Excelで領収書を複数作成・差し込み印刷する方法｜A4 4枚・8枚をまとめて発行

複数の領収書を作るときは、先にExcelで一覧表を作っておくと楽です。

月末に取引先ごとの領収書を発行したり、会費や参加費の領収書をまとめて出したりする場合、1枚ずつ入力していると宛名や金額の確認だけで時間がかかります。

宛名・金額・但し書きを一覧表で管理し、A4 4枚・6枚・8枚の領収書テンプレートへ反映する形にすると、印刷後の確認や控えの管理もしやすいです。この記事では、Excelで複数の領収書を作る流れ、差し込み印刷の考え方、作業中に詰まりやすいところをまとめます。

Excelで複数の領収書を作る場面

実務で多いのは、1枚だけきれいに作る場面より、同じ形の領収書をまとめて発行する場面です。

新人の担当者だと、最初は「領収書を作って印刷するだけ」と考えがちです。

でも実際には、あとで「この領収書は発行済みか」「控えはどこか」「入金一覧と合っているか」を確認します。管理側から見ると、印刷した紙だけでなく、元データの一覧表も残っていた方が追いやすいです。

ここは一度詰まると分かります。電話で「先月分の領収書を再送できますか」と言われたとき、一覧表があるとかなり助かります。

テンプレートを使う前に決めておくこと

領収書テンプレートを開く前に、先に決めたいのは次の3つです。

ここを決めないままテンプレートを選ぶと、あとで「8枚タイプにしておけばよかった」「控え付きにすればよかった」となりやすいです。

たとえば、10件くらいならA4 4枚タイプが扱いやすいです。1枚あたりの余白があり、宛名や但し書きも読みやすく収まります。

会費や参加費など、短い内容を30枚、40枚と出すならA4 8枚タイプも合います。ただし、1枚あたりの領収書は小さくなるので、会社名が長い場合や但し書きが長い場合は少し窮屈です。

「テンプレートを使う前」は、どの形式で処理するかを決める段階です。

「テンプレートを使うとき」は、実際に宛名・金額・但し書きを入れて、印刷できる状態に整える段階です。

この2つを分けて考えると、作業が落ち着きます。

Excelで領収書を複数作成する基本の流れ

Excelで複数の領収書を作る流れは、だいたい次の形です。

やることは少し多く見えますが、考え方はシンプルです。入力用の一覧表と、印刷用の領収書を分けるだけです。

1. 領収書用の一覧表を作る

まず、発行する領収書の情報をExcelにまとめます。

ここで迷いやすいのが、但し書きです。

「お品代として」でも通る場面はありますが、あとで経理処理を確認するときには少し弱いことがあります。「講習会参加費として」「5月分保守費として」「商品代金として」くらいまで書いておくと、数か月後に見ても思い出しやすいです。

2. 領収書テンプレートを選ぶ

次に、印刷するテンプレートを選びます。

領収書を多く作るときは、つい枚数だけ見て8枚タイプを選びたくなります。

ただ、宛名が長い会社名ばかりだと、印刷したときに文字が詰まって見えます。画面上では収まっているように見えても、紙に出すと少し苦しい。これはよくあります。

その場合は、A4 4枚タイプに戻した方が見た目は安定します。

3. 一覧表の内容をテンプレートに反映する

Excelだけで作る場合は、一覧表の行を参照して、領収書側に宛名や金額を表示させます。

たとえば、一覧表の2行目に1件目のデータがあるなら、領収書側の宛名欄で一覧表の宛名セルを参照します。

=一覧!B2

金額欄なら、金額のセルを参照します。

=一覧!C2

A4に4枚印刷するテンプレートなら、1枚目は2行目、2枚目は3行目、3枚目は4行目、4枚目は5行目のデータを参照する形です。

• 1枚目：一覧表の2行目
• 2枚目：一覧表の3行目
• 3枚目：一覧表の4行目
• 4枚目：一覧表の5行目

この方法なら、一覧表を直すだけで領収書側も変わります。

慣れるまでは少し面倒ですが、10件を超えたあたりから手入力より楽です。いや、かなり違います。

差し込み印刷で作る場合の考え方

「差し込み印刷」と聞くと、Wordの機能を思い浮かべる人も多いと思います。

Wordの差し込み印刷では、Excelで作った一覧表を元データにして、Wordの領収書フォーマットへ宛名や金額を差し込む形になります。

宛名ラベルや案内状と同じ考え方です。ただ、領収書の場合は、金額・但し書き・消費税・発行番号など、入れたい項目が少し増えます。

Wordの差し込み印刷が向いているケース

• Wordのレイアウトで領収書を作りたい
• 1件ずつ印刷結果を確認しながら出したい
• 宛名や金額の差し替えだけをExcel一覧から行いたい

Excelテンプレートでまとめて作る方が向いているケース

• A4 4枚・6枚・8枚のように、1枚の紙に複数の領収書を並べたい
• Excel上で金額や税額も確認したい
• 一覧表と印刷用シートを同じファイルで管理したい
• 月末にまとめて発行することが多い

Bizrouteの領収書テンプレートを使うなら、Excel上で一覧管理して、印刷用の領収書に反映する形が合いやすいです。

Wordの差し込み印刷も便利ですが、A4 4枚や8枚のような細かい位置調整は、Excelの方が扱いやすい場面もあります。

作業中に詰まりやすいところ

複数の領収書を作ると、きれいに作ったつもりでも細かいところで止まります。

宛名の「御中」と「様」が混ざる

会社名なら「御中」、個人名なら「様」にすることが多いです。

ただ、一覧表に「株式会社○○ 御中」と入力している行と、宛名だけ入力してあとでテンプレート側で「御中」を付ける行が混ざると、二重表記になります。

株式会社○○ 御中 御中

これは本当にやりがちです。

一覧表側に敬称まで入れるのか、テンプレート側で敬称を付けるのか、どちらかに寄せた方が安全です。

金額の表示形式がそろわない

Excelでは、同じ「33000」でも表示形式で見え方が変わります。

領収書では「金33,000円」のように表示したい場面が多いです。テンプレート側で表示形式をそろえておくと、一覧表には数字だけを入れれば済みます。

印刷したら位置が少しずれる

画面ではきれいに見えても、印刷すると下にずれたり、右端が少し切れたりします。原因は、プリンターの余白設定、拡大縮小、用紙サイズの違いあたりです。

最初の1枚は、いきなり本番用の紙に出さず、普通紙で試し刷りした方が安心です。静かな事務所でプリンターが動き出してからミスに気づくと、紙も時間も少しもったいないですね。

管理側でまとめて確認するなら、印刷前にPDFで一度出して、宛名・金額・日付だけ目で追うのもありです。

複数作成するときの確認リスト

印刷前に見るところは、毎回だいたい同じです。

特に金額は、1件ずつ見た方がいいです。

一覧表で合計金額を出しておくと、発行対象の総額と入金一覧の金額を照合しやすくなります。担当者が作って、管理側が確認する流れなら、一覧表に「確認済み」列を作るのも手です。

テンプレートを使うときの調整

テンプレートは、そのまま使える形にしていても、現場では少し直すことがあります。たとえば、宛名が長い会社ばかりなら、宛名欄の文字サイズを1段階下げます。

逆に、個人向けの領収書で但し書きが短いなら、余白を広めにして見た目を整えた方が読みやすいです。発行番号も、すべての場面で入れるわけではありません。

月末の法人取引なら入れておくと後で追いやすいですが、自治会の会費や少額の集金なら、番号まで管理しないこともあります。ここは運用次第ですね。全部をきっちり入れようとすると、かえって作業が重くなります。

他の領収書テンプレートとの違い

領収書テンプレートには、いくつか種類があります。

複数の領収書をまとめて作るなら、Excelの一覧表とA4複数面テンプレートの組み合わせが扱いやすいです。

その場で1件だけ作ってPDF保存したい場合は、Web上で入力するPDF作成ツールの方が早いこともあります。逆に、月末にまとめて発行するなら、一覧表が残るExcelの方があとから確認しやすいです。

Bizrouteの領収書テンプレートを使う場合

Bizrouteでは、A4用紙に4枚・6枚・8枚など、複数の領収書をまとめて印刷できるテンプレートを用意しています。

Excel形式なら、宛名・金額・但し書きを編集し、印刷範囲を確認して使えます。月末処理や参加費の領収書など、同じ形式で何枚も発行する場面に向いています。

• 領収書テンプレート【A4・4枚/8枚】Excel対応
• 控え付き領収書テンプレート（Excel・Word）
• 領収書PDF作成ツール

よくある質問