私たちはこれまで、業務支援ツールの開発時に企業のマニュアル制作を多数手がけてきました。その経験をもとに、誰でも見やすく整った業務マニュアルを作成できるよう、Word形式のテンプレートを用意しました。
表紙・目次・見出し・注釈欄など、必要な構成を一通り備えたテンプレートを無料で提供しています。Word初心者でも使いやすく、社内研修や操作手順書、引継ぎ資料の作成に最適です。
登録不要で無料ダウンロードできるのでぜひ活用してください。
実際に中小企業の業務マニュアル制作支援を行ってきましたが、一からWordマニュアルを作るのは手間がかかります。テンプレートを使うことで「見出しスタイル」「目次」「スクリーンショットの配置」などの作業が省け、業務効率が大きく向上しました。
Wordで使える業務マニュアルテンプレート
表紙、目次、最初の見出しとダミー画像、注釈欄を設定したwordの業務マニュアルテンプレートです。ブルー系のカラーとモノクロの２種類のテンプレートがあります。
以下の「ダウンロードページ」で移動先のページからテンプレートファイルを取得できます。
モノクロタイプ
モノクロ
本文ページ
・会社ロゴ欄を追加して、ブランド統一感を出す
・表紙を削除して、操作手順書に特化
・注釈欄をチェックリスト形式に変更して進捗管理も可能に
ブルータイプ
ブルー
本文ページ
・カラー見出しを部署ごとに変えて識別性アップ
・写真や図版を大きめに挿入して視覚的にわかりやすく
・スマホ印刷用にA5サイズへ変更して、持ち運びにも対応
業務マニュアル作成の参考に｜Wordテンプレートの使用例
実際に業務マニュアルテンプレートを使用するときの例を紹介します。以下はエクセルで散布図を作るマニュアルを作成する場合の例です。
テンプレートを利用することで、このような形式のマニュアルを簡単につくることができます。
このサンプルマニュアルは以下よりダウンロードできます。マニュアル作りの参考としてください。
・目次を更新しないまま印刷してしまい、ページズレが発生 → 定期的な「目次の更新」を忘れずに
・表紙や見出しを独自に装飾しすぎて統一感がなくなる → スタイル設定で統一感を維持する
・画像の位置ズレ → 改ページを挿入して崩れを防ぐ
Wordテンプレートの編集方法｜見出し・目次・改ページなど
wordのマニュアルテンプレートを編集する方法について解説します。Microsoft wordの使い方には、あまり詳しくないがテンプレートの形式を改変して独自のビジネス用マニュアルを作成したいという方向けです。
見出しの作り方
見出しは、大項目(見出し1)、中項目(見出し2)、小項目(見出し3)の３書式が設定してあります。
見出しに使用する文字を入力後に、「ホーム」→「スタイル」の見出しをクリックしてください。作成する形式に合わせて見出し1～見出し3を選ぶことでそれぞれの見出しを作成できます。
※ 各項目の番号は自動では付かないようになっているので、自分で作成してください。
目次の更新の仕方
目次はワードの仕様上、自動では更新されません。目次エリアを選択すると目次を更新するボタンがあらわれるのでそれをクリックします。
「ページ番号だけ」か、「目次すべてを更新するか」を選択するダイアログが出るので「目次すべてを更新する」を選んでＯＫを押します。
表紙の削除の仕方
社内で利用する目的で表紙が不要な場合は表紙を削除してください。表紙の削除方法は、メニューから「挿入」→「表紙」→「現在の表紙を削除」ボタンをクリックします。
改ページのやり方
画像を挿入する業務マニュアルで失敗しがちなのがページ区切りです。途中で次のページに移ってしまったり、画像だけが移動することもあります。
改ページは、ある程度まで本文を記入したら強制的に改ページした方が、うまくレイアウトできます。
やり方は、改ページしたい文書の位置にカーソルを合わせてから、
「挿入」→「ページ区切り」をクリックします。
業務マニュアル用スクリーンショットの作成と挿入方法
業務マニュアルを作成するときに面倒なのがスクリーンショットを作成して貼り付ける作業です。
Windowsの画面をキャプチャするには、[Alt + PrtScreen]キーでクリップボードに画像を保存してペイントなどの画像加工ソフトで加工するのが一般的です。
しかし、「最初にこのボタンを押して、次にこのボタンを...」といった説明の文書と矢印を挿入するのが結構手間です。
そういった場合には、専用のスクリーンショットソフトを使用すると簡単に矢印付きの画像を作成できます。
Wordマニュアルテンプレートで業務マニュアル作成をもっと簡単に
今回は、社内の作業や業務のやり方を記録するwordの業務マニュアルのテンプレートを紹介しました。
単に作業方法だけを羅列した業務マニュアルをwordで作成するのは簡単ですが、デザインやレイアウトを考慮した見やすいマニュアルを作成するのは結構大変です。
マニュアル作成用のテンプレートを使用することで社内のマニュアル作成や引継ぎ資料の作成も効率よく進めることができます。
