このページでは、実務で使いやすいように設計した出張旅費精算書テンプレート（Excel）を無料で公開しています。
用途ごとに選びやすいよう複数の形式をそろえ、書き方や入力例もあわせてまとめました。経理担当の確認がしやすく、出張する側も迷いにくい構成にしています。
用途別 早見表（Excel無料ダウンロード）
出張旅費精算書を用途ごとに見比べられる早見表です。使う場面や社内ルールに合わせて、合うテンプレートを選んでください。
| 用途 | 特徴・どんな場面に向くか | ダウンロード |
|---|---|---|
| 基本型 （明細充実） |
交通費・宿泊費・日当などの標準項目を一通り入れた汎用タイプ。まずはこれ、という形です。 | Excel版ダウンロード |
| 承認フロー対応型 | 課長・部長・経理などの承認欄つき。決裁の流れがはっきりしている会社に向いています。 | Excel版ダウンロード |
| 訪問先一覧型 （長期出張） |
複数訪問や長めの出張を1枚にまとめたいとき向け。日付ごとの訪問先も整理しやすいです。 | Excel版ダウンロード |
| 項目別管理型 （初心者向け） |
入力欄が費目ごとに分かれているので、慣れていない方でも埋めやすい形式です。 | Excel版ダウンロード |
| 海外出張 （通貨換算） |
為替レートを入れて円換算できるタイプ。USDやEURなど外貨建て経費の管理に向いています。 | Excel版ダウンロード |
| マイカー 社用車走行距離 |
走行距離から支給額を計算する形式です。訪問営業や現場巡回が多い方に合います。 | Excel版ダウンロード |
| プロジェクト別 配賦型 |
複数案件に出張費を分けて管理したい企業向け。案件番号や工数管理ともなじみやすいです。 | Excel版ダウンロード |
| 月次まとめ型 | 1か月分の出張を1枚で見たいときに便利です。営業や保守担当の方によく合います。 | Excel版ダウンロード |
| 日当・宿泊費 自動計算型 |
社内規程に沿って、日当や宿泊費を自動で出したい場合に使いやすい形式です。 | Excel版ダウンロード |
| 出張伺い書 ＋精算書セット |
出張前の申請と、出張後の精算をひとつにまとめたい場合に便利です。 | Excel版ダウンロード |
| 個人事業主向け | 確定申告や帳簿整理で使いやすい簡易タイプ。勘定科目欄つきです。 | Excel版ダウンロード |
| 領収書添付欄つき | 領収書を貼って提出する運用向け。経理側で確認しやすい形です。 | Excel版ダウンロード |
出張旅費精算書テンプレート（用途別・無料DL）
基本型（明細充実・最も汎用）
出張旅費精算書（基本型・明細充実）
日付・区間・交通機関・宿泊費・日当・その他経費を一枚で整理できる標準的な出張旅費精算書です。規模を問わず使いやすい、いちばん基本のフォーマットです。
承認フロー対応型（上司・経理の承認欄つき）
出張旅費精算書（承認フロー対応型）
上司・部門長・経理担当の承認欄を設けた出張旅費精算書です。社内のワークフローに沿って処理したい会社に向いています。
訪問先一覧型（長期出張・複数訪問向け）
出張旅費精算書（訪問先一覧型）
長期出張や複数拠点を回る営業・技術者向けのテンプレートです。日ごとの訪問先と旅費明細をまとめて管理できます。
項目別管理型（初心者向け・入力漏れ防止）
出張旅費精算書（項目別管理型）
交通費・宿泊費・日当・その他経費を項目ごとに分けて入力する形式です。書き慣れていない方でも進めやすい作りです。
海外出張対応（通貨換算・為替レート管理つき）
海外出張旅費精算書（通貨換算対応）
通貨コード・現地通貨金額・為替レートを入力すると、円換算額を自動計算できる海外出張向けの旅費精算書です。外貨建ての領収書整理にも使いやすいです。
マイカー・社用車 走行距離精算（距離×単価自動計算）
走行距離精算書（マイカー・社用車用）
出発地・到着地・走行距離と支給単価を入力すると、距離×単価で金額を計算できるテンプレートです。営業車や社用車での移動が多い出張に向いています。
プロジェクト別配賦型（原価管理・案件別集計向け）
出張旅費精算書（プロジェクト別配賦型）
プロジェクト名や案件番号を入力し、出張旅費を案件ごとに整理できるフォーマットです。原価管理が必要な業種でも使いやすい形です。
月次まとめ型（複数出張を1枚で管理）
出張旅費精算書（月次まとめ型）
ひと月の複数出張を、出張No・期間・訪問先ごとにまとめて精算できるテンプレートです。月単位で確認したい場合に便利です。
日当・宿泊費 自動計算型（社内規程対応）
出張旅費精算書（日当・宿泊費自動計算型）
出張区分や宿泊の有無を入力すると、社内旅費規程に沿った日当や宿泊補助を計算できるテンプレートです。
出張伺い書＋精算書セット（申請〜精算を一括管理）
出張伺い書＋精算書セット（2シート構成）
出張前の申請と、出張後の実績精算を1ファイルで管理できるテンプレートです。概算と実績の差額も追いやすくなっています。
個人事業主向け（シンプル・確定申告用）
出張旅費・交通費管理表（個人事業主向け）
個人事業主やフリーランス向けの旅費・交通費管理表です。確定申告の集計にもそのまま使いやすい構成です。
領収書貼付・添付欄つき（経理が最も求める形式）
出張旅費精算書（領収書管理型）
領収書とあわせて管理しやすい出張旅費精算書です。貼付け欄があり、経理部門でも確認しやすい形になっています。
出張旅費精算書の選び方
出張旅費精算書は、出張の回数・会社ルール・使う目的の3つで見ていくと、選びやすくなります。
STEP1：出張の回数で選ぶ
STEP2：会社ルールで選ぶ
- 承認欄が必要： → 承認フロー対応型
- 日当や宿泊費を自動計算したい： → 日当・宿泊費 自動計算型
- 領収書貼付が必須： → 領収書添付欄つき
STEP3：目的別で選ぶ
- プロジェクト別に集計したい： → プロジェクト別配賦型
- 海外出張の換算が必要： → 海外出張（通貨換算）
- 車移動が多い： → マイカー・社用車走行距離精算
- フリーランス・個人事業主： → 個人事業主向け
出張旅費精算の書き方・入力例（初心者向け）
出張旅費精算書は、交通費・宿泊費・日当など複数の費目を整理して記録する書類です。初めて書くと、どこから埋めるか少し迷いやすいです。ここでは、基本項目の書き方と入力例を図解イメージでまとめています。
出張旅費精算書は、①出張情報 → ②旅費明細 → ③領収書 → ④承認の順で見ると整理しやすくなります。順番を決めて埋めていくと、抜け漏れが出にくくなります。
STEP1：出張の基本情報を書く
【入力する項目の例】
・氏名：山田 太郎
・所属：営業一課
・出張期間：2025/03/01 ～ 2025/03/02
・行き先：大阪支店／△△商事 本社
・氏名：山田 太郎
・所属：営業一課
・出張期間：2025/03/01 ～ 2025/03/02
・行き先：大阪支店／△△商事 本社
最初に、誰が、いつ、どこへ出張したのかを上部の欄にまとめます。部署名や期間は、あとで承認や確認に使われるので、正式表記でそろえておくとスムーズです。
STEP2：旅費明細を入力する（1行＝1支払い）
【明細の基本ルール】
・1行に1つの支払いを書く（新幹線・ホテル・タクシーなど）
・区分（交通費／宿泊費／日当／その他）を決めておく
・領収書の有無を必ずチェックする
・1行に1つの支払いを書く（新幹線・ホテル・タクシーなど）
・区分（交通費／宿泊費／日当／その他）を決めておく
・領収書の有無を必ずチェックする
| 日付 | 区分 | 支払先 | 金額 | 領収書 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2025/03/01 | 交通費 | JR東海 | 13500 | 有 | 東京→新大阪 往復 |
| 2025/03/01 | 宿泊費 | ホテル〇〇 | 9800 | 有 | シングル1泊 |
| 2025/03/02 | その他 | レストラン△△ | 5000 | 有 | 接待ではなく通常の夕食 |
| 2025/03/02 | 日当 | ― | 2500 | 不要 | 出張旅費規程に基づく日当 |
Excel版テンプレートでは、金額欄に数字を入れると合計欄が自動計算される形にしておくと、後から見直すときもかなり楽です。
STEP3：領収書を確認・整理する
【チェックするポイント】
・明細に「有」としたものに、領収書があるか
・領収書の金額と、明細の金額が一致しているか
・ICカードやオンライン明細は、印刷して添付できるか
・明細に「有」としたものに、領収書があるか
・領収書の金額と、明細の金額が一致しているか
・ICカードやオンライン明細は、印刷して添付できるか
「領収書添付欄つき」テンプレートでは、領収書番号・枚数・合計額を入力できるようにしています。領収書の合計額と精算書の金額がずれていないかは、最後に見ておきたいところです。
STEP4：合計金額と承認欄をチェックする
【最終確認の流れ】
1. 交通費・宿泊費・日当などの小計が合っているか
2. 精算額（認定金額）と立替額／仮払額の差額が正しいか
3. 上司・経理の承認欄が空欄になっていないか
1. 交通費・宿泊費・日当などの小計が合っているか
2. 精算額（認定金額）と立替額／仮払額の差額が正しいか
3. 上司・経理の承認欄が空欄になっていないか
承認フロー対応型テンプレートでは、「申請者 → 上司 → 部門長 → 経理」の順で確認することを想定しています。印刷して回す場合は、精算書の後ろに領収書台紙をつけるなど、紙の並びもそろえておくと見やすくなります。
図解で押さえておきたい書き方のコツ
- 1行1明細・1区分にすると、後から確認しやすい
- 領収書なしの支払いは、備考欄に理由を書く（IC利用・チップなど）
- 海外出張は「通貨コード・レート・円換算額」をセットで残す
- マイカー出張は「走行距離 × 単価」の根拠も残しておく
最初は「基本型（明細充実）」で慣れて、必要に応じて選び方ガイドから合うテンプレートへ切り替えていくと使いやすいです。
よくある質問（FAQ）
領収書がない場合は精算できますか？
会社規程で認められていれば精算できます。領収書が出ない支払いは、備考欄に理由を書く形が一般的です。たとえばIC利用やチップなどです。日当は領収書不要とされることが多いです。
海外出張のレートは何を使えばいいですか？
会社規程のレート、クレジットカード明細のレート、出張中の平均レートなどを使うケースが多いです。どのレートを採用したか、備考欄にひとこと残しておくと経理側でも確認しやすくなります。
ICカードの利用履歴は領収書として使えますか？
多くの会社では認められています。ただし、金額や区間が確認できない場合は扱えないこともあるため、社内ルールを先に見ておくほうが安心です。
月次まとめ型は複数人で使えますか？
基本は1名の当月分をまとめるためのシートです。複数人を1枚に入れると承認や仕訳がややこしくなりやすいため、通常は分けて使うほうが無難です。
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まとめ
出張旅費精算は、社内で使う書式をそろえておくと、申請側も確認側もかなり進めやすくなります。入力ミスや差し戻しも減りやすいです。
このページでは、用途別テンプレートと書き方、FAQをまとめています。自社の運用に近い形式を選んで、日々の精算業務に役立ててください。
