要望書は、業務における改善の要求や行政への意見提出など、意思を正式に伝えるためのビジネス文書です。
私たちはこれまで、企業の業務支援や自治体向けの文書作成サポートに携わってきた経験から、用途別に使える要望書テンプレートを作成しました。
このページでは、実際の現場で使用された文例やフォーマットを元に、社内向け・社外向け・行政向けのWordテンプレートを無料で提供します。
要望書とは？
会社や団体に属していると組織についての改善案や要求などが積み重なっていきます。しかし、会社や団体もその要望にすべて対応することはできません。
そんなときに、同じ不満を持つ集団の代表者を決めて要望を文書にして提出します。その文書のことを要望書と呼びます。
要望書の書き方と基本構成
要望書には明確な書式はありませんが、相手に伝わりやすく、きちんとした文書として受け取ってもらうには、押さえておくべき基本構成があります。
ここでは、実務で使われる要望書の主要な項目と、書き方のポイントを紹介します。
宛先の書き方
宛先には、団体名や企業名、部署名、担当者名などを正確に記載します。
書き方は提出先によって変わります
行政宛：「〇〇区役所 区長 〇〇様」など
※ 敬称は、団体名のみなら「御中」／個人名がある場合は「様」を使うのが一般的です。
タイトルの付け方
タイトルは要望書の内容を一目で伝える必要があります。通常はシンプルに「要望書」として問題ありませんが、以下のように内容がわかる形にするのも効果的です。
「通学路整備の要望書」
「設備導入に関する要望書」
件名が具体的であればあるほど、読み手にとっても親切です。
要望内容の記載方法
要望の内容は、簡潔かつ具体的に書きます。伝えるべきは「何をどうしてほしいのか」であり、長々と背景を説明する必要はありません。
要望は箇条書きにすると読みやすい
改善してほしい理由や背景がある場合は1～2文程度で補足
感情的な表現は避け、客観的に伝える
提出日と記入方法
要望書の日付は、作成日ではなく提出日を記載します。
提出日が不明な場合でも、予定している日で構いません。
記載形式は、「令和〇年〇月〇日」や「2025年8月1日」など、提出先の慣習に合わせましょう。
提出者の情報・署名
提出者が誰であるかを明確にすることも重要です。以下を参考に、内容に応じた情報を記載します。
住所・氏名・電話番号・押印
団体代表の場合：
団体名・代表者氏名・連絡先（住所・電話番号）
社内の場合：
所属部署名・氏名
署名・捺印が求められるケースもあるため、印鑑の準備も忘れずに。
要望書テンプレート一覧（無料ダウンロード）
ワードの要望書テンプレート4種を紹介します。
社内向け要望書（業務改善・備品申請）
社内向けの要望書は、丁寧な挨拶文は不要です。提出者についても、部署と氏名だけを書けばいいでしょう。記載する項目は、目的や会社によって異なります。また、内容に理由や添付資料をつけるのが一般的的です。
・要望項目を3つ以上記載できるように行を追加
・上司の承認欄（署名＋コメント欄）を右下に追加
・社名ロゴを左上に配置し、提出者情報を右寄せに調整
・添付資料の有無をチェックできる欄を追加
・緊急度（高・中・低）を選べるプルダウン形式に変更
・提出部署名の入力欄に補足説明を追加
社外向け要望書（取引先・顧客対応）
社外に要望書を提出するケースというのは、あまり多くはありませんが、提出する場合は丁寧なあいさつ文や慎重な対応が必要になります。要望は、箇条書きで具体的かつ簡潔に記載します。
・件名欄を太字＆下線で強調
・担当者名の記入欄を「御中」「様」選択方式に変更
・提出目的・要望背景欄をテンプレ内に追加（任意）
行政向け要望書（市役所・市長宛て・地域改善要望）
行政宛ては、特に書式は決まっていません。団体での提出の際には団体名、代表氏名、連絡先などを明記する必要があります。あいさつ文は簡単にし団体の活動内容と要望を簡潔に書くといいでしょう。
・団体名・代表者名・活動内容の入力欄を強調表示に変更
・提出日・提出先・提出者欄を上下に分けて視認性をアップ
・提出後の連絡先や返信希望欄を追記
宛先別の要望書の文例
社内への例文
- 勤務時間の短縮について要望いたします。
- 現状、終業時間が遅くなる日が多く、健康と生産性に影響が出ています。
- 就業規則の見直し等を含め、勤務時間短縮のご検討をお願いいたします。
- 会議用プロジェクターの更新を要望いたします。
- 現行機材は画質が不鮮明で、打合せの生産性に支障があります。
- 業務効率化のため、最新機材の導入をご検討ください。
- 担当部署の人員増員を要望いたします。
- 現行体制では案件量に対して不足が生じ、納期と品質にリスクがあります。
- 安定運用のため、即戦力人材の追加配置をご検討ください。
- テレワーク制度の拡充を要望いたします。
- 育児・介護との両立や通勤負担軽減により、生産性向上が見込めます。
- セキュリティ体制の強化と併せて、ご検討をお願いいたします。
- 有給休暇取得率向上に向けた取組強化を要望いたします。
- 業務調整・人員配置の工夫により、安心して休暇を取得できる環境が必要です。
- 会社主導での推進策をご検討ください。
行政への例文
- 通学路の街灯増設を要望いたします。
- 冬季は特に暗く、児童の安全確保が困難な箇所があります。
- 地域住民の安全のため、優先的な整備をご検討ください。
- 近隣公園における遊具の修繕を要望いたします。
- 破損箇所が複数見られ、子どもの安全に支障があります。
- 安全確保のため、修繕および更新をご検討ください。
- 市主催の地域イベント開催を要望いたします。
- 地元企業・住民の参画により、交流促進と経済効果が期待できます。
- 実施時期・場所等の検討をご高配くださいますようお願いいたします。
- 高齢者向け移動支援サービスの拡充を要望いたします。
- 現行制度の利用枠が不足し、必要な方に行き届いていません。
- 公平な支援実現に向け、制度改善をご検討ください。
社外向けの例文
- 納期条件の見直しを要望いたします。
- 現行納期では品質確保が難しく、双方に不利益が生じる恐れがあります。
- 適正な納期設定についてご協議いただけますと幸いです。
要望書の提出方法と注意点
紙で提出する場合（Word・PDFの使い分け）
要望書を紙で提出する場合は、まずWordで作成し、最終版をPDFに変換して印刷するのが基本です。
PDFにしておくことで、余白ずれやフォント崩れを防ぎ、文書の信頼性も高まります。紙提出では署名・押印を求められるケースが多いため、余白や押印欄を確保しておきましょう。
- 印刷前にレイアウト崩れや改ページ位置を確認する
- 署名・押印欄を空けておく
- 提出先が指定する様式（A4縦・横書きなど）に従う
メール・チャットで送る場合の注意点
近年ではメールやビジネスチャットで要望書を提出するケースも増えています。メール提出では、件名や本文の冒頭に「要望書」であることを明示し、添付ファイルは必ずWordやPDFに統一します。
スマートフォンでの閲覧が多いことを考慮し、本文にも要約を添えると親切です。
- 件名に「要望書」または具体的な案件名を入れる
- 本文の冒頭に要望の概要を2～3行でまとめる
- 添付ファイルはWord（編集用）とPDF（印刷用）の両方を用意すると親切
- 社外・行政宛の場合は丁寧語・敬語を徹底する
提出後のフォローアップ方法
要望書は提出して終わりではなく、対応状況の確認や追加説明が重要です。
提出後は、受領の確認を取り、必要に応じて面談やヒアリングの場を設けましょう。対応期限や担当者を把握しておくと、その後の進展がスムーズです。
- 提出先に受領確認の連絡を取る（メール・電話）
- 回答期限や次回連絡の予定を記録しておく
- 追加資料や説明が求められた場合に備え、データや根拠を準備
- 改善結果や対応状況を社内・団体内で共有する
要望書作成時の注意点と失敗例
要望書は単に不満やお願いをだらだらと書けばよいというものではありません。読み手の立場やマナーに配慮せずに提出すると、マイナスの印象を与えてしまう可能性があります。
ここでは、これまでの文書作成支援や実務経験をもとに、失敗しやすいパターンや、説得力を高めるためのポイントを紹介します。
要望の趣旨が曖昧で、結局「何が言いたいのか」が伝わらない
→ 感情的な言葉や抽象的な表現では、改善につながりません。
背景説明が長すぎて、読み手が本題にたどりつけない
→ 要点を先に、理由や背景は簡潔に。
提出者情報の記載漏れ（署名や連絡先など）
→ 誰が提出したか明確でない要望書は、受け取っても対応しづらくなります。
社内文書なのに敬語が過剰／社外文書なのに略式すぎる
→ 相手との関係性を考慮して文体を整えることも重要です。
要望は箇条書きで明確に、かつ簡潔に記載する
→ 具体的で整理された要望は、読み手の理解と判断を助けます。
「要望の背景」と「改善によって得られる効果」の両方を添える
→ ただの要求ではなく、改善メリットが明記されていると受け入れられやすくなります。
必要に応じて、写真・資料・データなどの添付も検討する
→ 客観的な根拠を示すことで、内容に信頼性が生まれます。
提出前に必ず第三者チェックを行い、誤字・内容不備を確認する
→ 上長や関係者の目を通すことで、説得力や印象を高めることができます。
これらの失敗を避けるために、テンプレートでは構成を簡潔に、記入漏れが出にくい設計にしています。
要望書のよくある質問
以下は、要望書を作成・送信する際によく寄せられる質問とその回答です。これらを参考に、効果的な要望書を作成してみてください。
要望書に関連する公式資料・最新制度
要望書テンプレートのまとめ
要望書は、自分だけでなく組織の意見・改善要求を正式に伝えるための重要なビジネス文書です。社内・社外・行政向けなど用途に応じた様式を使い分けることで、伝わりやすく丁寧な印象を与えることができます。
このページで紹介したテンプレートは、すべてWord形式で無料ダウンロード可能です。すべて実務経験に基づいて設計されているため、初めて作成する方でも安心して利用できます。
要望内容は簡潔に、目的を明確に伝えることが成功のポイントです。必要に応じて背景や理由、添付資料なども加え、説得力のある文書を心がけましょう。
文書提出の前には、誤字脱字のチェックと記載漏れがないかの最終確認を行いましょう。
運営者コメント｜作成背景と意図
「社内の備品管理や業務改善に関する声を文書化する場面」や「自治体に地域要望を出すシーン」など、実務の中で多数の要望書作成に関わってきました。
現場では、感情的な表現や長すぎる文章が逆効果になるケースも多く、テンプレートではその点を意識して「伝わりやすく、受け入れられやすい構成」にしています。
