「さっき○○さんから電話ありましたよ」だけで終わってしまう伝言、職場で意外とあります。
忙しい時間帯だと、付箋に急いで書いたメモが書類の下に入り込んだり、折り返し番号だけ抜けていたり。夕方になって「誰からの電話でしたっけ」と聞き直す流れは、地味に疲れます。
このページでは、電話対応や社内連絡で使える電話メモ・伝言メモのテンプレートをまとめています。A4 4分割・6分割・8分割、Excel・Word・PDF形式から選べるので、受付、総務、営業事務など、使う場面に合わせてダウンロードできます。
- 無料・登録なしで使える
- Excel・Word・PDF形式に対応
- A4サイズで印刷しやすい
- 4分割・6分割・8分割から選べる
- 社名、部署名、確認欄などを編集しやすい
- 手書き用の電話対応メモとしても使える
電話メモ・伝言メモテンプレートの選び方
電話メモは、見た目よりも「どこまで書けるか」で使いやすさが変わります。代表電話のように件数が多いなら8分割、用件をきちんと残すなら4分割が扱いやすいです。
新人の方が電話を取る場合は、最初から小さいメモを使うと、会社名・担当者名・折り返し番号のどれかが抜けがちです。迷ったら、まずはA4 4分割のシンプルタイプから試すと楽です。
| 使う場面 | おすすめ | 向いているケース | 使いやすい形式 |
|---|---|---|---|
| 社内の電話対応 | 電話メモ 4分割 | 会社名、担当者名、折り返し番号、用件をしっかり残したい場合 | Excel / PDF |
| 担当者不在時の連絡 | 伝言メモ 4分割 | 電話以外の伝言もまとめて残したい場合 | Excel / Word |
| 受付・代表電話 | A4 8分割タイプ | 短い電話メモを多く残す場合。午前中に受電が集中する部署にも向いています | PDF / Excel |
| 取引先対応 | ビジネス仕様 | 営業、総務、管理部門など、落ち着いた見た目でそろえたい場合 | Excel / PDF |
| 店舗・小規模オフィス | かわいいデザイン | 受付カウンターやスタッフ間の連絡で、少しやわらかい雰囲気にしたい場合 | Excel / PDF |
| 項目を編集したい | Excel版・Word版 | 部署名、内線、確認欄、折り返し済みチェックを追加したい場合 | Excel / Word |
電話・伝言メモテンプレート
シンプルな電話メモ・伝言メモのテンプレートです。ビジネス用、かわいいデザイン、用紙を節約できる6分割・8分割などを用意しています。
電話メモは、項目を並べるだけだと意外と使いにくいです。実務では、相手の名前だけ書いて会社名が抜ける、折り返しの要否が書かれていない、用件が「電話がありました」だけで終わる、といったことがよく起きます。本テンプレートでは、担当者が次に何をすればよいか判断しやすいように、発信者情報、用件、折り返し、対応者の欄を分けています。
シンプルタイプ
A4用紙を4分割して使う、シンプルな電話メモ・伝言メモです。会社でも家庭でも使いやすく、余計な装飾がないので印刷してすぐ使えます。
Excel版は、社名や部署名、内線番号の欄を追加したいときに便利です。PDF版は、プリンタで印刷してメモ帳のように置いておきたい場合に向いています。
ビジネス仕様
取引先からの電話、社内の折り返し連絡、営業担当への伝達など、仕事で使いやすい電話メモです。シンプルタイプと近い構成ですが、文字や罫線を少し落ち着いた印象にしています。
総務や営業事務で使う場合は、メモの右下に「対応済み」「折り返し済み」のチェック欄を追加しておくと、月末や繁忙期でも確認がしやすくなります。
かわいいデザイン
ワンポイントのイラストや、少しやわらかい雰囲気の電話メモ・伝言メモです。店舗、受付、スタッフ間の連絡など、かしこまりすぎない場所で使いやすいデザインにしています。
ただし、取引先名や折り返し番号を書く欄は省いていません。かわいい見た目でも、電話対応の記録として使えるようにしています。
6分割タイプ
A4用紙に6枚の電話メモを印刷できるタイプです。4分割より少し小さめですが、短い用件なら十分書けます。
受付や店舗で「折り返しあり」「来店予定の確認」など、短い連絡をたくさん残す日は、6分割の方が用紙を使いすぎずに済みます。
8分割タイプ
A4用紙に8枚の電話メモを印刷できるタイプです。用件が短い場合や、電話件数が多い受付で使いやすい形式です。
ただし、細かい内容を書くには少し狭いです。新人の電話対応や、取引先との込み入った用件には4分割の方が安心です。
ワード版の伝言メモテンプレート
Word版の伝言メモテンプレートです。A4 4分割で、中心に区切り線があるため、印刷後に切り分けやすくなっています。
Wordで社名や見出しだけ少し直したい場合や、Excelの操作に慣れていない担当者が使う場合はこちらが扱いやすいです。
電話対応メモとして使う場合の書き方
電話対応メモとして使う場合は、「電話がありました」だけで終わらせないのがコツです。受け取った担当者が、次に何をすればいいか分かる形で残します。
たとえば月曜の朝、取引先から納期確認の電話が入った場合は、会社名、担当者名、折り返し番号、用件、急ぎかどうかを分けて書いておくと後が楽です。急ぎの電話なのに「折り返しお願いします」だけで渡してしまうと、優先順位が分からず、対応が後回しになることがあります。
電話に慣れていない新人の方は、最初からきれいにまとめようとしなくても大丈夫です。まずは聞いた順にメモし、電話を切ったあとにテンプレートの欄へ整理する流れの方が、聞き漏れを減らしやすいです。
- 受付日時：あとで確認できるように、日付と時間を残します。
- 相手の会社名・氏名：聞き取りにくい場合は、漢字や読み方を確認しておくと安心です。
- 連絡先：代表番号、直通、内線など、折り返しに使う番号を書きます。
- 用件：「見積書の再送依頼」「納期確認」など、短くても内容が分かる言葉にします。
- 折り返しの有無：電話を返すのか、伝達だけでよいのかを分けます。
- 対応者・伝達済み：誰が受けて、誰に渡したかを残します。
渡す前の確認リスト
メモを渡したあとで「番号が書いてなかった」と気づくのは、かなりよくある失敗です。渡す前の30秒で、次の4点だけ確認しておくと、折り返しの手間が減ります。
- 折り返し先の番号・内線は書いたか
- 相手の会社名と名前が分かるか
- 急ぎかどうかが伝わるか
- 誰に渡したか、あとで追えるか
印刷設定と用紙の節約方法
印刷したら枠が切れていた、文字が小さすぎて読みにくい。電話メモでは、こういう小さなズレも地味に困ります。
まず1枚だけ試し刷りして、余白と文字の大きさを確認してからまとめて印刷すると失敗しにくいです。
- 印刷設定はA4・等倍（100%）を基本にします。「用紙に合わせて縮小」にすると、枠線や文字が小さくなることがあります。
- 6分割・8分割タイプは、余白を5mm前後にすると収まりやすくなります。
- 電話件数が多い部署では、8分割を使うと用紙を抑えられます。ただし、細かい用件が多い場合は4分割が向いています。
- 共有フォルダに印刷用ファイルを置く場合は、ファイル名に更新日を入れておくと、古い版との取り違えを防ぎやすいです。
- 裏紙を使う場合は、裏面に個人情報や社外秘の情報が残っていないか確認してから使ってください。
種類と選び方
電話メモ・伝言メモは、分割数やデザインで使い心地が変わります。テンプレートを使う前は、白紙や付箋にその場で書くことも多いですが、テンプレートを使うと「聞く項目」が先に見えるので、電話中に焦りにくくなります。
| 種類 | 特徴 | 向いている場面 | 迷ったときの選び方 |
|---|---|---|---|
| 4分割 | 記入欄が広く、会社名や用件を書きやすい | 総務、営業事務、取引先からの電話対応 | まずはこれ。失敗しにくい標準タイプです |
| 6分割 | 用紙効率と書きやすさのバランスがよい | 短めの伝言が多い部署、店舗の連絡メモ | 4分割だと少し大きいと感じる場合に使います |
| 8分割 | 1枚で多くのメモを印刷できる | 受付、代表電話、短い折り返し連絡 | 件数が多く、用件が短い場合に向いています |
| ビジネス仕様 | 落ち着いたレイアウトで社内利用に合いやすい | 取引先対応、部署内の電話受付 | 会社で共通利用するならこのタイプが無難です |
| かわいいデザイン | やわらかい印象で、受付や店舗でも使いやすい | 店舗、受付、スタッフ間の連絡 | 堅すぎない雰囲気にしたい場合に選びます |
| Word版 | 文章や見出しを編集しやすい | 社内用に少し文言を変えたい場合 | ExcelよりWordに慣れている方に向いています |
Excel版の電話メモを使うときの調整例
Excel版は、行の高さや列幅を変えやすいので、自社用に調整して使うのに向いています。最初に少し手を入れておくと、毎日の電話対応が楽になります。
たとえば代表電話で使うなら、「部署名」「内線」「折り返し済み」の欄を追加しておくと便利です。営業担当が多い会社では、担当者名を選べる欄を作っておくと、名前の書き間違いも減らせます。
- 電話件数が多い部署：A4 8分割にして、短い伝言を多く残せるようにする
- 取引先対応が多い部署：4分割にして、用件欄を広めにする
- 社内専用で使う場合：部署名、内線、担当者欄を追加する
- 確認漏れを減らしたい場合：「折り返し済み」「伝達済み」のチェック欄を入れる
電話メモと伝言メモの違い
電話メモは、電話を受けた内容を担当者へ伝えるためのメモです。伝言メモは、電話に限らず、来客時の連絡や社内のちょっとした伝達にも使えます。
実務では、ほとんど同じように使われることも多いです。ただ、電話対応が中心なら「電話メモ」、不在時の連絡全般に使うなら「伝言メモ」と考えると選びやすいです。
| 種類 | 主な使い方 | よく書く内容 |
|---|---|---|
| 電話メモ | 電話を受けた内容を担当者へ伝える | 相手の会社名、氏名、電話番号、用件、折り返しの有無 |
| 伝言メモ | 不在時の連絡や社内の伝達を残す | 伝える相手、内容、日時、対応済みかどうか |
よくある質問
まとめ
電話メモや伝言メモは、ただの小さな紙に見えます。でも、折り返し番号、用件、急ぎかどうかがきちんと残っているだけで、あとから対応する人はかなり助かります。
口頭で伝えたつもりでも、忙しい日は抜けます。午後の電話が続く時間帯などは特にそうです。
テンプレートを使うと、聞く項目があらかじめ並んでいるので、電話中に迷いにくくなります。まずはA4 4分割のシンプルタイプを印刷して、部署に合わせて少しずつ直していくと使いやすいです。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
- 業務システム開発
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票テンプレート設計
電話メモ・伝言メモでは、相手の会社名や担当者名の聞き漏れ、折り返しの有無の伝達漏れ、用件が曖昧で対応が止まる場面が起きやすいです。本テンプレートでは、発信者情報、折り返し、用件、対応者の欄を分け、社内で引き継ぎやすい形にしています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
電話メモ／伝言メモ／電話対応メモ／社内連絡／折り返し管理
