社内規定違反の始末書テンプレート3種（Word・無料）
配布：Word ／ スマホ作成：汎用PDF
社内規定違反の汎用版
Word
A4縦・1枚
文例入り
A4縦・1枚
文例入り
規程名と行為の内容を差し替えて使う文例です。問題になった規程を確認し、実際の経緯に合わせて編集してください。
備品の私的利用
Word
A4縦・1枚
文例入り
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文例入り
会社パソコンで私的なサイト閲覧やSNS利用をした文例です。機器・用途・時間と、社内の利用ルールに合わせて変更してください。
勤務時間中の副業
Word
A4縦・1枚
文例入り
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文例入り
私用端末で副業に対応し、本業を中断した文例です。副業の届出・許可と、勤務時間中に行った作業を分けて整理してください。
3点とも社内提出用で、文章を直接編集する書式です。会社の指定書式がある場合は、そちらに合わせてください。スマホ用のPDF作成ツールは、上記Wordとは別の汎用書式です。
社内規定違反の始末書に書く内容
提出を求められた理由と、該当する規程の内容を確認します。規程名や条文番号は推測せず、分からない場合は上長や人事に尋ねてください。会社の説明と自分が把握する事実に違いがある場合は、その点も確認してから文面を整えます。
| 確認すること | 整理する内容 |
|---|---|
| 規程と指摘内容 | 規程名・該当箇所と、どの行為が問題とされているか。 |
| 日時と行為 | 使用した備品、用途、期間・時間。実際に業務を行っていた時間か、休憩・業務終了後かを区別する。 |
| 影響 | 業務への支障や費用の発生など、確認できた内容。未確認の影響は断定しない。 |
| 実施した対応 | 上長への報告、利用停止など、実施したことと日時。これから行う対策とは分ける。 |
備品の私的利用・勤務時間中の副業で書き分ける
会社パソコン・備品の私的利用
機器名や管理番号、私用に使った目的と時間、必要な許可の有無を整理します。私的利用が認められる範囲は会社のルールによるため、何が問題とされたのかを具体的に記載してください。休憩中の利用であっても、備品の利用ルールは別に確認します。
「会社の信用を著しく損なった」といった表現を、確認せずに付け加える必要はありません。担当業務の中断、費用の発生など、実際に確認できた影響を書いてください。
勤務時間中の副業
副業の届出・許可に関する問題と、本業の労働時間中に別の仕事をしたことは分けて整理します。副業が認められている会社でも、勤務時間中の作業まで認められるとは限りません。どの時間帯に、どの端末で、何をしていたか、本業にどのような影響があったかを記載します。
休憩中や本業の終了後に行ったことまで、一括して「勤務時間中」と書かないでください。所定の終業時刻を過ぎていても、本業の作業を続けていた場合は、その実態を分けて記録します。
記入例｜会社パソコンを私用で使った場合
以下は、会社貸与パソコンの私的利用が社内規程で禁止されていた架空の事例です。汎用版に記入する本文の例として紹介します。日時、使用目的、報告や対応の状況は、実際の内容へ変更してください。
私は、〇年〇月〇日、勤務時間中に会社から貸与されたパソコンを使い、私用の資料を作成しました。備品利用規程で私的利用が禁止されているにもかかわらず、短時間であればよいと自己判断したことが原因です。
発覚後、〇月〇日〇時に上長へ使用内容と時間を報告しました。業務への影響については、現在確認中です。
今後は貸与パソコンを私用に使いません。業務上の利用に当たるか判断できない場合は、使用前に上長へ確認します。このたびは備品の利用ルールに反したことを反省し、定められた使い方を守ります。
再発防止策は今回抜けた手順に合わせる
「確認を徹底します」だけでは、何を変えるのかが伝わりません。今回の行為に必要だった確認や承認の手順に絞り、自分が実行する内容を書きます。
| 今回の問題 | 対策の書き方 |
|---|---|
| 規程の未確認 | 対象の作業を始める前に規程を確認し、判断できない点は担当部署へ相談する。 |
| 備品の私的利用 | 認められた用途で使用し、用途が不明な場合は使用前に上長へ確認する。 |
| 勤務中の副業 | 本業の勤務時間中は副業の通知を止め、副業の連絡・作業を行わない。 |
会社と調整が必要な運用は、まず担当部署に相談します。対策は「実施済み」「実施予定」「相談中」を分け、実際の状況を記載してください。
よくある質問
会社の説明と事実の認識が違う場合は？
食い違いのある日時や行為を整理し、提出先へ伝えます。未確認の内容まで自分の行為として記載せず、確認や追記の進め方を相談してください。例文に合わせて、原因や影響を決めつけないようにします。
「いかなる処分も受け入れる」と書き加える必要はありますか？
この書式では、事実・原因・反省・再発防止策を記載します。処分を一律に受け入れる文言を定型句として付け足さず、提出先が求める内容を確認してください。会社の規程によっては、始末書の提出が懲戒手続の一部になる場合もあります。
始末書と顛末書のどちらを使えばよいですか？
提出先が指定した書類名と、求める内容を確認してください。経緯の記録を求められている場合は、日時・行為・指示・対応を時系列で整理します。顛末書の書式は、以下の関連リンクから確認できます。
