納品書送付状テンプレートの選び方
はじめてこのページに来た方は、たぶん次のどちらかだと思います。「納品書を紙で送るから、1枚添え状がほしい」か、「PDFで送るので、メールの文面を整えたい」か。どちらでも大丈夫です。
正直に言うと、私も最初は「送付状なんて要るのか」と思っていました。ある月、取引先から「同封書類の枚数が書いてなくて確認の電話をした」と言われたことがあります。地味なミスですが、電話一本で相手の手を止めてしまう。それ以来、送付状は面倒な作業ではなく、ちょっとした保険だと考えるようになりました。
このページでは、3種類のテンプレートを用意しています。書く内容の量と、宛先情報の細かさで選ぶと迷いにくいです。
| テンプレート | 向いている場面 | 記載できる内容 |
|---|---|---|
| シンプル版 | いつもの取引先、複数書類をまとめて送るとき | 記書きは1行。請求書・見積書・納品書をまとめて「1部」と書く形 |
| 丁寧版 | 初回取引、法人宛て、複数回に分けて納品している取引先 | 「対象納品分：令和〇年〇月〇日納品分」の欄あり。いつの納品か明記できる |
| 郵送向け基本版 | 部署名まで宛名を書きたい、金額や納品書番号も残しておきたい | 部署・役職欄とFAX欄あり。記書きは納品内容／数量／納品金額／納品書番号の4項目 |
開く前は「宛名だけ変えればいい」と思いがちです。実際に手を動かすと、送付日を納品日と書いてしまったり、請求書も同封するのか迷ったり。先に送付方法と同封書類を決めてから開くほうが、結局は早いです。
納品書・送付状・送り状の違い
納品書は、納品した中身を確認するための書類です。送付状は、その納品書を送るときに添える案内文。役割がそもそも違います。
「送り状」という呼び方が少しやっかいです。会社によっては送付状と同じ意味で使いますが、宅配便では配送伝票を指すこともあります。取引先から「納品書の送り状も付けて」と言われたら、たいてい送付状のことだと考えて問題ありません。
| 書類名 | 役割 | 見る人 |
|---|---|---|
| 納品書 | 納品した内容、数量、金額を確認する | 取引先の担当者、経理担当 |
| 送付状・添え状 | 納品書を送ったこと、同封書類、確認依頼を伝える | 取引先の担当者 |
| 送り状 | 実務では送付状と同じ意味で使われることがある。配送では伝票を指すことも | 取引先、配送業者 |
納品書送付状に入れておきたい項目
送付状は、ただの挨拶文ではありません。受け取った人が封筒を開けた瞬間に、「何の書類か」「誰から来たのか」「何を確認すればいいのか」が分かる形にしておく。それだけで、相手の手間はぐっと減ります。
- 送付日：いつ送った書類か、後から追いやすくなります
- 宛名：会社名だけでなく、部署名や担当者名まで（部署欄があるのは丁寧版・郵送向け基本版です）
- 差出人情報：問い合わせが来たときにすぐ担当へ戻せます
- 同封書類の名称と枚数：納品書だけか、請求書も一緒かが分かります
- 送付の趣旨：何の件で送った書類か、冒頭で一言
- 確認依頼の一文：相違や不明点があったときの連絡口をつくります
現場で時間を取られるのは、本文の言い回しより宛名と同封書類の確認です。新人のうちは会社名までは書けても、部署名や担当者名で手が止まりがち。前回のメールや発注書を見ながら、宛名を先に固めておくと進めやすいです。
納品書送付状テンプレート Word無料ダウンロード
どれもWord形式で編集できます。郵送用にそのまま使ってもいいですし、文面を短くしてメール本文に流用してもかまいません。
納品書送付状テンプレート シンプル版
記書きが1行だけの最短構成です。「請求書／見積書／納品書 1部」のように、複数書類をまとめて1通で送る場合に向いています。敬具を省いた分、文面全体もいちばん短めです。
納品書送付状テンプレート シンプル版（Word）
- いつもの取引先へ毎月送る
- 請求書・見積書・納品書をまとめて1通で送りたい
- 敬具などの結びを省いて、短く済ませたい
納品書送付状テンプレート 丁寧版
「対象納品分：令和〇年〇月〇日納品分」という欄があり、いつの納品に対する書類かを明記できます。同じ取引先に何度も納品している場合、この一行があるだけで受け取る側の照合が楽になります。
納品書送付状テンプレート 丁寧版（Word）
- 初めて納品書を送る取引先
- 同じ相手に何度も納品していて、対象期間を書き分けたい
- 「相違があれば連絡を」の一文を入れて、少し丁寧にしたい
納品書送付状テンプレート 郵送向け基本版
3つの中でいちばん記載項目が多いテンプレートです。部署・役職欄とFAX欄があり、記書きも納品内容・数量・納品金額・納品書番号の4項目。件名にプロジェクト名や案件名を入れる欄もあります。金額や番号まで書面に残しておきたい取引で使いやすい構成です。
納品書送付状テンプレート 郵送向け基本版（Word）
- 部署名まで宛名に入れたい取引先
- FAXでの問い合わせにも対応したい
- 金額や納品書番号を送付状にも残しておきたい
- 案件名・プロジェクト名を件名に入れたい
納品書送付メールの件名・文章例
PDFで送る場合は、送付状を別紙にせずメール本文で済ませることが多いです。件名で書類名が分かり、本文で添付内容が分かれば、受け取る側も探す手間が減ります。
件名例
- 納品書送付のご連絡／株式会社○○
- 【納品書添付】株式会社○○ ご発注分
- ○月○日納品分の納品書をお送りします
- ○月分 納品書送付のご案内
基本のメール例文
△△部 △△様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
本日納品分の納品書をPDFにてお送りします。
添付ファイルをご確認ください。
内容に相違やご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
初回取引で少し丁寧に送る場合
△△部 △△様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
このたびはご発注いただき、ありがとうございました。
納品書をPDFにて添付いたしましたので、ご査収のほどお願いいたします。
ファイルが開けない場合や、内容に相違がございましたらお知らせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
毎月の納品書を送る場合
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
○月分の納品書を添付いたします。
お手すきの際にご確認ください。
ご不明な点がございましたらご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
丁寧に書こうとして長くしすぎると、かえって要件が見えにくくなります。いつもの取引先なら短めで大丈夫。初回だけ少し丁寧にして、2回目以降は短くする。現場ではそのくらいの温度感がちょうどいいと思います。
郵送・メールで迷いやすいところ
短い文書ですが、詰まる場所はだいたい決まっています。
- 送付日と納品日を混同する
- 宛名が会社名だけで止まり、部署名や担当者名が抜ける
- 納品書の通数を書かず、同封物を確認しづらくする
- 添付ファイル名が「document.pdf」のままで、相手先で探しにくい
- 紙指定の取引先に、PDFだけ送ってしまう
- 本文を丁寧にしすぎて、納品書送付の要件が埋もれる
- 新人：まず宛名、送付日、同封書類の3つを埋めれば止まりにくいです
- 担当者：前回どの方法で送ったか、取引先ルールを先に確認しておくと戻りが減ります
- 管理側：件名とファイル名のルールをそろえておくと、担当が変わっても崩れにくいです
本文より「郵送なのか、メールなのか」の判断で迷うことのほうが多いです。郵送前提だった取引先が、途中からPDF添付に切り替わることもあります。そのときに送付状の文面を短くしてメール本文へ移せるようにしておくと、かなり楽です。
テンプレートを使う前に確認しておくこと
開く前に確認しておくと手が止まりにくいのは、次の3つです。
- 送る方法：郵送、メール、FAXのどれで送るか
- 同封・添付する書類：納品書だけか、請求書や明細もあるか
- 相手先の表記：会社名、部署名、担当者名、敬称をどう書くか
テンプレートを開く前は、本文から直したくなるものです。ですが実際は、宛名と同封書類が決まらないと先へ進みません。逆にそこさえ決まっていれば、本文はシンプル版でも丁寧版でもすぐ整います。
よくある質問（FAQ）
まとめ
納品書送付状は、ただの添え状ではありません。「何を、いつ、どの形で送ったか」を相手に迷わせないための、小さな案内文です。短い紙でも、短いメールでも、ここが整っているだけでやり取りは滑らかになります。
複数書類をまとめて送るならシンプル版。対象の納品日を書き分けたいなら丁寧版。部署名や金額まで残したいなら郵送向け基本版。まずはこの3つの分け方で選ぶと迷いにくいです。
送付方法、同封書類、宛名。この3つを先に確認しておく。あとは必要なところだけ相手に合わせて直す。それくらいの使い方が、現場ではいちばん回しやすいと感じています。
