要件定義書テンプレートのダウンロード
ファイルは「完成サンプル」と「空欄のフレーム版」に分かれています。初めて作るなら、まずサンプルを開いて書き換えていくのが早いと思います。
要件定義書サンプル｜新見積管理システム
PDFとWordは同じ内容です。PDFはブラウザで読んだり印刷したりする用、Wordは文章を書き換えて自社用に作り直す用と考えてください。
表紙には作成者・作成日・最終更新日・文書番号の欄があり、本文は業務要件から改訂履歴まで9章です。
Word版｜空欄のフレーム版
表紙と目次、3章・28項目の見出しだけを入れた書式です。画面一覧や帳票一覧、テーブル定義書、移行性、教育、保守まで見出しを用意しています。規模の大きい案件や、外部の開発会社に出す資料向けです。
Excel版｜サンプル版・フレーム版
サンプル版は表紙・更新履歴・目次のあとに、第1章から第8章までを1章1シートで並べた全11シートです。フレーム版は表紙・更新履歴・目次・内容の4シート。内容シートをコピーし、章ごとに増やしながら使えます。
Googleスプレッドシート版
シートの構成と中身はExcel版と同じです。Googleアカウントにログインした状態で開き、自分のドライブにコピーしてから編集します。社外の開発会社と同じファイルを見ながらコメントをやり取りしたい場合に便利です。
ファイルごとの違いと選び方
同じ「要件定義書」でも、ファイルによって章立てが少し違います。とくにWordのフレーム版とサンプル版は別物と思ってもらったほうがいいですね。
| ファイル | 中身 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| サンプル（PDF・Word） | 記入例入り。業務要件、利用者・権限、機能要件など9章 | 初めて書く、社内向けの小さめの案件 |
| Wordフレーム版 | 空欄。業務要件・機能要件・非機能要件の3章28項目 | 開発会社への発注、関係部署が多い案件 |
| Excelサンプル版 | 記入例入り。1章1シートの全11シート | 章ごとに担当者を分けて書く |
| Excelフレーム版 | 空欄。表紙・更新履歴・目次・内容の4シート。目次はサンプルと同じ8章 | サンプルの章立てで、空欄から書く |
個人的には、社内の小さなシステムならサンプルの9章をそのまま流用して足りると思います。外に出す資料なら、Wordフレーム版の28項目を目次がわりに見て、書き漏れがないか確かめる使い方もできます。
完成サンプルの中身｜どこまで書けばいいかの目安
サンプルの記入量は、思ったより少ないかもしれません。背景は2文、目的は1文です。最初の版はこのくらいで十分で、打ち合わせのたびに足していけば形になります。
対象範囲には「営業部による見積作成業務」「承認フローの整備」「顧客・商品マスタの参照」「既存システムとの簡易連携（CSV取り込みのみ）」の4つを書きました。
対象外は「複雑な在庫管理機能」と「価格自動決定アルゴリズム」の2つ。やらないことを先に書いておくと、あとで「入っていると思っていた」という話になりにくいです。
機能一覧は5つ
| 機能ID | 機能名 | 概要 |
|---|---|---|
| F-001 | 見積作成 | 顧客・商品情報を基に見積を作成する |
| F-002 | 承認ワークフロー | 申請・承認・差戻しを行うワークフロー |
| F-003 | 過去見積検索 | 過去データを条件検索できる |
| F-004 | 商品マスタ参照 | マスタ登録された商品情報を参照する |
| F-005 | ダッシュボード | 承認状況や進捗を一覧で表示 |
詳しく書いているのはF-001とF-002だけ。小計・税額・合計の自動計算や、差戻し理由の入力を必須にする、といった中身です。
全部の機能を同じ細かさで書こうとすると終わらないので、もめそうな機能から先に詰めるくらいでいいと思います。
決まっていないことを空欄のまま放っておくより、「未定」と書いて期限を置くほうが、レビューのときに話が進みます。
テンプレートを使うときのコツ
Wordは目次を最後に更新する
Word版は、章の見出しに「見出し1」「見出し2」のスタイルを使い、目次は自動で作る形にしています。章を足したり消したりしたら、目次の上で右クリックして「フィールド更新」を選ぶと、ページ番号がそろいます。フレーム版は見出しだけなので、配布時点では目次がすべて3ページになっています。本文を書き足したあとに更新してください。
Excelの更新履歴はレビューごとに残す
Excel版の「更新履歴」シートには、作成・更新日、更新者、更新箇所、更新内容を18行まで書けます。サンプルでは2行目に「3-2.機能詳細」「承認フロー仕様の更新」と入れてあります。どの章を誰がいつ直したかが残るので、レビューのたびに1行足していく使い方がおすすめです。
WordとExcelの機能IDをそろえる
WordとExcelを両方使う場合は、機能IDをそろえておくと便利です。Word本文の「F-002」とExcelの機能一覧の「F-002」が同じものだとすぐわかるので、片方だけ直し忘れたときに気づけます。
要求仕様書・基本設計書との違い
発注する側が「こうしたい」という希望をまとめたものです。
その希望のうち今回どこまで作るかを、作る側と発注する側で合意した内容です。
その次の段階で、画面や帳票、データベースをどう作るかを決めていきます。
小さな改修なら1つの資料にまとめてしまう会社もあります。このテンプレートも、サンプル版は要件定義の範囲、Wordフレーム版は画面一覧やテーブル定義書まで見出しがあるので、基本設計の入口まで含めた作りです。
