顛末書は、不祥事や事故・業務上のミスが発生した際に、原因分析と再発防止策、謝罪の意思を正式に示す社内文書です。
本ページでは、実務でそのまま使える顛末書テンプレート（Word／PDF）と、原因・対策を過不足なくまとめる書き方のコツを解説します。
中小企業や自治体の文書整備で、顛末書の作成・レビューを数多く支援してきました。評価される顛末書は、発生事実→原因の特定→再発防止策が簡潔で具体的に記載されています。感情や主観に流されず、事実と改善策を中心に構成することが重要です。
顛末書とは（目的・位置づけ・使いどころ）
定義
不祥事・事故・業務ミスの発生事実→原因分析→再発防止策を公式に示す社内文書。謝罪や反省だけでなく、組織としての改善に資することが目的です。
顛末書の書き方・フォーマット・再発防止の設計に特化します。事実の中立的な共有は経緯報告書、処分・反省中心は始末書（詳細は後述の比較セクションをご参照ください）
顛末書と経緯報告書の違い
原因・再発防止・謝罪まで含む社内文書
経緯報告書
事実を中立に時系列整理する共有文書
原因と再発防止・謝罪が必要なら顛末書を、事実整理が主目的なら経緯報告書を提出します。
経緯報告書の書き方とテンプレート｜失敗しない業務報告のフォーマット例
顛末書と始末書の違い
事実の経緯・原因の特定・再発防止策を示す社内文書
始末書
反省と謝罪、処分受容の意思を示す文書（原因・再発防止の詳細は必須ではありません）
始末書の詳細な書き方や事例については、以下のガイドをご参照ください。
顛末書の書き方（手順とチェックポイント）
顛末書は「事実→原因→再発防止→結び」の流れで相手に伝わりやすくなります。ここでは基本の手順と、書き方のチェックポイントを整理します。
手順1：事実の整理（いつ・どこで・誰が・何が）
根拠資料（ログ/メール/写真/監査記録）を列挙
主観表現を排し、客観情報から先に書く
手順2：原因分析（直接原因と真因の分離）
人/プロセス/ルール/システム/外部要因で分類
再発に効くのは真因対策であることを明記
手順3：再発防止策（暫定と恒久を区別）
KPI・期限・責任者・評価方法を数値で設定
手順書改訂や教育の実施日・対象者まで具体化
手順4：結び（謝意・再発防止のコミット）
再発防止に向けた継続点検の宣言
追補報告の予定（期日と範囲）を明記
社内向けフォーマット（必須項目）
多くの企業では顛末書のフォーマットが定められています。最低限そろえるべき項目を押さえると、社内規定に沿った正しい文書になります。
発生事実の要約（5W1H）／影響範囲
原因分析（直接/真因）／再発防止策（暫定/恒久）
実施計画（期限・責任者・KPI）／添付資料一覧
社外対応が関わるケースの書き分け
顛末書は基本的には社内文書ですが、取引先や顧客に関連するトラブルで社外説明が求められる場合があります。その際の書き分けの考え方を整理します。
本質は顛末書＝社内文書です。社外説明が必要な場合は、改善報告書や謝罪文で関係者に説明します。本ページでは社外提出そのものは深掘りしません
顛末書テンプレート（例文集）
トラブルごとの顛末書テンプレートです。テンプレートにはサンプル例文が記載されているので、自分が作成する顛末書に近いテンプレートをダウンロードして活用してください。社内向けと社外向け、各トラブル別になっています。
メール不具合
ネットワーク障害等でメール送受信に支障が出た際の顛末書。発生期間、影響範囲、原因、暫定措置、対策を明確化します。
・「トラブル発生日時」「復旧日時」「影響を受けた部署・顧客」を追記する欄を追加
・メールログや通信障害の報告書を添付用に
社内システムのトラブル
社内システムのダウン等に伴う顛末書。障害範囲、影響、暫定対応、恒久対策、責任分担を整理します。
・「障害の範囲」「復旧までの対応者」「一時的な対応策」の項目を追加
・ネットワーク図などを添付資料として活用
納期遅延
納期遅延が発生した際の顛末書。原因を社内・外部要因に分け、再発防止策と顧客対応を明確にします。
・「本来の納期」「実際の納期」「顧客対応の履歴」を追記できる表を挿入
・原因欄に「外部要因」「社内原因」に分けた書き分け
交通事故
社用車で交通事故を起こした際の顛末書。事実関係、損害状況、再発防止（運転ルール・教育）を具体化します。
・「発生日時・場所」「警察への届け出番号」「損害の状況」欄を追加
・事故状況図を手書きで添付できるスペースを設ける
部下の交通事故
部下の事故に関する責任者としての顛末書。事実確認、指導内容、再発防止計画（教育・指導の実施日）を明記します。
・「事故を起こした社員の氏名」「指導内容」「再発防止策（教育計画）」欄を追加
・本人作成の報告書を別紙として添付できる記載を追加
備品の紛失
鍵や社員証など重要備品の紛失時の顛末書。事実関係、影響、再発防止（管理ルール・点検頻度）を明記します。
・「紛失した物品名」「管理番号」「発見された場合の対応先」などの欄を設ける
・再発防止のためのチェックリスト欄を追加
遅刻
遅刻発生時の顛末書。原因の特定（起床管理・交通手段等）と再発防止策（アラーム設定、時差出勤の申請運用など）を具体にします。
・「遅刻の理由」「予定時刻」「実際の到着時刻」欄を追加
・定期的に遅刻がある場合は「今後の対策プラン」欄を記入形式で用意
器物破損
社用携帯の水没や破損などの顛末書。原因、損傷状況、修理・交換計画、再発防止（保護ケース・取扱ルール）を記載します。
・「破損した機器名」「原因（落下・水没など）」「修理または交換の予定」欄を追加
・破損した状況を図で記入できる枠を追加
社内・社外別の顛末書ひな形
内容や例文のない標準的な顛末書のひな形です。書式やレイアウトだけ必要で内容は自分で１から書く場合に利用できます。社内用と社外用は、宛先や自社の情報の違いだけです。
社内への顛末書の場合は、上部に提出先の部署(役職)、自分の所属と氏名、顛末書のタイトルの直下にこの文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。
【社内用】
【社外用】
よくある失敗と回避策
顛末書は書き方を誤ると差し戻しや評価の低下につながります。ありがちな失敗と、それを避けるための具体策を解説します。
→ 手順2と3を厚くする
・主観的表現が多く事実が曖昧
→ エビデンス（ログ/記録）を先に列挙
・対策にKPIや期限がない
→ 効果検証不能、差し戻しの原因
・再発防止が個人努力のみ
→ 仕組み・手順・教育の恒久策に昇華
再発防止策チェックリスト（導入・定着まで）
再発防止策は「作っただけ」で終わらせず、実行と定着が重要です。確認すべき項目をチェックリスト形式でまとめました。
・暫定/恒久の二段構えで設計
・期限・責任者・KPIを数値で設定
・教育（実施日/対象/教材）と理解度確認
・手順書改訂と社内告知（周知方法・期日）
・点検サイクル（月次監査/是正管理表）
手書き・メール提出の注意
手書きとメールによって注意点は異なります。以下で押さえるべきポイントをまとめます。
手書きの場合
・黒インク推奨
・押印欄・承認欄の有無を社内規程で確認
メール提出の場合
・PDF化して改ざん防止
・提出期限と再発防止計画の期日を本文で再掲
顛末書・経緯報告書・始末書の違い（早見表）
似ている文書でも目的と内容は大きく異なります。顛末書・経緯報告書・始末書の違いを早見表で整理しましょう。
| 文書 | 主目的 | 主な読者 | 必須要素 | 本ページでの扱い |
|---|---|---|---|---|
| 顛末書 | 原因分析と再発防止 | 社内（上長・管理部門） | 事実・原因・再発防止・実施計画 | 詳細解説・テンプレート提供 |
| 経緯報告書 | 事実の中立共有（時系列） | 社内/関係部署 | 時系列・関係者・影響 | 本ページでは概要のみ。詳細は別ページ参照 |
| 始末書 | 反省・謝罪・処分受容 | 社内（上長・人事） | 事実要約・反省・再発防止の意思 | 本ページでは概要のみ。詳細は別ページ参照 |
関連リンク
よくある質問（FAQ）
編集・運用のヒント（実務担当者向け）
最初に「事実→原因→再発防止→実施計画」の見出し構成を固定。表形式でKPI・期限・責任者を埋める運用にすると品質が安定します。
監査対応
添付資料リストを固定欄にし、証跡（ログ/写真/議事録）を必ず付ける。検索性のため文書名規則と版管理も明記。
顛末書まとめ
顛末書は、事実の把握・原因分析・再発防止策の提示を目的とする文書です。
今回紹介したテンプレートを土台に、実情に合わせて具体化し、必要な根拠資料を添付してください。謝罪や反省のみで終わらず、実効性のある対策に落とし込むことで、評価される顛末書になります。
