見積依頼書は、取引先に価格や納期、取引条件を確認してもらうための書類です。
メールだけで「お見積りをお願いします」と送ることもありますが、数量・仕様・納入場所・回答期限が抜けていると、結局あとから確認のやり取りが増えます。月末前の購買処理や、急ぎの備品発注だと、この一往復がけっこう重いです。
このページでは、商品購入、相見積もり、工事・作業依頼などで使える見積依頼書テンプレートを無料でダウンロードできます。Excelで明細を整理したい場合、Wordで社外向けの文書として送る場合、PDFで印刷して使う場合に分けて選べます。
- 通常の見積依頼なら「基本フォーマット」
- 複数社へ同じ条件で依頼するなら「相見積もり用」
- 修理・設置・現場作業を依頼するなら「工事・作業向け」
- 社外文書として丁寧に送るならWord版、手書きや印刷配布ならPDF版
見積依頼書テンプレート無料ダウンロード
見積りを依頼する商品やサービスの数量、単位、取引条件などを記載できるテンプレートです。
実務では、依頼内容が短すぎて「型番はこれで合っていますか」「送料は別ですか」「いつまでに回答すればいいですか」と確認が戻ってくることがあります。急いでいるときほど、ここで止まりやすいんですよね。
テンプレートを使うと、品名・数量・仕様・納期・見積提出期限をひとつの書式でそろえられます。相手先も確認しやすく、社内であとから見返すときも楽です。
| テンプレート | 向いている場面 | 主な記入内容 | 形式 |
|---|---|---|---|
| 基本フォーマット01 | 備品購入、商品発注、一般的な見積依頼 | 品名、数量、単位、納期、取引条件 | Excel / Word / PDF |
| 基本フォーマット02 | 取引条件や補足事項を少し詳しく書きたいとき | 見積条件、支払条件、納入場所、備考 | Excel / Word / PDF |
| 商品別フォーマット | 複数の商品・部材をまとめて依頼したいとき | 品名、型番、数量、単価回答欄、備考 | Excel |
| 複数社依頼向け | 複数の取引先へ同じ内容で見積を依頼したいとき | 依頼内容、提出期限、比較条件、担当者情報 | Excel |
| 相見積もり用 | 条件をそろえて、複数社の見積を比較したいとき | 税込・税抜、送料、設置費、同等品可否 | Excel |
| 工事・作業向け | 修理、設置、現場作業、社内設備の見積依頼 | 作業場所、作業範囲、希望日、立会い条件 | Excel |
相見積もり用・工事作業向けテンプレート
テンプレートを使うときの調整
- 依頼先が複数ある場合は、同じテンプレートをコピーして宛名だけ差し替えると進めやすいです。
- 社名ロゴや押印欄を追加すると、社外向け文書として少し整って見えます。
- Excel版は明細の行追加、Word版は依頼文の調整、PDF版は印刷・手書き向きです。
- 急ぎの依頼では、見積提出期限を赤字にするなど、相手が見落としにくい形にしておくと楽です。
見積依頼書とは
見積依頼書とは、取引先に見積書の提出を依頼するための文書です。
商品やサービスの内容、数量、納期、納入場所、支払条件などをまとめて伝えることで、相手先が見積金額を出しやすくなります。購買担当者、総務担当者、現場管理者などが、発注前の確認として使うことが多いです。
たとえば、社内のパソコンをまとめて入れ替えるとき、メール本文だけで依頼すると「Officeソフトは含めるのか」「初期設定費は別なのか」「送料込みなのか」で確認が戻ってきます。見積依頼書に条件を入れておくと、最初の見積から比較しやすくなります。
見積依頼書・見積書・作業依頼書の違い
似た名前の書類が多いので、役割を分けておきます。
| 書類名 | 使うタイミング | 役割 |
|---|---|---|
| 見積依頼書 | 発注前に価格や条件を確認したいとき | 相手先に見積書の提出を依頼する書類です。本ページのテンプレートが該当します。 |
| 見積書 | 依頼を受けた側が金額を提示するとき | 単価、金額、納期、見積有効期限などを提示する回答側の書類です。 |
| 作業依頼書 | 金額や実施内容がある程度決まったあと | 作業内容、担当者、実施日、完了条件などを伝える書類です。 |
| 依頼文 | 簡単なお願いを文章で伝えたいとき | メールや文書で要件を伝える形式です。項目管理にはやや弱いです。 |
見積依頼書に書く項目
見積依頼書は、きれいな文面よりも「相手が迷わず見積できるか」を優先したほうが使いやすいです。新人の担当者が初めて作る場合でも、下の項目を埋めていけば形になります。
基本情報
- 依頼日
- 宛先会社名・担当者名
- 自社名・部署名・担当者名
- 電話番号・メールアドレス
- 件名または案件名
見積依頼の内容
- 品名・サービス名
- 型番・仕様・サイズ
- 数量・単位
- 希望納期
- 納入場所
- 設置や初期設定の有無
取引条件
- 見積提出期限
- 見積有効期限の希望
- 税込・税抜の指定
- 送料の扱い
- 支払条件
- 同等品の提案可否
相見積もり用テンプレートの使い方
相見積もり用の見積依頼書は、複数社から同じ条件で見積を取るときに使います。
ここでよくあるのが、A社は送料込み、B社は送料別、C社は設置費込み、というバラバラの見積が届くパターンです。金額だけ並べても比較できず、担当者があとからExcelで補正することになります。少し面倒です。
相見積もり用テンプレートでは、次の条件を先にそろえておくと比較しやすくなります。
| 項目 | 書き方 | 迷いやすいところ |
|---|---|---|
| 税込・税抜 | 税込価格で記載、または税抜価格で記載と指定します。 | 会社によって表記が違うと、比較表でズレます。 |
| 送料 | 送料込み、送料別途、納品場所まで含む、などを指定します。 | 大型備品だと送料差が大きくなります。 |
| 設置費・初期設定費 | 本体価格に含めるか、別項目で出してもらうかを書きます。 | パソコン、複合機、設備系で抜けやすいです。 |
| 同等品の提案 | 指定品のみ、または同等品可と書きます。 | 同等品可にすると安くなることもありますが、仕様確認が増えます。 |
| 回答期限 | 〇月〇日 17時まで、のように日時まで書きます。 | 「今週中」だと社内処理の締めに間に合わないことがあります。 |
工事・作業向けテンプレートの使い方
工事・作業向けの見積依頼書は、修理、設置、点検、撤去、社内設備の作業などに向いています。
通常の商品購入と違い、工事や作業では「どこで作業するのか」「いつ作業できるのか」「立会いがいるのか」で金額が変わります。ここを空欄のまま依頼すると、見積前に現地確認の調整が入り、思ったより時間がかかります。
| 項目 | 書き方 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 作業内容 | 照明交換、LAN配線、看板設置、設備修理などを具体的に書きます。 | 作業範囲をはっきりさせたいとき |
| 作業場所 | 住所、建物名、階数、部屋番号まで書きます。 | 複数拠点やビル内作業 |
| 希望作業日 | 第1希望、第2希望のように幅を持たせると調整しやすいです。 | 営業日を避けたい作業 |
| 作業可能時間 | 平日9時〜17時、閉店後のみ、土日可などを書きます。 | 音やにおいが出る作業 |
| 立会い・現地確認 | 要・不要を選べるようにします。 | 設備修理、現場確認、搬入経路確認 |
| 処分費・出張費 | 見積に含めるか、別途記載してもらうかを書きます。 | 撤去作業、交換作業、遠方対応 |
メールで見積を依頼する文例
見積依頼書を添付して送る場合のメール文例です。件名に案件名と回答期限を入れておくと、相手先も処理しやすくなります。
よくあるミスと確認リスト
見積依頼書で多いのは、書式のミスよりも「条件の抜け」です。新人担当者だけでなく、慣れている担当者でも急いでいると抜けます。
仕様や型番があいまい
送料・設置費・処分費の扱いが書かれていない
納入場所がざっくりしている
同等品の扱いが決まっていない
見積依頼書を使うときの実務メモ
テンプレートを使うとき
関連テンプレート
- 見積書テンプレート：取引先へ金額を提示する側の書類です。
- 作業依頼書テンプレート：金額や内容が決まったあと、作業の実施を依頼するときに使います。
- 注文書・発注書テンプレート：見積内容を確認して発注する段階で使います。
- 依頼文テンプレート：簡単なお願いや案内文として使える文書です。
よくある質問
まとめ
見積依頼書を使うと、数量・仕様・納期・取引条件を相手先にまとめて伝えられます。
特に相見積もりや工事・作業の依頼では、条件が少し違うだけで金額が変わります。送料込みなのか、設置費込みなのか、同等品を認めるのか。こういう細かいところを先にそろえておくと、あとで見積を並べたときに判断しやすいです。
テンプレートはそのまま使っても構いませんが、自社の取引条件や承認フローに合わせて少し直すと、日常の購買処理や取引先対応で使いやすくなります。
