転職活動や資格取得、公務員試験などで提出を求められる職歴証明書。 履歴書や職務経歴書と並ぶ重要な書類ですが、作成や発行依頼の方法に迷う方も少なくありません。
本記事では、企業で人事業務に携わってきた編集チームが、実務経験に基づいて職歴証明書の書き方・記入項目・提出時の注意点を解説します。
職歴証明書とは
職歴証明書は、その会社に在籍していたことを証明する文書です。文書には、会社名、在籍期間、職種、在籍部署などを記載します。
職歴証明書は、以前に在籍していた職場に発行を依頼し、入手することができます。労働基準法で定められているため、依頼された会社は、速やかに職歴証明書を発行しなくてはなりません。
役割と重要性
- 採用担当者が応募者の経験を正確に把握できる
- 履歴書や職務経歴書の虚偽記載を防ぐ
職歴証明書が必要となる場面
- 転職活動（採用選考時の必須書類）
- 公務員試験の受験
- 資格取得の申請
- 住宅ローンや金融機関の審査
- 結婚手続きや収入証明が必要な場面
職歴証明書の書き方と記入項目
職歴証明書に記載される主な項目は以下の通りです。
- 在職期間（入社日〜退職日）
- 部署・役職・職種
- 勤務形態・勤務時間
- 発行元（事業所名・所在地・代表者名・電話番号）
記入方法に迷う場合は、テンプレートを利用することで書き漏れを防げます。
職歴証明書テンプレート【無料ダウンロード】
一般的な職歴証明書
職歴証明書テンプレート01
下線記入タイプ
下線に氏名や現住所を入力するテンプレートです。
職歴証明書テンプレート02
他の書類との違い
在職証明書との違い
在職証明書は現在在籍していることを証明する文書、職歴証明書は過去に在籍していたことを証明する文書です。
職務経歴書との違い
- 職歴証明書 → 事実確認を重視
- 職務経歴書 → スキルや成果のアピールを重視
退職証明書との違い
- 職歴証明書：経歴を証明する書類
- 退職証明書：退職事実を証明する書類
よくある質問（FAQ）
Q. 職歴証明書はどこで発行してもらえますか？
A. 職歴証明書は勤務先の人事部や総務部に依頼して発行してもらいます。退職後でも依頼可能ですが、早めに依頼しておくとスムーズです。
Q. 職歴証明書は自分で作成できますか？
A. 個人作成では効力がなく、必ず勤務先が発行する公式文書が必要です。個人で準備できるのは、あくまで提出用の書き方練習や見本のみです。
Q. 在職証明書で代用することは可能ですか？
A. 提出先が認めれば代用できますが、原則は職歴証明書の提出が求められます。代用できるかどうかは事前に確認しましょう。
Q. 発行までにどのくらい時間がかかりますか？
A. 企業によって異なりますが、通常は1週間前後で発行されることが多いです。転職活動や試験の締切に間に合うように、余裕をもって依頼しましょう。
Q. 職歴証明書にはどんな内容が記載されますか？
A. 主に以下が記載されます。
- 会社名
- 氏名・生年月日・住所
- 在籍期間（入社日〜退職日）
- 部署・役職・職務内容
- 発行元の会社情報（所在地・代表者名・電話番号）
Q. 職歴証明書が必要になるのはどんなときですか？
A. 転職活動、公務員試験、資格取得、ローン審査、結婚手続きなど経歴や収入証明が必要な場面で提出を求められることがあります。
Q. テンプレートを使っても大丈夫ですか？
A. 提出用は勤務先が発行したものが必要ですが、練習や下書き用にテンプレートを使うのは有効です。Excel形式のテンプレートを活用すれば、記入項目を整理して依頼もしやすくなります。
まとめ
職歴証明書は、会社に在籍していた証明書です。
通常は、転職時に要求されることがあるため、退職の際に依頼しておくとスムーズです。内容は、在職証明書と変わりがないため在職証明書があって、職歴証明書がない場合には在職証明書で代用できるか提出先に尋ねるといいでしょう。
