転職活動で必要となる「職歴証明書」は、履歴書や職務経歴書と並ぶ重要書類です。しかし、いざ作成しようとすると、書き方に迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、採用担当者も納得する職歴証明書作成のポイントと、ダウンロード可能なテンプレートを紹介します。
記入項目や注意点、詳細な書き方などを解説しているので、初めて職歴証明書を作成する方でも安心して取り組むことができます。
職歴証明書とは
職歴証明書は、その会社に在籍していたことを証明する文書です。文書には、どのぐらいの期間在籍していたのか、どのような職種、どこの部署に在籍していたのかなどを記載します。
職歴証明書は、以前に在籍していた職場に発行を依頼し、入手することができます。労働基準法で定められているため、依頼された会社は、速やかに職歴証明書を発行しなくてはなりません。
役割と重要性
職歴証明書は、応募者の経歴を客観的に証明することで、採用担当者が応募者の経験やスキルを正確に把握するのに役立ちます。また、履歴書や職務経歴書に虚偽の内容が書かれていないことを確認することができます。
採用担当者が応募者の経験やスキルを正確に把握する
履歴書や職務経歴書の虚偽記載を防ぐ
必要となる場面
職歴証明書は、主に以下の場面で必要となります。
- 転職活動
- 公務員試験
- 資格取得
- ローン審査
- 結婚式
転職活動では、ほとんどの場合で職歴証明書の提出が求められます。公務員試験や資格取得でも、職歴証明書が必須となる場合があります。また、ローン審査や結婚式では、収入証明として職歴証明書が求められることもあります。
職歴証明書テンプレート
一般的な職歴証明書
職歴証明書のエクセルテンプレートです。内容は、対象の社員の氏名、現住所、生年月日、在職期間、勤務時間、役職や所属、職種、その他の項目です。
下部には、所属していた事業所の名称や住所、代表者名、電話番号などを入力する欄があります。
職歴証明書テンプレート01
下線で記入するタイプ
テンプレートにはボックス形式で内容を入力するタイプが多いですが、こちらは下線に氏名や現住所を入力するテンプレートです。レイアウトだけの問題でフォーマットとしては問題ないので、好みによって使い分けができます。
職歴証明書テンプレート02
他の書類との違い
職歴証明書には、名称が似た他の書類があります。それらの違いについて解説します。
在職証明書との違い
職歴証明書と似ている書類で、在職証明書があります。
文書の内容はほとんど同じなのですが、在職証明書の役割として「その会社への在籍を証明してもらう」ことで、職歴証明書は「過去に、その会社に在籍していたことを証明をしてもらう」という違いがあります。
職務経歴書との違い
職歴証明書と職務経歴書は、どちらも過去の職務経験を伝える書類ですが、職歴証明書は事実確認を重視し、職務経歴書は仕事のアピールを重視しています。
職歴証明書には、以下の内容を記載します。
・会社名
・在籍期間
・部署名
・職務内容
職務経歴書には、上記の職歴証明書の内容に加え、以下の内容を記載します。
・具体的な成果
・習得したスキル
・自己PR
職歴証明書は、採用担当者が応募者の経歴を正確に把握するために必要な書類です。職務経歴書は、応募者の経験やスキルをアピールするために必要な書類です。
退職証明書との違い
職歴証明書と退職証明書は、似ている書類ですが、以下の点で違いがあります。
職歴証明書
過去の職務経験を証明する書類
退職証明書
退職したことを証明する書類
職歴証明書には、退職証明書に記載されている内容に加え、以下の内容が記載されます。
・会社名
・在籍期間
・部署名
・職務内容
退職証明書は、転職活動以外にも、以下の場面で必要となります。
・失業保険の受給
・国民年金の加入
・健康保険の加入
まとめ
職歴証明書は、会社に在籍していた証明書です。
通常は、転職時に要求されることがあるため、退職の際に依頼しておくとスムーズです。内容は、在職証明書と変わりがないため在職証明書があって、職歴証明書がない場合には在職証明書で代用できるか提出先に尋ねるといいでしょう。
