この記事では、営業や面接、Web制作時に使用できるヒアリングシートのテンプレートを紹介します。
ヒアリングシートのサンプル項目が設定されているエクセルファイルを無料でダウンロードできるので、カスタマイズしてオリジナルの内容にすることもできます。
ヒアリングシート テンプレート
今回ダウンロードできるテンプレートは、従業員の採用面接で使用できる面接用ヒアリングシートと顧客へのヒアリングで使える営業用ヒアリングシート、WEB制作時に使用するシートの３種類があります。
面接用
従業員の面接時に使用する面接ヒアリングシートです。応募の経緯や前職の内容など一般的な項目をサンプルとして設定しています。面接の内容は、職種や業界によって異なるので、必要な項目を追加してオリジナルのヒアリングシートを作成してください。
営業用
顧客への営業のときに使用できる営業ヒアリングシートテンプレートです。顧客の基本情報から、ヒアリング項目、今後の予定といった一般的な営業でのヒアリング項目が設定されています。
WEBサイト制作用
WEB制作を行うときに顧客から、どのようなサイトにするか聞き取りをするためのシートです。一般的なWEbサイト作成時に必要な項目が設定されています。
ヒアリングシートとは
ヒアリングシートとは、顧客や従業員採用の面接など、相手の要望や質問内容をあらかじめ決めてスムーズに面談を行うためのチェックリストです。
ヒアリングシートを作成しておくことで、毎回どのように営業や面談を進めたらいいか迷うことがなくなるため、効率よく目的を達成することができます。
ヒアリングに必要な項目
ヒアリングすうための項目は、用途によって異なります。営業用、面接用、Web制作用に必要な項目について紹介します。
営業
営業用ヒアリングに必要な項目は業種や製品によって異なりますが、以下のような項目を作成する場合が多いです。
- 現状の課題
- 使用中の製品・サービス
- 製品・サービスの重視するポイント
- 納期・スケジュール
- おおまかな予算
- 決済フロー・決裁者
- 製品・サービスへの感想・疑問点
お客様は、現状何に困っているのか、どのような要望を持っているのかを探るのが出発点です。お客様自身が現状の課題をわかっていないという場合もあるため、困っていることをよく聞いて真の要望を見つけることです。
お客様が、営業を受け入れているのは現状と要望との間にずれがあるためです。現在他に利用している製品やサービスがある場合は、その不満点や満足している点を聞き入れ、提案する際の訴求ポイントとすることです。
製品やサービスをを選定するにあたって、コストなのか、機能なのか、サポートなのか、また別のなにかなのかを知っておくことで、営業戦略が変わってきます。これは、できるだけ決裁者の重視するポイントを探ることが大切です。現場と決裁者で重視するポイントが異なっていることはよくあります。
お客様がいつまでに導入したいのか、そのようなスケジュールを考えているのかを知ることで、この案件がすぐに対応しなくてはならないものか、後回しにしてもいいのかがわかります。
予算を知ることで、どのような提案をすればいいのかがわかります。また競合がいる場合はコストで決定される可能性も大いにあります。とはいえ、予算についてはセンシティブなことなので遠回しに予算感を尋ねるようにするといいでしょう。
製品やサービスを導入するまでに、どのように選考して、最終的に誰が決定するかの流れをヒアリングします。プレゼンや説明が決済フローに合ったものの方が採用される可能性が高まることもあります。
自社製品やサービスに対して、「どのような感想をもっているか」をヒアリングしておきます。マイナスの印象であれば、それを覆すような提案、お客様の課題を解決できない印象であれば、説明の仕方を変えるなど、提案がうまくいっているか、今後どのように提案していけばいいのかが決まってきます。
面接
面接時のヒアリング項目は、業種や企業の目的によって変わってきます。その中でも、どの業種でもヒアリングすることが多い項目について紹介します。
- 応募区分
- 前職の内容
- 離職理由
- 職種の希望
- 勤務の希望
正社員、契約社員、パート・アルバイトなどどの区分に応募したのか確認します。意外に募集の区分と、応募した区分が異なるという認識違いも少なくありません。
前職ではどのような仕事をしていたのか、そこで経験したこと大変だったことなどを合わせてヒアリングします。
前職を離職した理由について確認します。本当の理由はわかりませんが、話におかしな点がないか同じ理由ですぐに辞めたりしないかなどを検討します。
応募してきた職種と、欲しい人材が違うこともありえます。相互に認識が違わないか、確認しておきます。
オフィスが複数ある場合など、勤務地の希望や転勤の可否などを確認します。
Web制作
Web制作時のヒアリングシートは、プログラミングなどの動的な要素を含まなければある程度決まっています。システムが絡むともっと詳細なヒアリングシートが必要になってきます。
- サイト情報
- 予算
- 公開希望日
- 目的
- デザインの希望
- 提供素材
- ターゲット
- 保守の有無
サイト名称やドメインの有無、URL、サーバーの有無など基本的なサイトの情報をヒアリングします。
どの程度の予算をとっているか決まっているなら、それに合わせた提案ができます。予算感がわからない場合は何パターンかを提案する形になります。
公開希望日をヒアリングすることで、納期を逆算します。
サイトを作成する目的によって、どのような機能が必要か、デザインやイメージをどのようにするかの検討する材料になります。
どのようなイメージのサイトかを共有することで、相互の認識のズレを無くすことができます。どのようなデザインかイメージできない顧客も多いので、その場合は参考にしたいサイトをヒアリングします。
写真提供の有無、社員や社長のインタビューなど、制作側で主導するのか、提供できるのかでスケジュールや見積りが変わってきます。
男性か、女性か、年齢の範囲などチェック形式でターゲットをヒアリングします。
サイト作成後に保守作業が必要か、更新は自社で可能かなど作成後の計画をヒアリングします。
まとめ
今回は、採用面接や顧客への営業に使うことができるヒアリングシートのエクセルテンプレートを紹介しました。
あらかじめヒアリングシートを作成しておくと、どのように面談を進めるか迷うことなく行うことができます。
面接内容や営業時のヒアリング項目は、業界や業種によってことなるのでテンプレートを参考にしてオリジナルのヒアリングシートを作成してください。
