「さっき○○さんから電話ありましたよ」——それだけで終わってしまう伝言、職場でよくありませんか？
現場でよく見たのが、付箋に殴り書きされた伝言が机の上で迷子になっている光景です。そういった小さなミスを減らしたくて、実務で使いながら改良してきたのがこのテンプレート集です。
受電件数が多い日は、メモの書き方で折り返しのミスが起きやすいです。この記事では、そんな経験から生まれたテンプレートを、用途別にまとめて紹介します。
- 無料・登録なしで今すぐ使える（手間なく始められます）
- Excel・Word・PDF、使い慣れた形式でどうぞ
- A4サイズで印刷に最適
- 4分割・6分割・8分割など用途に応じて選べる
- 社名ロゴ・行数・レイアウトのカスタマイズも簡単
- 手書き派にも便利な印刷用フォーマット付き
電話・伝言メモテンプレート
シンプルで個人、ビジネスを問わず使える電話・伝言メモのエクセルテンプレートです。
- 相手の会社名・名前が聞き取れず空欄のまま渡される
- 折り返しの要否が書かれておらず、受け取った側が判断できない
- 用件が「電話がありました」だけで、内容が何も残っていない
といったトラブルが起きがちです。本テンプレートは、こうした現場の課題を踏まえた構成になっています。
シンプルタイプ
伝言・電話を受けたことを伝えるA4 4枚タイプのシンプルな伝言・電話メモです。シンプルなつくりなので、そのまま会社や家庭の電話メモ帳として使用したりカスタマイズも簡単です。
ビジネス仕様
ビジネスで使用する場合に使用できる伝言・電話メモテンプレートです。A4 4枚の用紙を作成できます。シンプルタイプと大きく違いはありませんが、フォントやレイアウトを少し固めにしてあります。
かわいいデザイン
ワンポイントのかわいいイラストやフォントを柔らかくした伝言・電話メモ帳です。イラストを変更すればオリジナルの電話メモとして使用することもできます。
6分割タイプ（用紙効率を重視したい方に）
A4用紙に印刷して６枚の電話メモを作成できます。
8分割タイプ
A4用紙に８枚の電話メモを作成することができます。用件が少なく、小さな用紙で十分な場合に資源の節約になります。
ワード版(4分割)
ワード版の伝言・電話メモテンプレートの４分割版です。中心には区切り線があるので、分割しやすいです。ワードの方が使いやすい場合は、こちらのテンプレートを利用してください。
伝言メモの書き方と必須項目
伝言メモは、一見シンプルに見えて、意外と抜けが出やすいものです。以下のポイントを意識するだけで、引き継ぎのトラブルをぐっと減らせます。
- 受付日時を必ず記入します。
「さっき電話があった」という曖昧な記憶は、忙しい時間帯ほど当てにならないからです。 - 相手の会社名・氏名・連絡先（電話・内線・メール）をセットで書きます。
どれか一つでも欠けると、折り返しの手が止まります。 - 要件は話し言葉のままではなく、「見積もり再送の依頼」「納期確認」など、ひと目で内容がわかる言葉に置き換えてまとめましょう。
- 折り返しの要否・至急フラグにチェックを入れて優先度を明確にします。受け取った側が判断に迷わないための一手間です。
- 受け手（対応者）と伝達済みチェックを入れ、「誰に渡したか」を残しておきます。引き継ぎ漏れの多くは、ここが曖昧なことから起きます。
チェックリスト（ミス防止）
メモを渡したあとで「番号が書いてなかった」と気づくのは、意外とよくある失敗です。渡す前の30秒で、次の4点を確認してみてください。
- 折り返し先の番号・内線は書きましたか。
- 名前にふりがなを添えていますか——珍しい読み方の場合、これがないと担当者が折り返し時に詰まります。
- 至急・重要など優先度にチェックを入れましたか。
- 引き継ぎが終わったら、必ず伝達済みにチェックを。「言った・言わない」を防ぐ最後の砦です。
印刷設定と用紙の節約方法
印刷したら枠が切れていた、文字が小さすぎて読めない——そんな失敗を防ぐために、最初に設定を整えておくのが得策です。用紙の節約にもつながるので、一度設定してしまえばあとは楽になります。
- 印刷設定はA4・等倍（100%）を基本にしましょう。「用紙に合わせて縮小」にしていると、枠線が途切れたり文字がつぶれたりする原因になります。
- 6分割・8分割タイプを使う場合は、余白設定を5mm前後に絞るとメモが用紙内にきれいに収まります。Wordなら「ページ設定→余白」から変更できます。
- 両面印刷を活用すると用紙代を半減できます。裏紙を使う場合は、個人情報や社外秘の内容が裏面に残っていないか確認してから使いましょう。
- 職場全体で使うなら、印刷用テンプレートをファイルサーバや共有フォルダに置いておくと、誰でも最新版をすぐ使えます。ファイル名に日付を入れておくと、古いバージョンの取り違えも防げます。
種類と選び方（4・6・8分割／ビジネス／かわいい）
伝言メモは分割数やデザインによって使いやすさが変わるため、目的に合わせて選びましょう。
- 書きやすさ重視の標準サイズです
- 電話要件が多い部署でも見やすく整理できます
6分割
- 省スペースと視認性のバランスが良いタイプです
8分割
- 要件が短い場合や個人利用に向いています
- 落ち着いた書体と罫線で、社外共有にも最適です
かわいいデザイン
- 受付や店舗での利用におすすめで、親しみやすさが伝わります
ワード版
- プリンタ差異でもレイアウトが崩れにくく安心です
実務経験からのポイント
▷ 作成意図と背景
「書き忘れが起きない並び順」にこだわった点が、一番の工夫です。
▷ よくある失敗と回避例
相手の名前も、聞いたつもりが聞き取り違いだったというケースは珍しくありません。記入欄をあらかじめ設けておくだけで、こうした抜けは大幅に減ります。
▷ カスタマイズ例
社内専用にする場合は自社ロゴや部署名を入れておくと、外部からのメモと混在しにくくなります。また、打ち合わせ内容も兼ねて記録したい場合は、
備考欄を大きめに取るとそのまま議事メモとしても使えます。
よくある質問（FAQ)
まとめ
口頭で済ませたつもりが、翌日「聞いてない」になる——伝言メモはそういう場面で静かに活躍します。
折り返し忘れや聞き間違いが減るだけで、一日の終わり方がちょっと変わります。
今回紹介したテンプレートを用途に合わせて選んでみてください。社名や項目は自由に変えられるので、ひな形として自分専用のメモに育てるのもカンタンです。
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアではこれまで、
- 業務システム開発（在庫管理・業務管理など）
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票テンプレート設計
などを手がけており、実務ベースでの業務フロー設計に強みがあります。
本テンプレートは、電話・伝言対応の現場で起きやすい
- 相手の会社名・担当者名の聞き取り漏れ
- 折り返しの要否が伝わっていない
- 用件が曖昧で、受け取った側が対応を判断できない
といったトラブルを防ぐ目的で設計しています。
そのため本テンプレートでは、「発信者情報の確実な記録」「折り返し要否の明示」「用件・対応内容の明確化」を基本設計としています。
■ 著者
Bizroute編集部（株式会社エクシア）
■ 監修
株式会社エクシア
■ 最終更新日
■ 用途
電話メモ／伝言メモ／社内外への電話対応記録／受電・折り返し管理
