出荷証明書は、出荷の事実を社内外で確認するための書類です。取引先とのやり取りで行き違いを減らしたいとき、あるいは後から出荷内容を確認したいときに使われます。
建設資材や製造業の現場だと、納品後しばらくしてから「あの日の出荷数量を教えてほしい」と言われることがあります。そういう場面で、出荷証明書があると話が早い。
この記事では、出荷証明書の基本的な考え方から書き方、Excelテンプレートまで紹介します。
出荷証明書とは
出荷日・出荷元・出荷先・製品名・数量などを書いて、出荷した事実を証明するための書類です。
納品書や送り状、検収書とあわせて確認されることが多いもので、取引内容をきちんと残したいときや、何かトラブルが起きたときの確認用として使われます。
主な役割
- 出荷内容を明確にして、誤出荷を防ぐ
- 取引先への説明資料として出せる
- 検収や監査の場面で使える
- トレーサビリティの記録として残る
書き方の基本
特に決まった書式があるわけではないですが、実務でよく入れる項目はこのあたりです。
- 出荷元（会社名・住所・担当者）
- 出荷先（取引先名・住所）
- 製品名・型番
- 数量・単位
- 備考（検査結果、特記事項など）
日付や数量は伝票と照らし合わせて書く。製品名や型番は表記ゆれがあとで問題になるので、マスタ表記にそろえておく。取引先から指定書式が来ている場合は、そちらを使います。
納品書・送り状・検収書との違い
納品書との違い
納品書は金額や取引条件まで含めて扱うことが多く、会計処理にも使われます。出荷証明書は「いつ、何を、どこへ出荷したか」を示すことが目的。金額は関係ない。
送り状との違い
送り状は運送業者が配送のために使う伝票です。出荷証明書は、社内管理や取引先への証明として手元に残す書類という点で違います。
検収書との関係
出荷証明書は出荷した側が作り、検収書は受け取った側が作ります。両方を突き合わせると、数量違いや受渡しのズレが見えやすくなります。
出荷証明書テンプレート（Excel・無料DL）
シンプルで編集しやすいテンプレートを3種類用意しました。取引内容や運用に合わせて項目を足したり減らしたりして使えます。
出荷伝票との違い
似た書類に「出荷伝票」があります。出荷伝票は社内で出荷実績を管理するために使うことが多い。出荷証明書は取引先への提出や証明用、出荷伝票は社内の管理用、と分けて考えると整理しやすいです。
関連ページ：出荷伝票テンプレート
よくある質問
まとめ
出荷証明書は、出荷の事実を書面で残しておくための書類です。後から「いつ、何個出荷したか」を確認しなければならない場面は、思ったよりよくあります。テンプレートを土台に、自社の運用に合う形へ直して使ってみてください。
