出荷伝票は、商品を出荷するときに添付する書類です。物流の現場では、伝票の書き漏れや数量の打ち間違いが、そのまま確認漏れや誤出荷につながることがあります。
倉庫や販売管理の現場では、出荷件数が増えるほど、手書きやその場しのぎの管理では回しにくくなります。Excelテンプレートを使うと、記入欄が整理されるぶん、作業の流れが少し落ち着きます。この記事では、出荷伝票の書き方、使いどころ、無料で使えるExcelテンプレートを紹介します。
出荷伝票とは
出荷伝票とは、商品を発送する際に添付する帳票で、次のような情報を記録するものです。
- 出荷する商品の明細（品名、数量、重量、型番など）
- 送り先の会社名・住所・担当者
- 出荷元の会社名・連絡先
- 出荷日・伝票番号・担当者名
出荷伝票は納品書や送り状と混同されやすいですが、配送業者向けの伝票というより、社内の出荷管理や受取時の確認に使う書類という位置づけです。
出荷伝票の書き方と記入例
基本的な書き方
出荷伝票には、あとで見返しても迷わないように、具体的な内容を記載します。とくに「数量」「商品コード」「品名」は食い違いが起きやすいので、出荷前に一度見比べておくと安心です。現場では、数量は合っていても型番だけ旧品番のまま残っていた、ということも案外あります。
記入例
- 商品名：A-100型 ノートPC
- 数量：10台
- 重量：15kg
- 出荷日：2025年8月28日
- 送り先：株式会社〇〇 物流センター
出荷伝票テンプレート（Excel無料）
出荷伝票のフォーマットをExcelで用意しました。A4サイズで使いやすい1伝票タイプと、1枚に2伝票を印刷できるタイプがあります。
A4用紙1枚の出荷伝票
出荷伝票テンプレート01 A4縦 シンプル
出荷伝票テンプレート02 A4縦
A4用紙に2伝票の出荷伝票
出荷伝票テンプレート03
出荷伝票テンプレート04
出荷伝票を活用するメリット
- 出荷ミスを減らしやすい（数量・品番の照合がしやすい）
- 物流管理の流れを整理しやすい（記録をまとめやすい）
- 受取確認が進めやすい（納品時のチェックに使いやすい）
- 社内在庫管理や返品対応の確認資料として残しやすい
よくある質問（FAQ)
出荷伝票テンプレートはExcelだけですか？
はい。現在はExcel形式をご用意しています。印刷して手書きで使うこともできます。
出荷伝票と納品書は何が違いますか？
出荷伝票は、社内の出荷管理や受取確認のために使うことが多い書類です。納品書は、取引先に渡して納品内容を確認してもらうための書類として使われます。
出荷伝票と送り状はどう使い分ければ良いですか？
送り状は配送業者に荷物を届けてもらうための伝票で、出荷伝票は出荷元と受取側で品名や数量を確認するための書類です。似ていますが、使う相手が少し違います。
テンプレートは社内用にカスタマイズできますか？
はい。会社名やロゴを入れたり、商品コード欄や確認欄を追加したりして、自社の運用に合わせて調整できます。
A4サイズ以外の用紙でも利用できますか？
はい。Excelの印刷設定を調整すれば、B5やレターサイズなどに合わせて使うこともできます。ただ、レイアウトが崩れないかは印刷前に一度確認しておくほうが安心です。
まとめ
出荷伝票は、きちんと記入しておくだけで、数量違いや品番違いに気づきやすくなります。出荷の現場は慌ただしいので、こうした確認用の書類があるだけでも流れが変わります。
当サイトのExcelテンプレートは、すぐ入力して印刷しやすい形で用意しています。出荷管理を少し整えたいときの土台として、使えるものから試してみてください。
