要望書を作るときは、最初に「何を変えてほしいのか」を決めると書きやすくなります。このページでは、社内・社外・行政向けのWordテンプレート4種と、会社や市役所へ出すときの書き方、例文をまとめました。
このページのテンプレートは、株式会社エクシアが業務上の要望書として実際に使用してきたフォーマットをもとに作成しています。提出先に専用様式がある場合は、その様式を優先してください。
要望書テンプレート（Word・無料）
用途に近いテンプレートを選び、宛名、要望内容、理由、提出者情報を差し替えて使えます。社内向けは簡潔に、取引先や行政向けは提出先と提出者がわかる形に整えています。
| 使う場面 | テンプレート | 向いている内容 |
|---|---|---|
| 上司や社内へ要望を出す | 社内向け01 | 備品購入、業務改善、勤務環境など |
| 社内で管理番号や承認欄も使いたい | 社内向け02 | 改善要望、添付資料を伴う要望など |
| 取引先や外部団体へ依頼する | 社外向け | 納期、条件、対応方法の見直しなど |
| 市役所や自治体へ要望を出す | 行政向け | 道路、公園、地域設備など |
社内向け要望書01｜基本形
要望内容、理由、備考に絞ったシンプルな書式です。備品購入や業務改善など、社内で短く要点を伝えたいときに使いやすい形です。
社内向け要望書02｜件名・添付資料・承認欄あり
管理番号、件名、添付資料欄に加え、承認・確認・作成欄を設けた書式です。社内で回覧や承認を行う要望書に向いています。
社外向け要望書｜取引先・外部団体向け
挨拶文と「記」を使った一般的なビジネス文書の形です。取引条件や対応方法について、外部の相手へ正式に相談したい場合に使えます。
行政向け要望書｜市役所・市長宛て
団体名、連絡先住所、電話番号、代表者氏名を記入できる書式です。自治体によって受付方法や指定様式が異なるため、提出前に自治体の公式ページを確認してください。専用様式がない場合のたたき台として使えます。
画像は、実際に社内で要望書を上げた例でセキュリティ対策と承認を経て現在はプロトタイプ開発・検証で運用中です。
要望書とは
要望書は、会社、団体、行政などに対して、改善してほしい内容や検討してほしい事項を文書で伝えるための書類です。
決まった全国共通の書式があるわけではありません。何を求めるのか、理由は何か、誰が提出したのかを読み手が確認できる形にしておくと伝わりやすくなります。行政へ出す場合は、自治体や案件ごとの受付方法を先に確認してください。
要望書の書き方
長い説明から始めるより、最初に要望を示し、そのあとに理由や事実を書く方が読みやすくなります。基本は次の5項目です。
01宛先
会社名、部署名、担当者名、自治体名など
02件名
「勤務環境改善に関する要望書」など内容がわかる題名
03要望内容
何を、どのように変えてほしいか
04理由
現在の状況、件数、時間、業務への影響など
05提出者
部署名、氏名、団体名、連絡先など
01
宛先は提出先に合わせる
会社や部署など組織宛てなら「御中」、担当者など個人宛てなら「様」を使います。「〇〇株式会社 御中 〇〇様」のように重ねず、どちらか一方にします。
企業宛：〇〇株式会社 御中
担当者宛：〇〇株式会社 営業部 〇〇様
市長宛：〇〇市長 〇〇様
担当者宛：〇〇株式会社 営業部 〇〇様
市長宛：〇〇市長 〇〇様
02
要望内容は最初に具体的に書く
「設備を改善してほしい」では、受け取った側が何を検討すればよいか判断しにくくなります。「会議室のプロジェクターを更新してほしい」「〇〇町の通学路に街灯を増設してほしい」のように、対象と希望する対応を入れます。
03
理由には事実を入れる
「以前から不便です」だけで終わらせず、実際に起きていることを書きます。件数や時間がわかるなら、その数字を使います。正確な集計がない場合は、「月末の請求書処理時」「夕方の通学時間帯」など、状況が伝わる情報を添えるだけでも読みやすくなります。
書き換え例
月末の請求書処理時に共有プリンターの紙詰まりが繰り返し発生し、確認作業に時間がかかっています。処理の遅れを減らすため、共有プリンターの更新を要望いたします。
月末の請求書処理時に共有プリンターの紙詰まりが繰り返し発生し、確認作業に時間がかかっています。処理の遅れを減らすため、共有プリンターの更新を要望いたします。
04
提出日・提出者情報を最後に確認する
日付は実際の提出日に合わせます。社内なら部署名と氏名、社外なら会社名・部署名・氏名、行政への団体要望なら団体名・代表者名・住所・連絡先など、提出先が確認できる情報を入れます。押印や添付書類の扱いは提出先のルールを優先してください。
会社・社内への要望書の例文
備品購入を要望する例
会議用プロジェクターの更新を要望いたします。
現在使用している機器は画面が暗く、資料の細かい文字を確認しにくい状態です。社外との打ち合わせでも資料確認に時間がかかるため、会議室で使用するプロジェクターの更新をご検討ください。
勤務環境の改善を要望する例
繁忙期の業務分担について見直しを要望いたします。
月末は一部の担当者に確認作業が集中し、終業時刻が遅くなる日が続いています。担当業務の分散や応援体制について、一度ご検討をお願いいたします。
人員増員を要望する例
担当部署の人員増員を要望いたします。
現在、通常業務に加えて月末処理が集中する時期には、確認作業の遅れが生じています。処理件数と担当人数を踏まえ、追加配置または繁忙期の応援体制をご検討くださいますようお願いいたします。
人員増員では「忙しい」だけでは判断材料が不足します。実際の処理件数、担当人数、残業時間、納期の遅れなど、確認できる数字があれば入れてください。
市役所・行政への要望書の例文
道路、公園、街灯など場所に関する要望は、住所や目印、時間帯、現在の状態がわかるように書きます。写真や地図を添付できる場合は、担当部署が現地を確認しやすくなります。
通学路への街灯増設を要望する例
〇〇町〇丁目付近の通学路への街灯増設を要望いたします。
同区間は夕方以降に暗くなる箇所があり、通学する児童を車両から確認しにくい場所があります。現地の状況をご確認いただき、街灯の増設または安全対策についてご検討くださいますようお願いいたします。
自治体によっては、個人の意見を投稿フォームやメールで受け付ける制度、団体からの書面を受け付ける制度、案件ごとの専用様式があります。Wordで作る前に、提出先の案内を確認しておくと手戻りを減らせます。
社外・取引先への要望書の例文
納期条件の見直しを相談する例
納期条件の見直しについて要望いたします。
現在の納期では、納品前の確認に十分な時間を確保しにくい状況です。品質確認の時間を確保するため、今後の納期設定について一度協議の機会をいただけますようお願いいたします。
社外向けでは、一方的に変更を求める文面より、背景を示して協議をお願いする形の方が使いやすい場面があります。契約内容に関わる変更は、要望書だけで決めず、契約書や合意手続きも確認してください。
要望書・要請書・申入書の違い
| 文書名 | 主な使い方 | 文面の印象 |
|---|---|---|
| 要望書 | 改善や検討をお願いする | 比較的やわらかい |
| 要請書 | 対応や実施を求める | 要望書より強め |
| 申入書 | 条件変更、改善、協議などを正式に申し入れる | 交渉や正式な通知に使われることがある |
名称だけで法的な効果が決まるわけではありません。契約や労使関係など、権利義務に関わる内容は文書名だけで判断せず、内容と手続きを確認してください。
要望書を作るときの確認事項
01結論
要望内容が最初に書かれているか
02具体性
要望の対象と希望する対応が具体的か
03事実
理由に確認できる事実が入っているか
04提出者情報
提出者名、連絡先、日付に抜けがないか
05提出方法
提出先の指定様式や提出方法を確認したか
要望書のよくある質問
要望書テンプレートは無料で使えますか？
はい。このページのWordテンプレートは無料でダウンロードできます。宛名、要望内容、理由、提出者情報などを編集して使えます。
市役所への要望は個人でも出せますか？
個人からの意見や要望を受け付けている自治体があります。受付方法は自治体ごとに異なり、専用フォーム、メール、郵送などが使われています。団体から市長宛てに書面で出す制度を別に設けている自治体もあるため、提出先の公式案内を確認してください。
要望書に法的効力はありますか？
一般的な要望書は、相手に検討や対応を求めるための文書です。提出しただけで、希望した内容の実施が保証されるとは限りません。契約や労使関係など法律上の判断が必要な内容は、個別に確認してください。
要望書はメールで送ってもよいですか？
社内や取引先ではメールで送る場合もあります。行政は受付方法が決められていることがあるため、公式ページの案内を優先してください。文書を添付する場合は、内容を固定したいときはPDF、相手に編集してもらう必要があるときはWordが使いやすいです。
要望書を封筒で送るときはどう書きますか？
封筒には提出先の住所と宛名を書きます。部署宛てなら「御中」、担当者や市長など個人宛てなら「様」を使います。自治体の制度で送付先が指定されている場合は、その宛先に合わせてください。
まとめ
要望書は、要望内容を先に示し、その理由と事実を短く添えると読みやすくなります。社内向け、社外向け、行政向けでは必要な情報が少し違うため、提出先に近いテンプレートを選んで調整してください。
行政への提出は、自治体や案件によって専用様式や受付方法が決まっている場合があります。Wordテンプレートを使う前に、提出先の公式案内を一度確認しておくと確実です。
