出荷証明書は、商品や材料を「いつ、どこへ、何を、どれだけ出荷したか」を書面で残すための書類です。取引先から出荷内容を確認されたときや、月末の出荷実績を見直すときに使います。
このページでは、一般向けの出荷証明書テンプレートと、建築・工事向けのテンプレートを紹介します。Excel・Word・PDF形式で用意しているので、編集する場合はExcelやWord、印刷して手書きする場合はPDFを使ってください。
出荷証明書テンプレートの種類
用途に近いテンプレートを選んでください。一般的な商品出荷ならsyomei01、工事名や現場名を入れて提出するならsyomei02・03が使いやすいです。
| テンプレート | 形式 | 主な用途 | 使いやすい場面 |
|---|---|---|---|
| syomei01 一般向け |
Excel Word |
商品・部品・備品などの出荷証明 | 取引先から出荷日や数量を確認されたとき。月末の出荷実績を整理するときにも使いやすい書式です。 |
| syomei02 建築・工事向け |
Excel Word |
工事名・現場名を入れた出荷証明 | 建設資材や設備部材を現場へ出荷したとき。工事名や納入先を明記して提出したい場合に向いています。 |
| syomei03 材料出荷証明書 |
Excel Word |
材料名・規格・数量を整理した出荷証明 | 材料や部材の規格、数量まできちんと残したいとき。工事資料として後から確認される場面でも使えます。 |
出荷証明書とは
出荷証明書とは、出荷日・出荷元・出荷先・製品名・型番・数量などを記載し、出荷した事実を確認できるようにする書類です。
納品書や送り状、検収書と一緒に確認されることもあります。特に、出荷後に数量違いの問い合わせが入ったときや、現場・取引先から「出荷した証明を出してほしい」と言われたときに使われます。
社内だけで完結する書類というより、取引先や現場担当者に見せることを想定して作ることが多いです。なので、社内略称だけで書くより、注文書や納品書に近い表記にそろえたほうが後で話が通りやすくなります。
出荷証明書で確認できること
- いつ出荷したか
- どこから、どこへ出荷したか
- 何を出荷したか
- 数量や単位に間違いがないか
- 取引先や現場へ説明できる記録が残っているか
出荷証明書の書き方
出荷証明書に決まった全国共通の書式があるわけではありません。とはいえ、実務でよく使う項目はだいたい決まっています。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 出荷日 | 自社から商品・材料を出荷した日付を書きます。納品日と混同しやすいので注意します。 |
| 出荷元 | 会社名、部署名、住所、担当者名などを記載します。 |
| 出荷先 | 取引先名、現場名、納入先住所などを書きます。工事向けでは現場名が抜けると確認が止まりがちです。 |
| 製品名・材料名 | 商品名、部品名、材料名を正式名称で記載します。社内だけの略称は避けたほうが無難です。 |
| 型番・規格 | 品番、型式、サイズ、規格などを書きます。似た商品がある場合はここで差が出ます。 |
| 数量・単位 | 個、箱、式、m、kgなど、数量と単位をセットで書きます。単位の書き忘れはわりと起きます。 |
| 備考 | 検査済み、分納、代替品、添付書類など、補足したい内容を書きます。 |
書くときに迷いやすいところ
出荷証明書でよくあるのが、出荷日と納品日を混ぜてしまうケースです。
出荷日は自社から発送した日、納品日は相手先に届いた日です。近場なら同じ日になることもありますが、配送を挟むと1日ずれることもあります。あとから伝票を見返したときに「あれ、どっちの日付だったかな」となりやすいので、テンプレート上では出荷日として統一しておくと扱いやすいです。
もうひとつは、品番や規格の省略です。社内では「Aタイプ」「いつもの部材」で通じても、取引先には通じません。注文書や納品書の表記に合わせておくと、確認のやり取りが短く済みます。
出荷証明書テンプレート（Excel・Word・PDF）
一般向けと建築・工事向けのテンプレートを用意しています。Excel版は入力・修正しながら使う場合、Word版は文書として整えて提出する場合、PDF版は印刷して手書きする場合に使ってください。
出荷証明書テンプレート01 一般向け
商品・部品・備品など、一般的な出荷証明に使いやすいテンプレートです。出荷日、出荷先、品名、数量などをシンプルにまとめられます。
月末に出荷実績を整理するときや、取引先から出荷内容の確認を求められたときに使いやすい書式です。最初から項目が多すぎないので、自社の運用に合わせて欄を足しやすいと思います。
出荷証明書テンプレート02 建築・工事向け
工事名や現場名を入れて使う、建築・工事向けの出荷証明書テンプレートです。建設資材、設備部材、現場納入品などの出荷記録をまとめるときに向いています。
工事関係の書類は、現場名や施工先名が抜けると確認が止まりやすいです。急いでいると品名と数量だけ書いてしまいがちですが、後から見る人のことを考えると、工事名・出荷先・材料名はそろえておいたほうが楽です。
材料出荷証明書テンプレート03 工事・材料向け
材料名、規格、数量などを整理して記載しやすい、材料出荷証明書向けのテンプレートです。建材や設備部材など、材料単位で出荷内容を証明したいときに使えます。
現場提出用の書類では、数量だけでなく規格や品番まで見られることがあります。ここを空欄のまま出すと、結局電話やメールで聞き直されることがあるので、わかる範囲で埋めておくほうが後が静かです。
納品書・送り状・検収書との違い
出荷証明書は、似た書類と一緒に扱われることがあります。名前が近いので少しややこしいですが、役割は違います。
| 書類名 | 主な目的 | 実務での使い分け |
|---|---|---|
| 出荷証明書 | 出荷した事実を証明する | 取引先への提出、工事資料、後日の確認用として使います。 |
| 出荷明細書・出荷伝票 | 出荷した商品の内訳を管理する | 品名・数量・型番などを一覧で確認したいときに使います。証明用というより、社内の出荷管理や受取確認に近い書類です。テンプレートは出荷伝票テンプレートのページにまとめています。 |
| 納品書 | 納品した商品や金額を伝える | 請求や会計処理とつながることが多い書類です。 |
| 送り状 | 配送に使う伝票 | 運送会社の配送管理や問い合わせ番号の確認に使います。 |
| 検収書 | 受け取った側が内容を確認する | 出荷側の証明書と突き合わせると、数量違いや受渡しのズレを確認しやすくなります。 |
納品書との違い
納品書は、納品した商品や金額を取引先へ伝える書類です。請求書や会計処理とつながることも多く、金額や取引条件まで含めて扱われます。
出荷証明書は、金額よりも「出荷した事実」を残すための書類です。いつ、何を、どこへ出荷したのかを確認するために使います。
送り状との違い
送り状は、運送会社が配送のために使う伝票です。問い合わせ番号や配送先情報が中心になります。
出荷証明書は、配送そのものではなく、社内管理や取引先への証明として残す書類です。送り状だけでは品番や工事名まで追いにくいことがあるので、出荷証明書を別に作っておくと確認がしやすくなります。
検収書との関係
出荷証明書は出荷した側が作ります。検収書は、商品や材料を受け取った側が作る書類です。
出荷証明書と検収書を突き合わせると、出した数量と受け取った数量のズレを確認しやすくなります。現場や倉庫で数量確認をするときは、この2つがあると話が早いです。
出荷伝票との違い
出荷伝票は、社内で出荷作業や出荷実績を管理するために使うことが多い書類です。ピッキング、梱包、倉庫内の確認、出荷処理など、現場側の作業に近い書類ですね。
出荷証明書は、取引先への提出や証明用として使います。
ざっくり言うと、出荷伝票は社内管理用、出荷証明書は社外にも見せる証明用。このように分けると整理しやすいです。
関連ページ：出荷伝票テンプレート
出荷証明書を使う場面
出荷証明書は、日常的に毎回発行する会社もあれば、取引先から求められたときだけ作る会社もあります。業界や取引先のルールによって、使い方に差があります。
取引先から出荷内容を確認されたとき
「この商品はいつ出荷されましたか」「数量はいくつでしたか」と聞かれたときに、出荷証明書があると確認しやすくなります。
メール本文だけで返すより、書類として出したほうが相手先でも保存しやすいです。特に月末や締め処理の前後は、こういう確認が重なりがちです。
建築・工事現場へ材料出荷を証明するとき
建設資材や設備部材では、工事名・現場名・材料名・規格・数量を確認されることがあります。
このとき、一般的な出荷証明書だけだと項目が足りないことがあります。工事向けテンプレートを使うと、現場名や材料名を最初から入れやすいので、後から欄を足す手間が減ります。
社内で出荷記録を残したいとき
小さな会社だと、送り状や納品書だけで出荷管理をしていることもあります。ただ、あとから確認するときに「どの書類を見ればいいのか」が散らばりやすいです。
出荷証明書をひとつ残しておくと、営業、倉庫、経理、管理側で同じ内容を見られます。担当者が休みの日でも確認しやすいのは、意外と助かります。
出荷明細書・出荷伝票との違い
出荷明細書や出荷伝票は、出荷した商品の内訳を管理するための書類です。品名、数量、型番、重量などを一覧で確認する用途に向いています。
出荷証明書は、出荷した事実を取引先や現場に示すための書類です。明細管理をしたい場合は出荷伝票、提出用に出荷の事実を証明したい場合は出荷証明書、と分けると迷いにくいです。
出荷明細書として使えるテンプレートは、出荷伝票テンプレートのページで紹介しています。
テンプレートを使うときの調整
テンプレートはそのまま使ってもよいですが、実務では少し調整したほうが使いやすいことがあります。
- 取引先指定の項目がある場合は、テンプレートに欄を追加する
- 工事向けでは、工事名・現場名・施工先名を入れる
- 一般商品向けでは、注文番号や管理番号を入れると後で探しやすい
- 数量は単位まで書く。個、箱、式などが混ざる場合は特に注意する
- 社印や担当者印が求められる場合は、押印欄を追加する
テンプレートを使う前は、毎回ゼロから表を作ったり、過去のExcelをコピーして日付だけ直したりしがちです。これ、急いでいると前回の取引先名が残ることがあります。地味ですが、けっこう怖いミスです。
テンプレート化しておくと、毎回確認する欄が決まります。完全にミスがなくなるわけではありませんが、少なくとも「どこを見ればいいか」は揃います。
よくある質問
まとめ
出荷証明書は、出荷した事実をあとから確認できるように残す書類です。取引先対応、月末確認、工事現場への提出など、使う場面は意外とあります。
一般的な商品出荷ならsyomei01、建築・工事関係の出荷ならsyomei02・03を選ぶと使いやすいです。Excel版で入力して管理する、Word版で提出用に整える、PDF版を印刷して手書きする。そんな感じで、現場の流れに合わせて使い分けてください。
