業務日報(作業日報)といえば、上司に報告するための面倒な作業という認識の人が多いですが、なんとなく書いているだけでは評価も上がりません。
業務日報は業務の進捗を上司やチームのメンバーに共有することでプロジェクトを円滑に行うという意味でも重要な作業です。
今回は業務日報や作業日報の具体的な書き方やすぐに使える業務日報テンプレートを紹介します。是非活用してください。
業務日報のテンプレート
日報といえども、それぞれの業務によって必要な項目が異なるため業務日報、作業日報、営業日報でフォーマットは異なります。それぞれの業務用に項目を変えたエクセルテンプレートを用意したので、自分の業務に合うテンプレートを活用してください。
業務日報
作業日報テンプレート
エクセル形式の作業日報テンプレートを無料ダウンロードできます。内容は、業務日報とほとんど同じですが、作業場所や作業前のチェック表、作業とチェック項目を記入することなどができます。
業務日報(作業日報)とは
業務日報(作業日報)は、その日1日の業務を文書に記録し報告することです。
通常は、作業の内容について具体的に記載すればいいのですが、問題になったことや課題、連絡事項などを記録する場合もあります。
特に上司やチームメンバーと密にコミュニケーションが取れない職場では、業務日報で作業の進捗や問題の管理をする場合もあるので、さらに重要な役割を果たします。
業務日報は、自分で後から見返すこともあるので、進捗を具体的に書くなどできるだけ定量的な数字を意識するといいでしょう。
業務日報の書き方
業務日報の目的は、「自分が1日に何をしたのか記録」すること、「上司やチームメンバーへの報告」です。
相手に読んでもらう、後から自分で読み返すことを考えると
簡潔に業務の報告をする
ということが大切です。
書式に関しては業務日報を書き始める前にエクセルやワードでテンプレートを作成し、それをコピーして必要な箇所を埋めていくとみる方も同じフォーマットなので見やすくなります。
そして、業務内容を簡潔に書くことも重要です。長々と文章で書くと読むほうも何がポイントなのかわかりません。ポイントをおさえ箇条書きで書くことでスッキリとした業務日報を書くことができます。
業務日報のフォーマット
業務日報には決まったフォーマットがないため、自分で自由に項目を設定することができます。会社で決まったフォーマットがあるならそれを使用すべきですが、特に決まりがないなら一般的には作業と結果、課題などを書いていけばいいでしょう。
今日の作業
今日行う作業を簡潔に記します。複数ある場合には複数の作業を書いてください。
今日の進捗・結果
今日行った作業の進捗や結果を書きます。感覚的な書き方ではなく、具体的な数値を用いて書くと良い報告になります。
多くの商品を発送した ×
12件の商品を発送 残4件 〇
プレゼン作成 ×
〇〇向け プレゼン作成(進捗率70%) 〇
課題・改善点
業務を行った時に起きた問題点、お客様から指摘されたこと、それに対する改善策があれば同時にそれも記します。
明日の作業
明日の作業がわかっていればこの欄に記載します。
ここも簡潔かつ具体的に記入することが大事です。
効率よく日報を書くコツ
日報を書く人の多くは1日の業務の終わりに作業を思い出しながら一気に書き上げるという人が多いと思います。
しかし、作業が終わってから振り返って書こうとすると最初の方の作業がなかなか思い出せなかったり、何を書いたらいいのか悩んでしまうということにもなりかねません。
日報を効率よく書くためには、1日の最初から日報を意識して作業ごとに小まめに日報を書くことです。
作業で作成した資料の進捗、どこがポイントでどこが課題なのか、反省点など最初から日報を書くことを意識してこまめに日報を書いていけば退社前にうなりながら日報を書くこともありません。
まとめ
業務日報は、毎日書くのが結構大変なので、慣れてくるとついつい適当な内容で切り上げてしまいがちです。
しかし、日報を丁寧に書くことで、過去の業務内容を振り返ったり、チームのメンバーに情報を共有したりできるのでできるだけ日報は丁寧に書いた方が後の業務効率に関係してきます。
業務日報は書き方のコツさえつかんでしまえば、短時間で書くことも可能なのでテンプレートを活用して効率よく作成してください。
