採用担当・総務人事の実務をもとに、内定者の入社手続きで使う入社書類専用の送付状について、実際の現場目線でまとめています。
用途ごとの書き分け方、郵送・メール提出の違い、個人情報やマイナンバーの扱いなど、実務でつまずきやすい箇所はチェックリストと文例を使って確認できるようにしました。
入社書類の送付状テンプレート（Excel）
内定者の入社手続きで使う入社書類専用の送付状テンプレートです。
会社から内定者へ、内定者から会社への双方向で使えます。「送付書類名」の部分は自社の運用に合わせて書き換えてご使用ください。
| ファイル名 | koyou_soufu01.xlsx |
|---|---|
| ファイルタイプ | エクセル |
| 作成バージョン | excel2013 |
| ファイルサイズ | 12.15 KB |
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入社書類の送付状とは（用途と使いどころ）
送付状には、同封書類の一覧・件名・提出期限・問い合わせ先をまとめて記載します。受け取った側が何をいつまでに返せばよいかがひと目でわかるのが目的です。
通常の書類送付と違うのは、マイナンバーや身元確認書類といった個人情報を扱う点です。コピー厳禁・返却対応など、取り扱い上の注意を送付状に明記しておくと、後のトラブルを防ぎやすくなります。
同封する入社書類の例
会社・業種によって異なりますが、実務でよく同封される書類は以下のとおりです。
会社 → 内定者（案内送付時）
- 雇用契約書（2部・返送1部）
- 入社誓約書・身元保証書
- 個人情報取扱同意書・マイナンバー提出のご案内
- 扶養控除等申告書・通勤経路届・給与振込依頼書
- 健康診断書の提出案内・初出社案内（持ち物・集合時間）
内定者 → 会社（返送時）
- 雇用契約書（署名押印済）
- 各種届出書（住所・通勤・振込口座）
- 本人確認書類の写し（注意書き参照）
- マイナンバー提供書類（案内状に記載の方法で提出）
送付状の書き方（必須項目）
送付状の項目は、抜けがあると後々のトラブルにつながりやすいので、以下を必ず盛り込むようにしています。
- 件名（例：入社書類ご送付の件｜内定者氏名）
- 宛名・所属（採用担当者名／会社名）
- 差出人情報（氏名・住所・電話・メール）
- 本文の目的（入社手続き書類の送付・返送依頼）
- 同封書類の一覧（箇条書き・枚数・返送要否）
- 提出期限（日付・必着／消印有効）
- 提出方法（郵送種別・メール提出・Web提出の指定）
- 問い合わせ先（担当・連絡先・受付時間）
宛名・封筒・郵送のポイント
封筒サイズや郵送方法は、書類の種類と状況で使い分けるのが基本です。
- 封筒：
A4三つ折りなら長形3号、A4サイズそのままなら角2号が基本です。 - 郵送方法：
記録を残したいなら簡易書留、急ぎならレターパックが使いやすいです。 - 同封チェック：
返送用封筒・宛名の印字・差出日の記載は、発送前に必ず確認します。
メール提出時の注意（件名・ファイル名・セキュリティ）
紙の送付状と違い、メール提出はファイル名の付け方やセキュリティ対応まで一緒に決めておくと、受け取る側の処理がスムーズになります。
- 件名：
入社手続き書類の提出｜氏名（入社日） - ファイル名：
入社書類_氏名_提出日.pdf のように氏名と日付を含めた命名にすると、担当者側でファイルを管理しやすくなります。 - パスワード別送：
添付ファイルはZIP＋パスワード別送か、共有リンク＋アクセス制限付きのクラウド共有が現実的です。
個人情報・マイナンバーの取り扱い
マイナンバーと本人確認書類は、収集から廃棄まで社内規程に基づいた管理が求められます。実務で特に見落としやすい点をまとめました。
チェックリスト（ミス防止）
発送前にこのリストで一度通し確認すると、差し戻しや再送のリスクをかなり減らせます。
- 提出期限が本文と返信用封筒案内に一致している
- 同封書類の名称・枚数・返送要否が明記されている
- 問い合わせ先（部署・氏名・電話・メール）が明記されている
- 郵送種別・メールのパスワード別送等の指示がある
- ファイル名・件名に「入社書類」「氏名」「提出日」が含まれている
入社手続きで併せて使われるテンプレート
監修・執筆ポリシー
本ページは、ビジネス文書テンプレートサイト「Bizroute」を運営する株式会社エクシア（2001年創業）により制作・監修されています。
株式会社エクシアではこれまで、
- 業務システム開発（在庫管理・業務管理など）
- Web制作・業務効率化支援
- 帳票テンプレート設計
などを手がけており、実務ベースでの業務フロー設計に強みがあります。
本テンプレートは、入社書類送付状の作成において実務で起きやすい
- 送付書類の記載漏れや不備
- 提出期限や対応依頼の記載不足
- 連絡先・担当者情報の不明確さ
といった課題を防ぐ目的で設計しています。
そのため本テンプレートでは、「送付書類の明確化」「提出期限・対応依頼の明示」「担当者情報・連絡先の整理」を基本設計としています。
■ 最終更新日
