なのに「出」「○」「参加」「出席」が混ざることです。これをやると、集計するときに数が合わず、月末や締切前に地味に時間を取られます。
- 出欠欄は「出席／欠席／未回答」のプルダウンにする
- 未回答者を空欄にせず、最初から「未回答」と入れておく
- フィルターを使って「未回答」だけを表示できるようにする
- 会費や参加人数を扱う場合は、数値の列と備考欄を分ける
- 印刷する場合は、A4一枚に収まる列数に絞る
出席・欠席を数える関数例
Excelで出席者数を数える場合は、COUNTIF関数を使うと簡単です。たとえば、D列に出欠を入力している場合は、次のように数えられます。
| 集計したい内容 | 関数例 | 使いどころ |
|---|---|---|
| 出席者数 | =COUNTIF(D:D,"出席") |
会場人数、資料部数の確認 |
| 欠席者数 | =COUNTIF(D:D,"欠席") |
欠席連絡の確認 |
| 未回答者数 | =COUNTIF(D:D,"未回答") |
締切前のリマインド |
よくあるミスと直し方
出欠表はシンプルな表ですが、実際に回収すると細かいところで詰まりやすいです。特に新人担当者や初めて幹事をする人は、列を少なくしすぎて後から確認作業が増えることがあります。
- 未回答と空欄が混ざる：未回答者を空欄のままにすると、フィルターで拾いにくくなります。未回答の人には最初から「未回答」と入れておくと、締切前の確認が楽です。
- 出席の表記がバラバラになる：「○」「参加」「出」「出席」が混ざると集計がずれます。Excelではプルダウンにして、入力する言葉を固定しておくと安心です。
- 備考欄が狭すぎる：途中参加、代理出席、アレルギーなどを書く場所がないと、別メモが増えます。紙で使う場合は備考欄を少し広めにしておくと、当日の確認がしやすいです。
- 印刷したら横にはみ出る：列を増やしすぎるとA4で読みづらくなります。受付で使う出席表は、氏名・所属・チェック欄・備考くらいに絞ったほうが使いやすいです。
出欠確認メールに添える文例
出欠表をメールで送る場合は、本文を短めにして、回答期限を目立たせます。長く書きすぎると後回しにされるので、最初に何をしてほしいかを書いたほうが回収しやすいです。
各位
お疲れさまです。
○月○日開催予定の○○会議について、出欠確認を行います。
添付の出欠表に、出席・欠席のいずれかを記入し、○月○日までにご返信ください。
遅れて参加する場合や代理出席がある場合は、備考欄にその旨をご記入ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
よくある質問
関連テンプレート
まとめ
出欠表は、会議やイベントの前に参加・欠席を集めるときに使います。当日の受付で来た人を確認するなら出席表、複数回の出席を残すなら出席簿、紙で返事をもらうなら出欠票が向いています。
テンプレートを使う前は、毎回ゼロから列を作ってしまいがちですが、実際には「氏名」「所属」「出欠」「回答日」「備考」の形を先に決めておくだけで、回収後の確認がかなり楽になります。飲み会なら会費と二次会、研修なら受付時刻、学校行事なら保護者名と児童名を足す。そんな感じで、現場に合わせて少し調整して使ってください。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアではこれまで、業務システム開発、Web制作、帳票テンプレート設計などを手がけてきました。
出欠表テンプレートでは、参加・欠席の記録漏れ、日付やイベントごとの管理ミス、備考欄の不足など、実務で起きやすい手戻りを減らせるように項目を整理しています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
出欠表／出席表／出席簿／出欠票／飲み会出欠表／出欠確認表
