「お知らせ文書」「案内文」「通知文」は、社内外の関係者へ正確に情報を届けるために重要です。この記事では、すぐに使える無料のWordテンプレートと、実務に即した例文・書き方を整理しました。
私たちは、これまで中小企業向けに数多くの通知文・案内状を作成してきた経験をもとに、実際の実務でよく使われている「お知らせテンプレート」を紹介します。
事務所移転や価格改定、イベント案内など、具体的なシーンに応じた文例をWord形式ですぐに編集・印刷できます。
- 用途別：お知らせ文書テンプレート（移転・価格改定・休業・終了 など）
- ビジネス向け：案内文・案内状テンプレート（株主総会・展示会・懇親会 など）
- 社内外の通知文テンプレート（社内通達・取引先告知・学校連絡 など）
- お知らせの書き方・注意点、よくある失敗と回避策、FAQ
お知らせ文書・案内文・通知文とは？
お知らせ・案内文・通知文の役割の違いを整理した表です。テンプレート選定の目安としてご活用ください。
| 文書種別 | 主な用途 | 必須要素 | 対象 |
|---|---|---|---|
| お知らせ | 移転・価格改定・休業・サービス終了などの事実通知 | 結論・施行日・理由・問い合わせ先・住所/URL | 社外中心 |
| 案内文/案内状 | 株主総会・展示会・懇親会・イベントの開催案内 | 日時・場所・地図/QR・返信方法 | 社外 |
| 通知文 | 社内方針・手順、顧客向け重要連絡、学校からの案内 | 対象・期限・担当・運用方法 | 社内/社外 |
お知らせ文書テンプレート（例文つき・利用シーン別）
ビジネスでのお知らせ文や通知状は、自社の状況が変化した際に使います。最近では、メールやホームページへの掲載で済ますこともありますが、文書で伝えることで、相手に丁寧な印象を与えます。
事務所移転のお知らせ文例
値上げ・価格改定のお知らせ例文
価格改定のお知らせの例文は、施行日・対象・改定率と理由を簡潔に示し、代替案や問合せ窓口も併記すると納得感が高まります。
休業日・長期休暇のお知らせ例文
資料送付のお知らせ例文
駐車場関連のお知らせ例文
研修会のお知らせ文例
サービス終了のお知らせ例文
町内会・地域活動のお知らせ例文
案内文・案内状テンプレート（ビジネス向け）
案内文・案内状は「日時・場所・返信方法」を示すのが基本です。書き出しは丁寧語で、フォーマル度に応じて語尾を整えます。
株主総会の案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、当社第〇期定期株主総会を下記のとおり開催いたします。ご多忙中誠に恐縮ではございますが、何卒ご出席くださいますようご案内申し上げます。
なお、本議案中には定足数の出席を必要とする議案もございます。当日ご出席願えない場合は、別紙参照書類をご検討いただき、同封の委任状に賛否をご記入、ご捺印の上、ご返送くださいますようお願い申し上げます。
記 ～ 以下略
新製品発表会の案内文例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では新製品「○○」を開発、販売いたすことになりました。
この「○○」は従来製品より〇〇の処理能力が〇％アップしており、新しく〇〇機能も加えた画期的な製品です。
つきましては、一般公開に先立ち、お得意様方にいち早くご高覧いただきたく、下記のとおり発表会を開催いたします。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ぜひご来場くださいますようご案内申し上げます。
記～ 以下略
展示会開催の案内文例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。
さて、このたび弊社では恒例の特別展示会を下記のとおり開催することとなりました。
今回の展示会では、新製品「〇〇」も展示いたします。近年、業界でも話題になっている〇〇の機能を〇％高めた最新型の機器です。
ご多忙中のところ誠に恐縮ですが、この機会にぜひご来場いただきたくご案内申し上げます。
記～ 以下略
ゴルフコンペ案内状
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社ではこのたび、皆様のご愛顧に対して感謝の意を表し、下記のとおりゴルフコンペを開催することとなりました。さわやかな自然に囲まれて、心身ともにリフレッシュしていただければ幸いに存じます。
なお、競技終了後、心ばかりではございますが懇親会を予定しております。何かとご多用中とは存じますが、ぜひともご参加くださるよう、よろしくお願い申し上げます。
記～ 以下略
懇親会・飲み会（忘年会・新年会）の案内状例文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社ではこのたび、日頃からお世話になっている皆様方へ、この一年の謝意を込めて、ささやかながら下記のとおりご会食の席をご用意させていただきました。
何かとご多用の時期かとは存じますが、何卒ご来席賜りますようお願い申し上げます。
忘年会の案内状の例文テンプレート
新年会の案内状の例文テンプレート
イベント告知・招待の案内文例
謹啓 春陽の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先ごろ弊社が業務提携いたしました〇〇社の製品の新作イベントを開催する運びとなりました。今回のイベントでは、〇〇から××までの多数の製品をご覧いただけるよう、品数も豊富に取り揃えております。〇〇社の製品は、流行を取り入れながら高級感あふれるデザインでSNSでも多く取り上げられています。
ぜひご来臨賜りますよう謹んでお願い申し上げます。
記～ 以下略
通知文テンプレート（社内・社外）
通知文は「対象」「期限」「担当」「運用方法」を明確に記載します。特に、社内規程や関係法令に抵触しない表現にする必要があります。
社内通達・回覧通知文の例文
- 就業規則改定の通知（施行日・対象部署・問い合わせ先）
- 健康診断の実施案内（日時・会場・対象者・持参物）
- システムメンテナンスの停止予定（停止時間・影響範囲・代替手段）
顧客・取引先への通知文例
- 取引条件変更の通知（改定項目・適用開始・問い合わせ窓口）
- 納期遅延に関するお詫びと通知（影響範囲・回復見込み・代替案）
学校・教育機関で使う通知文例
- 行事予定の変更通知（新日程・持ち物・集合場所）
- 台風・荒天時の対応（休校判断基準・連絡方法）
お客様へのお知らせ文（ビジネス）例
- 価格改定のお知らせ（影響・理由・代替策・問合せ先）
- サービス仕様変更のお知らせ（施行日・対象プラン・切替手順）
- 営業時間変更のお知らせ（期間・例外・予約方法）
お知らせの書き方と注意点
お知らせの書き方は、結論→施行日→理由→連絡先の順で簡潔に構成します。そうすると読み手は理解しやすくなります。
お知らせ文の基本構成（結論・施行日・理由・連絡先）
- 結論（何がどうなるか）
- 施行日・対象範囲
- 理由・背景・補足
- 問い合わせ先（部署・電話・メール・URL）
お知らせ文書の書き出し文例（冒頭挨拶の工夫）
- 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
- 日頃より弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
- このたび、下記のとおり○○についてお知らせ申し上げます。
社外向けと社内向けの違い
- 社外向け：敬語・体裁・正式通知（PDF）の併用／問い合わせ窓口を明記
- 社内向け：対象・期限・担当・運用方法を明確化／既存規程との整合を確認
お客様へのお知らせ文書のポイント
- お客様のメリット・影響範囲を先に示す
- FAQやサポート情報にリンクする
- 重要案内は文書＋メール＋Web掲示で二重配信
実務で起きがちなミスと対策
お知らせ文作成、送付時に業務でよくある失敗例と、未然に防ぐためのチェックポイントをまとめます。
「施行日」と「通知日」を混同し、顧客対応が混乱。
対策：文頭で結論＋施行日を明記し、社内台帳と照合。
来訪者が迷子に。配送も遅延。
対策：郵便番号・建物名・フロアまで記載し、地図/QRを併載。
「一方的」とのクレーム。
対策：理由・代替策・問い合わせ窓口を記載。主要顧客へは事前打診。
招集通知の法定期間を見落とし。
対策：会社法の期限をテンプレ横に明記し、法務チェック必須。
担当者の私用番号・メールを記載。
対策：代表窓口を明記し、公開範囲と掲載可否を確認。
よくある質問（FAQ)
関連する文例・テンプレート
最新動向の反映
文書を出す前のチェックリスト
文書送付前の最終確認に役立つチェックポイントを10項目にまとめました。
- 施行日・期間・対象範囲の明記
- 問い合わせ窓口（部署・氏名・電話・メール）
- 住所は郵便番号・建物名・階まで（地図/QR併載）
- 理由・背景の簡潔な説明（特に価格改定・終了案内）
- ファイル名・版数・日付の統一（PDF化時も）
- 宛名・敬称・結語の体裁を整える
- 法定期限が絡む案内は期日を再確認（株主総会等）
- 個人情報・内部情報の掲載可否を確認
- Web・メール・紙の多重配信で文面差異がないか
- 社内承認フロー完了（法務・営業・広報）
まとめ
「お知らせ文書」は、ビジネス上の信頼構築にも関わる大切なコミュニケーションツールです。
掲載のテンプレートを活用することで、目的に応じた案内を誰でも簡単に作成できます。必要に応じてカスタマイズし、自社の業務効率化や印象アップにつなげてください。
作成の背景と実務経験
このテンプレート集は、中小企業向けの帳票システムや案内文の制作支援を行ってきた実務経験から生まれました。特に、毎回ゼロから書類を作る時間を省きたいという声を受け、「すぐに使えて、柔軟に編集できる書式」を意識して開発しています。
