週報には上司に業務の報告をする目的以外にも、自分の仕事の成果や内容を振り返るという目的もあります。
今回は、仕事を効率的に進めるための週報テンプレートと書き方を紹介します。
その他の日報や月報は以下よりテンプレートを取得できます。
週報テンプレート(エクセル)
週報とは
「週報」とは1週間の業務を報告するための書類のことです。
通常は、部下が上司に業務を報告するために提出します。週報のフォーマットは特に決められていませんが、一般的には、1週間の日付に対する業務内容や進捗、成果などを記入していくパターンです。
具体的なフォーマットの例は、週報のテンプレートを参考にしてください。
週報の目的
週報の目的は、
自分の業務の反省
の2点です。
上司は、あなたの週報を確認することで何が問題になっているか、人員の割り振りは適切か、全体としてどのように業務を進めればいいのかチェックします。
一方で、あなたは週報をまとめることで今週何をしたのか、課題は何か、来週の予定は何かということが明確になってきます。
そのため、「とりあえず出せばいいや」と適当に書きあげるより、自分の業務を振り返り適切な週報を作成した方が今後の役に立つということは言うまでもありません。
週報の書き方
週報は、１週間の業務の内容を報告する大切な文書です。週報の正しい書き方を覚えておけば、上司や同僚から「仕事ができるヤツ」と一目置かれるので、ポイントを抑えて手を抜かずに書きましょう。
具体的にわかりやすく
週報の目的は、自身の業務の振り返りと上司への方向です。そのため、具体的な数字を入れて簡潔に書くと確認する方もわかりやすく感じるでしょう。
長々と文章を書くよりも箇条書きでポイントだけ書くのもいいです。例えば、営業であれば「〇件訪問、〇件販売」販売業なら「〇件接客〇件販売」その他に問題点や課題など気づいたことを書いていきます。
営業以外で具体的な数字がない場合は、○○社へ訪問、○○の業務を行うと簡潔に行った業務を記述します。
成果や進捗
週報では、行った業務を単に報告するだけでなく、予定に対してどのぐらいの進捗があったか、目標を達成できたかを記載することが求められます。
単に業務を行った報告ではビジネスマンとはいえません。進捗や課題、その対応をきちんと報告することで、自分の仕事の反省、ひいては上司にもわかりやすい報告書となります。
反省点と今後の目標
進捗や成果に対して、今後の反省や目標を記載することでさらに良い報告書になります。週報の目的は、業務の振り返りと今後の計画を立てることでもあります。
業務の報告だけではなく、今後の業務計画を立てることで上司から的確なアドバイスを受けることができます。
書いた後は推敲する
週報を上司に提出する前に大事なのが、「推敲」することです。
週報は面倒なので書きなぐってそのまま提出する人も多いですが、誤字脱字はもちろん、相手が読みやすい内容になっているかをもう一度読み返してみましょう。
おかしな表現や、わかりにくい書き方が必ず１つか２つは見つかります。かっこよく間違いだらけの報告書を書くことよりも、わかりやすく読みやすい良い週報を書くコツです。
週報のフォーマット例
週報の基本的なフォーマットは、1週間の日付項目に対する業務内容が基本になります。仕事や業種によっては、進捗や成果、課題などの欄を設けて記入することもあります。
日々記入する日付欄を基本として、業種に合わせて
今週の課題
今週の進捗
来週の予定
などを記入するスペースを作成します。
例として、１週間の週報のサンプルを紹介します。この例では、ルートセールスが中心の業務で、共同発表会のプロジェクトに参画している設定になっています。
毎日の業務内容は、具体的で簡潔に課題や反省、来週の予定など必要な箇所を抑えています。
まとめ
週報は、最初は、どのように書けばいいか悩んで、時間もかかりますが慣れてくればポイントがわかってくるので数分で書き終えることができるようになります。
その際に、いつも同じフォーマットやテンプレートを用意しておくことで見やすく書きやすくなります。社内に週報のテンプレートがない場合は、このページでも紹介しているのでぜひダウンロードして活用してください。
