従業員やイベント・セミナーなどの参加者を一覧で管理するためには名簿作成が必要です。紙よりも、エクセルで管理したほうが修正や追加などが簡単で便利です。
私たちは、10年以上にわたり中小企業や自治体、教育機関向けのテンプレート制作を行っており、その経験をもとに実務で役立つ名簿フォーマットを紹介します。
名簿テンプレートの特徴と選び方
名簿は、メンバーの情報を一覧で把握できる便利なツールです。ここでは、名簿の活用場面、他の書類との違い、Excelテンプレートの利点について整理します。
名簿とは？定義と利用シーン
名簿は、あるグループに属する人の情報を一覧化したものです。使用されるシーンは多岐にわたります。
主な利用シーン：
- 学校のクラス名簿やPTA名簿
- 会社の社員名簿や部署内の連絡表
- 町内会・自治会・サークルの会員名簿
- イベントや研修などの参加者リスト
住所録・連絡網との違い
名簿とよく似た書類として「住所録」や「連絡網」がありますが、それぞれ用途が異なります。
各書類の違い：
- 名簿：
氏名・ふりがな・所属・連絡先などを幅広く記載。名簿全体の管理に最適 - 住所録：
主に郵送や訪問のための住所をまとめたもの - 連絡網：
緊急時の連絡体制を整えるためのもの。電話番号順や伝達順に並ぶことが多い
Excelで作る名簿のメリット
名簿をExcelで作成することで、管理・共有・印刷が非常にスムーズになります。
Excel名簿の利点
- 並べ替え・絞り込み・検索が簡単（フィルタ機能やソート機能）
- カスタマイズしやすく、項目を自由に追加・削除できる
- 共有やバックアップが容易（メール添付やクラウド保存）
- 印刷やPDF化にも対応し、配布資料として活用できる
- 関数や条件付き書式を活用すれば、重複チェックや未記入チェックも可能
テンプレートカテゴリ一覧
汎用の名簿
学校・学級用
- 出席番号
- 氏名・ふりがな
- 性別・生年月日
- 保護者名・続柄
- 住所・電話番号・緊急連絡先
- 担任・教務用の管理資料として
- 遠足や行事の引率用リストに
- 保護者会資料・緊急連絡網の下地に
- クラス変更時はバックアップを残す
- 学年・クラスの記載を忘れずに
- 電話番号・氏名の誤字脱字チェックを徹底
部活動・クラブ活動名簿
- 氏名・ふりがな
- 学年・所属クラス
- ポジション・役割
- 保護者名・連絡先
- 部内の役割分担や出欠管理に
- 大会申込用に情報を一覧化
- 保護者対応用の連絡台帳に
- 退部者や転校生の記録を早めに更新
- 役職や学年で並べ替えて見やすく整理
- 大会提出用には別ファイルを作成して管理
PTA・児童クラブ
- 保護者氏名・ふりがな
- 児童名・学年・クラス
- 役職（会長・書記など）
- 連絡先（電話・メール）
- 年度ごとの役員表として活用
- 緊急時やイベント運営時の連絡体制に
- 会費管理や委員会名簿の元データに
- 個人情報の扱いに注意（不要項目は非表示）
- 年度ごとにシートを分けて保存
- 共有時はパスワード付きExcelで配布
保育園・学童用名簿
- 園児氏名・ふりがな
- 性別・生年月日
- 保護者名・緊急連絡先
- 健康情報やアレルギー欄（必要に応じて）
- クラスごとの名簿管理に
- 引き渡し・欠席・遅刻の記録用台帳として
- 行事や避難訓練用の持出リストに
- 保護者連絡先は最新状態を維持
- 個人情報保護のため印刷物管理を徹底
- 誕生日順やクラス別で並び替えると便利
サークル・趣味の会名簿
- 会員番号
- 氏名・ふりがな
- 連絡先（電話・メール）
- 入会日・会費状況
- 出欠表・会費管理のベースとして
- 役職や活動歴の記録に
- 会報・イベント連絡の送信先台帳に
- 会費状況は非表示列で管理して公開時に隠す
- 入退会履歴を残すために編集履歴を保存
- 年に1回は情報の更新をメンバーに依頼
イベント・セミナー参加者名簿
- 氏名・ふりがな
- 会社名・部署名
- 連絡先（メール・電話）
- 参加ステータス（出席・欠席）
- 受付表や名札印刷用データに
- アンケートやフォローアップメールの宛先管理
- 参加証や資料送付管理にも使える
- フォーム入力データと突合して正確性を確認
- 欠席者・当日参加者の欄を別列に分ける
- 同姓同名に備えて会社名・所属も記録
従業員向け｜労働者・社員名簿テンプレート
社員や従業員の氏名・性別・生年月日・住所・緊急連絡先などを記録するフォーマットです。テンプレートのタイトルや項目を調整すれば、個別用途にも応用可能です。
- 氏名・ふりがな
- 性別・生年月日・年齢
- 住所・緊急連絡先
- 所属部署・役職・入社日
- 労働者名簿として人事台帳の基礎に
- 保険・労務手続きに必要な情報整理
- 年末調整や法定帳票作成の下地データに
- 個人番号など機微情報は別管理にする
- PDF出力時に不要な列を非表示に
- 退職者は「退職日」列を追加してアーカイブ
テンプレートの編集・活用方法
ダウンロードした名簿テンプレートは、目的や運用に応じて自由にカスタマイズできます。このセクションでは、Excelでの項目追加や集計、印刷や配色の工夫、スマホ表示への対応まで、名簿の編集活用のコツを紹介します。
項目追加・編集方法
テンプレートには目的別に最低限の項目が設定されていますが、使用シーンに応じて自由にカスタマイズ可能です。
- メールアドレスやLINE IDなどの連絡手段
- 入会日・在籍期間・役職などの管理情報
- 備考欄や出席記録欄の追加
編集時のポイント：
- 列の挿入は、必ず既存データと並びを揃えて行う
- 不要な列は削除せず「非表示」にするのが安全
- テンプレートをコピーして編集用とバックアップ用に分ける
Excel関数・集計事例
Excelの関数を使えば、名簿の情報を集計・抽出して管理する場合に役立ちます。
活用例：
- COUNTIF関数： 会費未納者の人数をカウント
- VLOOKUP関数： 学籍番号から氏名を自動取得
- IF関数： 年齢や在籍年数で区分を分ける
集計におすすめの機能：
- テーブル機能で並び替え・フィルタ
- ピボットテーブルで学年別・支払い別の統計
印刷・配色・レイアウト変更のコツ
テンプレートは印刷を前提としたA4サイズで設計されていますが、配色やレイアウトを変えることでより見やすく・使いやすくなります。
主な編集ポイント：
- 行の交互色（バンド）で可読性アップ
- 列幅は「自動調整（ダブルクリック）」で整える
- 印刷範囲は「ページレイアウト」タブで設定
- ヘッダーやフッターに団体名や日付を追加
おすすめの配色：
- ブルー系：落ち着いた印象（社員名簿など）
- グリーン系：親しみやすさ（園児名簿など）
- グレー系：シンプルな業務用途に最適
スマホ・PC両対応の活用方法
ExcelファイルはPCだけでなくスマートフォンやタブレットでも閲覧・編集が可能です。クラウド保存を活用すれば、外出先でも情報共有できます。
スマホ対応のポイント：
- ファイル形式は.xlsx推奨（GoogleスプレッドシートやExcelアプリ対応）
- 列数を増やしすぎない（画面横幅に注意）
- スマホで使う場合は「閲覧専用モード」で閲覧を想定
おすすめの共有方法：
- GoogleドライブやOneDriveに保存して共有リンクを発行
- LINEやSlackなどのグループチャットで共有
- PDF化して配布する（印刷用に整える）
名簿作成・運用の注意点
名簿は便利な反面、個人情報が多く、取り扱いには細心の注意が必要です。ここでは、名簿作成や運用時に気をつけたいポイントや、実務でよくある失敗と対策をまとめました。
個人情報保護のポイント
名簿には氏名・住所・連絡先・生年月日などの個人情報が含まれます。無断共有や管理ミスは法的リスクにつながるため、慎重な運用が求められます。
作成・運用時の注意点：
- 名簿の目的・使用範囲を明確にする（例：学校内・クラブ内のみ）
- 本人や保護者からの事前同意を得る（できれば文書で）
- ファイルにはパスワードや編集制限をかける
- USBや印刷物の紛失・置き忘れを防ぐ
公開NG項目の例：
- 住所や電話番号の全体公開
- 学籍番号や社員番号の外部持ち出し
管理と共有時の工夫
メンバーや保護者とのスムーズな共有を実現するには、セキュリティと利便性のバランスが重要です。
安全に共有する方法：
- Googleドライブ・OneDriveなどで「閲覧のみ」に設定
- 編集は代表者のみに限定し、誤操作を防止
- 定期的にファイルを更新し、古い名簿は削除またはアーカイブ
運用時のチェックポイント：
- 閲覧・編集履歴を残す（クラウド保存がおすすめ）
- 誤送信・誤共有がないかダブルチェック
- スマホ・PCでのレイアウト崩れを事前に確認
よくある失敗例とプロのTips
名簿を扱う際にありがちなミスや、避けたい運用例を以下に紹介します。
- ファイル名が曖昧で最新版がわからなくなる（例：名簿.xlsx）
- 配布後に情報を更新しても周知されない
- 印刷時に列が切れて項目が読めなくなる
- 誤字脱字や氏名の漢字ミスに気づかない
実務で役立つTips
- ファイル名に日付やバージョン番号をつける（例：名簿_2025_v2.xlsx）
- 編集前にコピーを取り「作業用」と「配布用」を分ける
- チェックリストで記載漏れ・表記ゆれを防ぐ
- 印刷前に「印刷プレビュー」で改ページと余白を確認
よくある質問（FAQ）
関連テンプレートの紹介
その他、名簿テンプレートに関連のあるテンプレートは以下を参考にして下さい。
まとめ｜名簿テンプレートで情報管理を効率化
今回は、汎用的な名簿から従業員名簿、イベント、サークル、教育系名簿など様々なテンプレートを紹介しました。
名簿は、エクセルで一覧表を作ってから、項目を記入していくことで作成できますがテンプレートを使用すれば、必要な項目を修正するだけでオリジナルの名簿を簡単に作成することができます。
