職歴証明書のテンプレートです。Excel版とPDF版を無料でダウンロードできます。
用意したのは2種類。提出先を選ばずに使いやすい一般用と、公務員の採用や資格申請で聞かれやすい「雇用形態」「勤務日数・時間」まで入れた詳しめの様式です。どちらも会社に記入と押印をしてもらう書式なので、前の勤務先へ頼むときに添えて渡すか、自分用の下書きとして使ってください。
職歴証明書テンプレート（Excel・PDF無料）
配布形式：Excel（.xlsx）／PDF
A4縦
一般用・公務員／資格申請向け
A4縦
一般用・公務員／資格申請向け
01｜職歴証明書（一般用）
ふりがな、氏名、現住所、生年月日、在籍期間、勤務時間、役職や所属、職種、職務内容・備考を記入できます。提出先から指定様式がない場合に使いやすい基本形です。
02｜職歴証明書（公務員・資格申請向け）
雇用形態を選ぶ欄と、「1週間○日／1日○時間○分」と書く勤務日数・時間の欄を追加した詳しめの様式です。
提出先から様式を渡されている場合は、そちらを優先してください。このページの書式は、指定がない場合や、指定様式へ書く中身を先に整理したい場合に使えます。
2つのテンプレートの中身
01一般用
在籍期間、勤務時間、役職・所属、職種、職務内容などをまとめる基本形です。証明者欄は会社名、代表者名、会社住所、電話番号の4つです。
02公務員・資格申請向け
雇用形態の選択欄と、勤務日数・勤務時間の欄があります。証明者欄も所在地・名称・代表者職氏名・電話番号に分けています。
2026年10月の見直し
以前の版では、証明文が「在職していることを証明」となっていて、退職した会社へ頼む場面に合っていませんでした。現在は「上記のとおり相違ないことを証明いたします。」に変更しています。
公務員・資格申請向けには、抜けていた証明文と会社の所在地・電話番号の欄を追加しました。下線記入タイプは一般用と用途が重なり、項目も少なかったため掲載をやめています。
公務員の職歴証明書は初任給を決めるのに使われる
公務員試験に受かったあと、前の勤務先の職歴証明書を出すよう案内されることがあります。多くの場合、目的は初任給の計算です。
01
申告より証明書の内容が優先される場合がある
横浜市の記入要領では、採用予定者が申告した職歴を確かめるための書類とされていて、申告と証明の内容が食い違えば証明書のほうが優先されます。山梨県教育庁の様式には、職歴の証明がない期間は職歴として認められないと書かれていました。
02
雇用形態や勤務時間が変わったら行を分ける
横浜市では、雇用形態や勤務時間が途中で変わった場合は行を分けて書くよう求めています。アルバイトや契約社員の期間をはさんで正社員になった場合などは、1行にまとめないほうがよさそうです。
03
提出先によって必要な項目が違う
山梨県教育庁の様式には、月給・日給・時給と金額を書く賃金欄があります。このページのテンプレートには賃金欄がないため、求められたら備考へ書くか、提出先の様式を使ってください。
提出先の様式がある場合は、そのまま前の会社へ送るのが、頼む側にも記入する側にも分かりやすいと思います。
前の会社への頼み方
伝えておくこと
在籍していた期間、当時の部署、提出先、締め切り、指定様式の有無、受け取り方法（郵送かPDFか）をまとめて伝えます。
様式は最初に送る
あとから指定様式を送ると作り直しになる場合があります。最初の連絡で添付しておくほうが進めやすくなります。
締め切りが近い場合
発行までの日数は会社によって違います。締め切りが近い場合は、その旨も最初に伝えてください。
発行してもらえないとき
職歴証明書という書類について、会社に発行を義務づけた法律はありません。ただし、労働基準法第22条の退職証明書は別です。退職した人が請求すれば、会社は使用期間、業務の種類、その事業での地位、賃金、退職の事由のうち、本人が求めた項目を証明書にして遅滞なく渡すことになっています。
退職証明書で代わりになるかは提出先へ確認してください。請求しても交付されない場合は、労働基準監督署へ相談できます。
在職証明書・退職証明書・職務経歴書との違い
| 書類 | 誰が何を示すか | 職歴証明書との関係 |
|---|---|---|
| 在職証明書 | 今その会社で働いていることを会社が証明 | 在職中の人向け。退職した会社には頼めません。 |
| 退職証明書 | 退職したことと、本人が求めた項目を会社が証明 | 労働基準法で発行が定められています。代わりに使えるかは提出先次第です。 |
| 職務経歴書 | 自分の経験やスキルを本人が書く | 会社の証明はつきません。 |
| 前歴証明書・職務証明書 | 提出先によって呼び方が違う | 中身はほぼ同じことが多いので、求められている項目を見て判断します。 |
よくある質問
職歴証明書を自分で作って出してもいいですか？
会社で働いていた期間は、勤務先に証明してもらう書類です。自分で書いて押印しても証明にはなりません。自営業の期間については、横浜市は事業所の代表者名で作成するとしています。
アルバイトの職歴も必要ですか？
提出先によって扱いが違います。横浜市の様式はアルバイトなどの非正規も対象に入れていますが、山梨県教育庁は在学中のアルバイトは不要としていました。案内に書かれている範囲を確認してください。
在職中でも頼めますか？
頼めます。横浜市の様式では、退職日が先の場合は退職予定日を書き、備考に「在職中」と入れる形でした。テンプレートでも在籍期間に予定日を書き、備考欄に同じように添えれば対応できます。
Excel版とPDF版はどう使い分けますか？
会社の担当者がパソコンで入力してから印刷するならExcel版、印刷して手書きしてもらうならPDF版が向いています。
まとめ
職歴証明書は、自分ではなく会社に書いてもらう書類です。様式の指定がなければ一般用、雇用形態や勤務時間まで聞かれそうなら公務員・資格申請向けを使ってみてください。
何社分も必要な場合は、一社ずつ早めに連絡を始めておくと、締め切り前に慌てずに済みます。
