歓迎会のお知らせは、挨拶文と日時、場所、会費、幹事の連絡先と返事の期限や方法などを明記し作成します。
ビジネス文書の専門チームが、実務で使える歓迎会案内テンプレートを目的別にご用意しました。 社内全体・部署内・新卒採用など、シーンに応じて使えるフォーマットを無料でダウンロードいただけます。
歓迎会・歓送迎会の案内テンプレート
歓送迎会のお知らせテンプレートは３種類で、全社向けの一般的な歓送迎会用、新入社員の歓迎会、特定の部署用です。それぞれダウンロードページからファイルをダウンロードしてください。
① 全社向け 歓送迎会テンプレート
② 新入社員 歓迎会テンプレート
③ 部署内 歓迎会テンプレート
④ カジュアルな歓迎会テンプレート
歓送迎会の案内チラシ（PDF/PPT）
歓迎会案内状の基本構成と書き方
歓迎会案内状の基本は、「何を・いつ・どこで・いくら・どう返事」を短く明記することです。下のチェック項目を上から埋めれば、もれることなく作成できます。
- 挨拶文
最初に一言で目的を伝える（例：新メンバー〇〇さんの歓迎会を開催します）。 - 日時
日付に加えて曜日・開始時間まで明記（例：4月10日（水）19:00〜）。 - 場所
店名＋住所または地図リンクを添える（社内なら会議室名も）。 - 会費
金額と支払方法を具体的に（例：3,000円・当日集金／会社負担）。 - 返答期限
出欠の締切と方法をセットで提示（例：4/5（金）までに返信）。 - 幹事の連絡先
氏名＋内線/電話/メールのいずれか2つ以上を記載。
社内メールで使う歓迎会案内文
そのまま貼り付けて使える社内メールの件名サンプルと本文テンプレを掲載。出欠回収率が上がる書き方もあわせて紹介しています。
すぐ使える件名サンプル例
- [ご案内] 〇〇さん歓迎会の開催について（4/10水 19:00〜）
- [参加可否のお願い] 新入社員歓迎会（4/10水）
- [リマインド] 歓送迎会 出欠のご回答は4/5（金）まで
本文テンプレ（フォーマル/社内向け）
このたび〇〇部に着任された〇〇さんの歓迎会を下記のとおり開催します。
【日時】4月10日（水）19:00～
【場所】○○（新橋駅徒歩3分）
【会費】3,000円（当日集金）
【出欠】4月5日（金）までに本メールへご返信ください
幹事：△△（内線1234）
くだけた雰囲気の歓迎会案内文の書き方
社風や参加メンバーの関係性によっては、堅苦しい案内文よりもフレンドリーなトーンの方が受け入れられやすい場合があります。ここでは「くだけた歓迎会のお知らせ文例」として、ビジネスでも使えるカジュアルな書き方を紹介します。
カジュアル文例（絵文字あり・部署内向け）
みなさんこんにちは！
このたび新たに〇〇部に配属された〇〇さんの歓迎会を開催します🍻
楽しく交流できる場になればと思いますので、ぜひご参加ください！
■日時：4月10日（水）19:00～
■場所：○○居酒屋（新橋駅徒歩3分）
■会費：3,000円（当日集金）
■出欠連絡：4月5日（金）までにこのメールに返信ください
それでは、たくさんのご参加をお待ちしています😊
幹事：△△（内線1234）
注意点｜カジュアルでも押さえるべきマナー
- 社外には使わず、社内・部署内に限定する
- 絵文字や顔文字は社風を見て使う
- 日時・場所・会費・返事の期限などは省略せずに明記
歓迎会のお知らせ 例文（用途別）
目的や相手に合わせて使い分けできる歓迎会のお知らせ例文集です。必要箇所（日時・場所・会費・締切・幹事）を差し替えることで、すぐに利用できます。
新入社員歓迎会
短文（チャット・メール用）
各位
新たに配属された〇〇さんの歓迎会を下記のとおり開催します。ぜひご参加ください。
■日時：4月10日（水）19:00〜
■場所：居酒屋〇〇（新橋駅徒歩3分）／地図：https://maps.example.com
■会費：3,000円（当日集金）
■出欠：4月5日（金）までに本メールへ返信
■幹事：△△（内線1234／mail@example.com）
みなさまのご参加をお待ちしています。
長文（案内状・掲示用）
関係各位
このたび当部署に新たに〇〇（フリガナ）さんが着任いたしました。つきましては、下記のとおり歓迎会を開催し、親睦を深める機会としたく存じます。ご多忙の折とは存じますが、万障お繰り合わせのうえご参加賜りますようお願い申し上げます。
【開催概要】
・日時：2025年4月10日（水）19:00〜21:00
・場所：居酒屋〇〇（港区新橋1-2-3）
地図：https://maps.example.com
・会費：3,000円（当日集金・領収書可）
・出欠：4月5日（金）17:00までに返信フォームよりご回答ください
・服装：ビジネスカジュアル
【出欠フォーム】
・URL：https://forms.example.com/welcome（社外非公開）
問い合わせ先：幹事 △△（内線1234／mail@example.com）
以上、よろしくお願いいたします。
部署内/少人数
カジュアル（部署内チャット向け）
チームのみなさんへ🍻
今週着任の〇〇さんの歓迎を兼ねて、4/12（金）18:30〜に近場で軽く集まります。
■場所：ビストロ△△（オフィスから徒歩5分）
■会費：実費割り勘（〜3,000円目安）
■出欠：4/10（水）までにスタンプ or このスレに返信ください
幹事：□□（内線5678）
丁寧め（少人数メール）
〇〇チーム各位
新たに加わった〇〇さんの歓迎を兼ねて、少人数での食事会を企画しました。短時間の予定ですので、お時間許す方はぜひご参加ください。
■日時：4月12日（金）18:30〜20:00
■場所：ビストロ△△（港区××） 地図：https://maps.example.com
■会費：3,000円（当日集金）
■出欠：4月10日（水）までに本メールへご返信ください
幹事：□□（mail@example.com／内線5678）
歓送迎会（異動・退職・着任まとめ）
送別＋歓迎（全社・部門向け）
各位
このたび、〇〇さん（異動）・△△さん（退職）の送別ならびに、☆☆さん（着任）の歓迎を兼ねた歓送迎会を下記のとおり開催いたします。
【概要】
・日時：2025年4月19日（金）19:00〜21:00
・場所：レストラン◇◇（○○駅直結） 地図：https://maps.example.com
・会費：4,000円（当日集金／会社補助あり）
・出欠：4月12日（金）までにフォーム回答
・連絡先：幹事 山田（mail@example.com／内線1111）
【出欠フォーム】
https://forms.example.com/farewell-welcome
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
掲示・配布向け（A4チラシ／本文例）
日 時：4月19日（金）19:00〜21:00
会 場：レストラン◇◇（○○駅直結）
会 費：4,000円
対 象：〇〇さん（異動）・△△さん（退職）・☆☆さん（着任）
出 欠：4月12日（金）までにQRから回答
問合せ：幹事 山田（内線1111）
※QRコードからフォームにアクセスし、出欠を送信してください。
よくある質問（FAQ）
関連する招待状・文例
まとめ
歓迎会や送別会のときに使えるワードテンプレートを紹介しました。
一般的な書式で、挨拶文もあまり特定の事例は入れていないので、自社の状況に合わせて適切に修正してください。
