出荷伝票は、商品を出荷するときに添付する書類です。物流の現場では、伝票の書き漏れや数量の打ち間違いが、そのまま確認漏れや誤出荷につながることがあります。
倉庫や販売管理の現場では、出荷件数が増えるほど、手書きやその場しのぎの管理では回しにくくなります。Excelテンプレートを使うと、記入欄が整理されるぶん、作業の流れが少し落ち着きます。この記事では、出荷伝票の書き方、使いどころ、無料で使えるExcelテンプレートを紹介します。
出荷伝票とは
出荷伝票とは、商品を発送する際に添付する帳票で、次のような情報を記録するものです。
- 出荷する商品の明細（品名、数量、重量、型番など）
- 送り先の会社名・住所・担当者
- 出荷元の会社名・連絡先
- 出荷日・伝票番号・担当者名
出荷伝票は納品書や送り状と混同されやすいですが、配送業者向けの伝票というより、社内の出荷管理や受取時の確認に使う書類という位置づけです。
出荷伝票の書き方と記入例
基本的な書き方
出荷伝票には、あとで見返しても迷わないように、具体的な内容を記載します。とくに「数量」「商品コード」「品名」は食い違いが起きやすいので、出荷前に一度見比べておくと安心です。現場では、数量は合っていても型番だけ旧品番のまま残っていた、ということも案外あります。
記入例
- 商品名：A-100型 ノートPC
- 数量：10台
- 重量：15kg
- 出荷日：2025年8月28日
- 送り先：株式会社〇〇 物流センター
出荷伝票テンプレート（Excel無料）
出荷伝票のフォーマットをExcelで用意しました。A4サイズで使いやすい1伝票タイプと、1枚に2伝票を印刷できるタイプがあります。
A4用紙1枚の出荷伝票
出荷伝票テンプレート01 A4縦 シンプル
出荷伝票テンプレート02 A4縦
A4用紙に2伝票の出荷伝票
出荷伝票テンプレート03
出荷伝票テンプレート04
出荷明細書を探している方へ
出荷明細書は、出荷した商品の品名・数量・型番・重量などを一覧で確認するための書類です。実務では「出荷伝票」とほぼ同じ意味で使われることもあります。
出荷伝票は、出荷作業や社内管理で使う帳票です。その中に、品名・数量・型番などの明細欄が入るため、出荷明細書を作りたい場合も、このページの出荷伝票テンプレートを使えます。
取引先へ「出荷した事実」を証明する書類がほしい場合は、出荷証明書を使います。一方で、出荷した商品の内訳を確認したい場合は、出荷伝票・出荷明細書のほうが合っています。
出荷伝票を活用するメリット
- 出荷ミスを減らしやすい（数量・品番の照合がしやすい）
- 物流管理の流れを整理しやすい（記録をまとめやすい）
- 受取確認が進めやすい（納品時のチェックに使いやすい）
- 社内在庫管理や返品対応の確認資料として残しやすい
よくある質問（FAQ)
まとめ
出荷伝票は、きちんと記入しておくだけで、数量違いや品番違いに気づきやすくなります。出荷の現場は慌ただしいので、こうした確認用の書類があるだけでも流れが変わります。
当サイトのExcelテンプレートは、すぐ入力して印刷しやすい形で用意しています。出荷管理を少し整えたいときの土台として、使えるものから試してみてください。
