支払明細書とは、取引先や外注先などに対して「いくら支払ったか」を記録・証明するための書類です。
給与明細のように従業員への給与支払いを証明するものとは異なり、主に企業間・業務委託・仕入れに関連して使用されます。
この記事では、取引記録を整理できる支払明細書のエクセルテンプレートを紹介します。
支払明細書テンプレート
支払明細書のエクセルテンプレート01
支払明細書のエクセルテンプレート02
支払明細書のエクセルテンプレート03
支払明細書のエクセルテンプレート04
支払証明書のフォーマット
支払明細書には、特に決められたフォーマットというのはありませんが、ある程度設定しておくべき項目はあるので、それを紹介します。
発行日(日付)
相手先の企業名(氏名)
御社の会社名、住所、電話番号など
取引の明細表
金額の合計
相手先の企業名(氏名)
御社の会社名、住所、電話番号など
取引の明細表
金額の合計
上記の項目を基本として、各会社で必要な項目を作成します。
このサイトでも支払明細書のテンプレートを配布しているのでそちらをベースとして自社用にカスタマイズして使用すればいいでしょう。
支払明細書の使いどころ（仕入・外注・業務委託）
仕入れや業務委託など、どのような場面で支払明細書を利用するとよいかをまとめました。
- 仕入・購買：
商品や材料の購入における支払履歴の整理・相手先確認 - 外注費・業務委託：
制作・開発・コンサル等の委託報酬の支払内訳 - 経費精算の裏付け：
請求書・領収書と紐づけて監査・証跡を補強
支払明細書の作り方（必須項目）
支払明細書を作成する際に押さえるべき基本の項目です。
発行日（作成日）
支払先（会社名・氏名・住所）
自社情報（会社名・部署・住所・電話）
取引明細（品名/作業名・数量・単価・金額・税区分 等）
支払合計（税額・控除額・差引支払額）
（必要に応じて）案件名/部門/源泉所得税/振込手数料 等
支払先（会社名・氏名・住所）
自社情報（会社名・部署・住所・電話）
取引明細（品名/作業名・数量・単価・金額・税区分 等）
支払合計（税額・控除額・差引支払額）
（必要に応じて）案件名/部門/源泉所得税/振込手数料 等
上記の基本項目を押さえ、目的に合わせて項目を追加するといいでしょう。テンプレートをベースに自社用へ調整してください。
請求書・領収書・支払明細書の違い（早見表）
請求書・領収書との違いは、表で確認すると理解しやすくなります。
| 書類 | 目的 | 発行側 | 支払の事実 |
|---|---|---|---|
| 請求書 | 代金の請求 | 提供者 | 未確定（請求時点） |
| 領収書 | 受領の証明 | 受領者 | 確定（支払い完了） |
| 支払明細書 | 支払内訳の整理 | 支払者 | 支払処理の内訳確認 |
支払明細書と給与明細の違い
従業員向けの給与明細との区別を明確にし、検索意図の混同を避けます。
- 対象：
支払明細＝取引先/外注など、給与明細＝従業員 - 法的位置付け：
給与明細は労務・税務での提示が実務慣行、支払明細は社内管理の補助資料 - 明細内容：
支払明細＝請求内訳/源泉控除等、給与明細＝基本給/手当/控除/社会保険/所得税 等
よくある質問（FAQ)
支払明細書は誰が作成するのですか？
支払明細書は、代金を支払う側（経理部門や発注者）が作成します。請求書と照らし合わせて記録用・確認用に使われます。
支払明細書は法的効力がありますか？
いいえ、支払明細書そのものに法的効力はありません。支払いの証明には領収書が必要ですが、内部管理や監査対応には有効です。
給与の支払いにも支払明細書を使えますか？
できません。給与の支払いは従業員向けの「給与明細」で行います。支払明細書は取引先や外注への支払いに使用します。
支払明細書に押印は必要ですか？
必須ではありませんが、相手先へ渡す場合や正式書類として扱う場合は、会社印や角印を押すと信頼性が高まります。
