納品書送付状テンプレートを探しているときは、だいたい「納品書を郵送するので1枚添えたい」「PDFで送るから、メール文面も整えたい」のどちらかです。
このページでは、納品書に添える送付状・送り状テンプレートをWord形式で配布しています。あわせて、納品書をメールで送るときの件名や短い例文もまとめました。
月末の夕方、請求書や納品書をまとめて処理していると、宛名や日付は入れたのに「同封書類の枚数」を書き忘れることがあります。地味ですが、あとで相手先から確認の電話が来ると少し面倒です。テンプレートを使うと、そういう抜けが減ります。
- 納品書を郵送するときに、1枚添える送付状がほしい
- 「納品書 送り状」と呼ばれている文書を用意したい
- 初回取引なので、少し丁寧な文面にしたい
- 納品書をメールで送るときの件名や本文を整えたい
- 毎月使う文面を、いちから打ち直したくない
納品書送付状テンプレートの選び方
まずは、送る相手と送付方法で選ぶと迷いません。社内で何度もやり取りしている取引先ならシンプル版で十分です。初回取引や、少しきちんと見せたい法人宛てなら丁寧版のほうが落ち着きます。
| テンプレート | 向いている場面 | 使うときの調整 |
|---|---|---|
| シンプル版 | 毎月の納品書送付、いつもの取引先への郵送 | 宛名、送付日、同封書類を差し替える |
| 丁寧版 | 初回取引、法人宛て、大口取引、担当者変更後の送付 | 挨拶文と確認依頼を相手に合わせて少し整える |
| 郵送向け基本版 | 紙の納品書を送る、複数書類を同封する | 同封書類の名称と枚数を先に確認する |
| 丁寧め文面版 | 少し改まった印象にしたい、メール文にも流用したい | 長くなりすぎる挨拶は少し削る |
テンプレートを使う前は、「とりあえず宛名だけ変えればいい」と思いがちです。実際に手を動かすと、送付日を納品日にしてしまったり、納品書1通なのか請求書も同封するのかで止まったりします。先に送付方法と同封書類を決めてから開くほうが、作業は早いですね。
納品書・送付状・送り状の違い
納品書は、納品した商品やサービスの内容を確認する書類です。送付状は、その納品書を送るときに添える案内文です。
「送り状」という言葉は少しややこしく、会社によっては送付状の意味で使います。一方で、宅配便では配送伝票を指すこともあります。取引先から「納品書の送り状も付けてください」と言われた場合は、たいてい納品書に添える送付状のことです。
| 書類名 | 役割 | 見る人 |
|---|---|---|
| 納品書 | 納品した内容、数量、金額などを確認する | 取引先の担当者、経理担当 |
| 送付状・添え状 | 納品書を送ったこと、同封書類、確認依頼を伝える | 取引先の担当者 |
| 送り状 | 実務では送付状の意味で使われることがあります。配送では伝票を指すこともあります | 取引先、配送業者 |
納品書送付状に入れておきたい項目
納品書送付状は、あいさつを添えるだけの紙ではありません。受け取った人が、机の上で封筒を開けたときに「何の書類か」「誰から来たのか」「何を確認すればいいのか」がすぐ分かる形にしておくと親切です。
- 送付日：いつ送った書類かを後で追いやすくします
- 宛名：会社名、部署名、担当者名まで入れると行き違いが減ります
- 差出人情報：問い合わせが来たときに、すぐ担当者へ戻せます
- 同封書類の名称と枚数：納品書1通だけなのか、請求書も同封したのかが分かります
- 送付の趣旨：何の件で送った書類か、本文の冒頭で伝えます
- 確認依頼の一文：相違や不明点があった場合の連絡につなげます
実務では、本文をきれいに整えるより、宛名と同封書類の確認に時間を取られることが多いです。特に新人の担当者だと、会社名までは入れても部署名や担当者名で迷います。前回のメールや発注書を見ながら、先に宛名を固めておくと進めやすいです。
納品書送付状テンプレート Word無料ダウンロード
以下のテンプレートは、Word形式で編集できます。郵送用としてそのまま使うほか、文面を短くしてメール本文へ流用してもかまいません。
納品書送付状テンプレート シンプル版
毎月の納品書送付や、いつもの取引先へ送る場合に使いやすいシンプル版です。文面は短めで、送付日・宛名・差出人・同封書類を確認しやすい形にしています。
納品書送付状テンプレート シンプル版（Word）
- 毎月の納品書を郵送する
- 取引先とのやり取りがすでにある
- 長い挨拶より、書類内容をすぐ見せたい
- 納品書1通だけを同封する
納品書送付状テンプレート 丁寧版
初回取引や法人宛て、大口取引など、少しきちんとした印象にしたい場面向けの丁寧版です。通常の送付状より挨拶文と確認依頼を少し厚めにしています。
納品書送付状テンプレート 丁寧版（Word）
- 初めて納品書を送る取引先
- 法人宛てで、少し改まった文面にしたい
- 担当者変更後の初回送付
- 納品書と一緒に関連書類も送る
そのほかの納品書送付状テンプレート
文面やレイアウトの好みに合わせて、下記のテンプレートも使えます。社内で決まった言い回しがある場合は、本文だけ差し替えて使うと早いです。
納品書送付状テンプレート 郵送向け基本版（Word）
納品書送付状テンプレート 丁寧め文面版（Word）
納品書送付メールの件名・文章例
納品書をPDFで送る場合は、別紙の送付状を付けずにメール本文で済ませることが多いです。件名で書類名が分かり、本文で添付内容が分かれば、受け取る側も探しやすいです。
件名例
- 納品書送付のご連絡／株式会社○○
- 【納品書添付】株式会社○○ ご発注分
- ○月○日納品分の納品書をお送りします
- ○月分 納品書送付のご案内
基本のメール例文
△△部 △△様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
本日納品分の納品書をPDFにてお送りします。
添付ファイルをご確認ください。
内容に相違やご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
初回取引で少し丁寧に送る場合
△△部 △△様
お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
このたびはご発注いただき、ありがとうございました。
納品書をPDFにて添付いたしましたので、ご査収のほどお願いいたします。
ファイルが開けない場合や、内容に相違がございましたらお知らせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
毎月の納品書を送る場合
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
○月分の納品書を添付いたします。
お手すきの際にご確認ください。
ご不明な点がございましたらご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
メールは、丁寧に書こうとして長くしすぎると、かえって要件が見えにくくなります。いつもの取引先なら短めで大丈夫です。初回だけ少し丁寧にして、2回目以降は短くする。現場ではそのくらいの温度感がちょうどいいと思います。
郵送・メールで迷いやすいところ
送付状やメール本文は短い文書ですが、詰まる場所はわりと決まっています。
- 送付日と納品日を混同する
- 宛名が会社名だけで止まり、部署名や担当者名が抜ける
- 納品書の通数を書かず、受け手が同封物を確認しづらくなる
- 添付ファイル名が「document.pdf」のままで、相手先で探しにくい
- 取引先が紙指定なのに、PDFだけ送ってしまう
- メール本文を丁寧にしすぎて、納品書送付の要件が埋もれる
- 新人：まず宛名、送付日、同封書類の3つを埋めると止まりにくいです
- 担当者：前回どの方法で送ったか、取引先ルールを先に見ておくと戻りが減ります
- 管理側：件名とファイル名のルールをそろえておくと、担当が変わっても崩れにくいです
実務では、本文よりも「郵送なのか、メールなのか」の判断で迷うことがあります。郵送前提だった取引先が、途中からPDF添付へ切り替わることもあります。そのときに、送付状の文面を少し短くしてメール本文へ移せるようにしておくと、かなり楽です。
テンプレートを使う前に確認しておくこと
テンプレートを開く前に、先に確認しておくと手が止まりにくいのは次の3つです。
- 送る方法：郵送、メール、FAXのどれで送るか
- 同封・添付する書類：納品書だけか、請求書や明細もあるか
- 相手先の表記：会社名、部署名、担当者名、敬称をどう書くか
「テンプレートを使う前」は、本文から直したくなります。ですが、実際は宛名と同封書類が決まらないと進みません。逆にそこだけ決まっていれば、本文はシンプル版でも丁寧版でもすぐ整います。
よくある質問（FAQ）
まとめ
納品書送付状は、ただの添え状というより、「何を、いつ、どの形で送ったか」を相手に迷わせないための文書です。短い紙でも、短いメールでも、ここが整っているとやり取りが滑らかです。
毎月の送付ならシンプル版。初回取引や少し改まった相手なら丁寧版。まずはその分け方で選ぶと迷いにくいと思います。
テンプレートを使う前に、送付方法、同封書類、宛名を確認しておく。あとは必要なところだけ相手に合わせて直す。それくらいの使い方が、実務ではいちばん回しやすいです。
