このページでは、実務経験に基づいて設計した出張旅費精算書テンプレート（Excel）を無料公開しています。
用途別に選べる全15種類を揃え、書き方・入力例を解説。経理担当者・出張が多い社員の双方が使いやすい構成です。
用途別 早見表（Excel無料ダウンロード）
出張旅費精算書を「用途別」に比較できる早見表です。特徴と場面から、最適なテンプレートを選んでください。
| 用途 | 特徴・どんな場面に向くか | ダウンロード |
|---|---|---|
| 基本型 （明細充実） |
交通費・宿泊費・日当などの標準項目を網羅。社内で最も使われる汎用タイプ。 | Excel版ダウンロード |
| 承認フロー対応型 | 課長・部長・経理など承認欄つき。社内稟議・承認プロセスが厳格な会社向け。 | Excel版ダウンロード |
| 訪問先一覧型 （長期出張） |
複数訪問や長期出張の実績を1枚に整理。日付ごとの訪問内容を一覧化。 | Excel版ダウンロード |
| 項目別管理型 （初心者向け） |
領収書整理が苦手な方向け。項目ごとに入力枠があり迷わず記入できる。 | Excel版ダウンロード |
| 海外出張 （通貨換算） |
為替レート自動計算つき。USD/EUR など外貨建て経費を管理しやすい。 | Excel版ダウンロード |
| マイカー 社用車走行距離 |
走行距離から支給額を自動計算。訪問営業・現場巡回の多い方向け。 | Excel版ダウンロード |
| プロジェクト別 配賦型 |
複数案件に出張費を按分したい企業向け。工数・案件番号で管理できる。 | Excel版ダウンロード |
| 月次まとめ型 | 1か月の出張を1枚で管理。訪問頻度が多い営業・保守担当に最適。 | Excel版ダウンロード |
| 日当・宿泊費 自動計算型 |
日当ルール（社内規程）に基づき、自動で日当・宿泊費を算出。 | Excel版ダウンロード |
| 出張伺い書 ＋精算書セット |
出張前の申請と出張後の精算を一体化。承認制の会社で便利。 | Excel版ダウンロード |
| 個人事業主向け | 確定申告・帳簿付けに使いやすい簡易構成。勘定科目欄つき。 | Excel版ダウンロード |
| 領収書添付欄つき | 領収書を貼って提出したい会社向け。添付リストと貼付け欄あり。 | Excel版ダウンロード |
出張旅費精算書テンプレート（用途別・無料DL）
基本型（明細充実・最も汎用）
出張旅費精算書（基本型・明細充実）
日付・区間・交通機関・宿泊費・日当・その他経費を一枚で整理できる標準的な出張旅費精算書です。中小企業から大企業まで幅広く使える汎用フォーマットです。
承認フロー対応型（上司・経理の承認欄つき）
出張旅費精算書（承認フロー対応型）
上司・部門長・経理担当の承認欄を備えた出張旅費精算書です。社内ワークフローに沿って決裁したい企業向けのレイアウトです。
訪問先一覧型（長期出張・複数訪問向け）
出張旅費精算書（訪問先一覧型）
長期出張や複数拠点を回る営業・技術者向けに、日別の訪問先と旅費明細を一覧で管理できるテンプレートです。
項目別管理型（初心者向け・入力漏れ防止）
出張旅費精算書（項目別管理型）
交通費・宿泊費・日当・その他経費をブロックごとに分けて入力する形式です。初心者でも使いやすい構成です。
海外出張対応（通貨換算・為替レート管理つき）
海外出張旅費精算書（通貨換算対応）
通貨コード・現地通貨金額と為替レートを入力すると、円換算額を自動計算できる海外出張専用の旅費精算書です。外貨建ての領収書管理に便利です。
マイカー・社用車 走行距離精算（距離×単価自動計算）
走行距離精算書（マイカー・社用車用）
出発地・到着地・走行距離と支給単価を入力すると、距離×単価で旅費を自動計算できるテンプレートです。営業車・社用車を使う出張向けです。
プロジェクト別配賦型（原価管理・案件別集計向け）
出張旅費精算書（プロジェクト別配賦型）
プロジェクト名・案件番号などを入力し、出張旅費を案件別に計算できるフォーマットです。SIer・建設業・製造業などの原価管理に向いています。
月次まとめ型（複数出張を1枚で管理）
出張旅費精算書（月次まとめ型）
一人の社員が当月に行った複数の出張を、出張No・期間・訪問先ごとにまとめて精算できるテンプレートです。月次単位での集計や承認に便利です。
日当・宿泊費 自動計算型（社内規程対応）
出張旅費精算書（日当・宿泊費自動計算型）
出張区分や宿泊の有無を入力すると、社内旅費規程に基づく日当・宿泊補助を計算できるテンプレートです。
出張伺い書＋精算書セット（申請〜精算を一括管理）
出張伺い書＋精算書セット（2シート構成）
出張前の「出張伺い書（概算申請）」と出張後の「旅費精算書（実績）」を1ファイルで管理できるテンプレートです。概算と実績の差額も自動計算できます。
個人事業主向け（シンプル・確定申告用）
出張旅費・交通費管理表（個人事業主向け）
個人事業主・フリーランス向けの旅費・交通費管理表です。確定申告の集計にそのまま使えます。
領収書貼付・添付欄つき（経理が最も求める形式）
出張旅費精算書（領収書管理型）
領収書と共に管理できる出張旅費精算書です。領収書貼付け欄があるので経理部門でのチェックがしやすくなります。
出張旅費精算書の選び方
出張旅費精算書は、出張の回数・会社ルール・目的の3つを基準にすると、最適なテンプレートを選べます。
STEP1：出張の回数で選ぶ
STEP2：会社ルールで選ぶ
- 承認欄が必要： → 承認フロー対応型
- 日当や宿泊費を自動計算： → 日当・宿泊費 自動計算型
- 領収書貼付が必須： → 領収書添付欄つき
STEP3：目的別で選ぶ
- プロジェクト別に計算： → プロジェクト別配賦型
- 海外出張の換算が必要： → 海外出張（通貨換算）
- 車移動が多い： → マイカー・社用車走行距離精算
- フリーランス・個人事業主： → 個人事業主向け
出張旅費精算の書き方・入力例（初心者向け）
出張旅費精算書は、交通費・宿泊費・日当など複数の項目を整理して記録する必要があります。ここでは、初めての方でも迷わず入力できるように、基本項目の書き方と具体的な入力例を図解形式でやさしくまとめました。
出張旅費精算書は、①出張情報 → ②旅費明細 → ③領収書 → ④承認の4ステップで考えると整理しやすくなります。ここでは図解イメージで入力の流れをまとめます。
STEP1：出張の基本情報を書く
【入力する項目の例】
・氏名：山田 太郎
・所属：営業一課
・出張期間：2025/03/01 ～ 2025/03/02
・行き先：大阪支店／△△商事 本社
・氏名：山田 太郎
・所属：営業一課
・出張期間：2025/03/01 ～ 2025/03/02
・行き先：大阪支店／△△商事 本社
まずは、誰が・いつ・どこへ出張したのかを上部の固定欄にまとめます。正式な部署名・期間を正確に記入することが大事です。
STEP2：旅費明細を入力する（1行＝1支払い）
【明細の基本ルール】
・1行に1つの支払いを書く（新幹線・ホテル・タクシーなど）
・区分（交通費／宿泊費／日当／その他）を決めておく
・領収書の有無を必ずチェックする
・1行に1つの支払いを書く（新幹線・ホテル・タクシーなど）
・区分（交通費／宿泊費／日当／その他）を決めておく
・領収書の有無を必ずチェックする
| 日付 | 区分 | 支払先 | 金額 | 領収書 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2025/03/01 | 交通費 | JR東海 | 13500 | 有 | 東京→新大阪 往復 |
| 2025/03/01 | 宿泊費 | ホテル〇〇 | 9800 | 有 | シングル1泊 |
| 2025/03/02 | その他 | レストラン△△ | 5000 | 有 | 接待ではなく通常の夕食 |
| 2025/03/02 | 日当 | ― | 2500 | 不要 | 出張旅費規程に基づく日当 |
Excel版テンプレートでは、金額欄に数字を入力すると合計欄が自動計算される構成にしておくと便利です。
STEP3：領収書を確認・整理する
【チェックするポイント】
・明細に「有」としたものに、領収書があるか
・領収書の金額と、明細の金額が一致しているか
・ICカードやオンライン明細は、印刷して添付できるか
・明細に「有」としたものに、領収書があるか
・領収書の金額と、明細の金額が一致しているか
・ICカードやオンライン明細は、印刷して添付できるか
「領収書添付欄つき」テンプレートでは、領収書番号・枚数・合計額を入力できるようになっています。金額の合計＝旅費精算書の領収書合計になるか最後に確認します。
STEP4：合計金額と承認欄をチェックする
【最終確認の流れ】
1. 交通費・宿泊費・日当などの小計が合っているか
2. 精算額（認定金額）と立替額／仮払額の差額が正しいか
3. 上司・経理の承認欄が空欄になっていないか
1. 交通費・宿泊費・日当などの小計が合っているか
2. 精算額（認定金額）と立替額／仮払額の差額が正しいか
3. 上司・経理の承認欄が空欄になっていないか
承認フロー対応型テンプレートでは、「申請者 → 上司 → 部門長 → 経理」の順に押印・サインすることを想定しています。印刷して回覧する場合は、紙の順番（精算書の後ろに領収書台紙）もあわせて整えておきましょう。
図解で押さえておきたい書き方のコツ
- 1行1明細・1区分を守ると、後から確認がしやすい
- 領収書なしの支払いは、備考欄に理由を書く（IC利用・チップなど）
- 海外出張は「通貨コード・レート・円換算額」をセットで記録する
- マイカー出張は「走行距離 × 単価」の根拠を残しておく
はじめは「基本型（明細充実）」で慣れ、その後、出張のスタイルに合わせて選び方ガイドから最適なテンプレートに切り替えていくのがおすすめです。
よくある質問（FAQ）
領収書がない場合は精算できますか？
会社規程で定めがあれば精算できます。領収書が出ない支払いの場合は、備考欄に理由（例：IC利用、チップなど）を記載してください。日当は領収書不要です。
海外出張のレートは何を使えばいいですか？
一般的には「会社規程のレート」「クレジットカード明細のレート」「出張中の平均レート」のいずれかを使用します。レートの根拠を備考欄に書くと経理処理がスムーズです。
ICカードの利用履歴は領収書として使えますか？
多くの企業では認められています。ただし金額や区間が不明な場合は利用不可になることもあるため、会社のルールに従ってください。
月次まとめ型は複数人で使えますか？
基本は「1名の当月分出張をまとめる」ためのシートです。複数人分を一枚にまとめると承認や仕訳が複雑になるため推奨しません。
関連テンプレート
まとめ
出張旅費精算は、会社で規定のフォーマットを整えると申請の手間とミスが大幅に減り時短になります。
このページでは用途別テンプレートと書き方・FAQを紹介しています。自社の運用に近い形式を選び、スムーズな経費精算にご活用ください。
