勤務証明書は、現在その企業や団体などに在籍している、もしくは過去に在籍していたことを証明するための文書です。
今回は、エクセル勤務証明書テンプレート4種類を無料でダウンロード可能にしました。一般用、アルバイト、パート用があるので用途に合わせて使用してください。
勤務証明書（在職・在籍・就労・就業・雇用・出勤証明書）は、雇用実態や勤務状況を第三者へ示す公式文書です。当サイトの編集チームは、総務・人事・労務で累計2,000件超の証明書発行に携わってきました。実務経験に基づき、企業の社内規程や審査要件に対応した正確な記載項目と審査で通るコツを解説します。
エクセル勤務証明書テンプレート（無料DL）
各テンプレートのタイトルは「勤務証明書」ですが、名称を在籍証明書／在職証明書／就労証明書／就業証明書／雇用証明書／出勤証明書に変更しても利用できます。審査要件や提出先の呼称に合わせて差し替えてください。
ボックスタイプ
下線タイプ
ノーマル
アルバイト・パート用
名称の違いと使い分け（在職・在籍・就労・就業・雇用・出勤）
「勤務証明書」にはさまざまな呼び方があり、用途や提出先によって名称が変わります。下記を参考に、自分のケースに合う証明書を選んでください。
| 名称 | どんなときに必要？ | 書類で強調される点 |
|---|---|---|
| 在職証明書／在籍証明書 | 現在その会社に在職している事実を示すとき （例：賃貸契約の審査、銀行口座・ローン申込など） |
所属部署・役職・在職期間・雇用形態 |
| 勤務証明書 | 勤務実態を幅広く証明したいとき （例：行政手続、転職活動、会社提出書類など汎用的） |
就業時間・勤務日数・給与支給の有無 |
| 就労証明書／就業証明書 | 働いている時間や見込みを証明したいとき （例：保育園や認可外保育施設の入園申請で必要） |
週の労働時間・シフト・就労の見込み |
| 雇用証明書 | 雇用契約が存在することを証明したいとき （例：採用内定者の提出書類、行政機関への申請） |
雇用契約日・雇用区分・契約期間 |
| 出勤証明書 | 特定日や一定期間に実際に出勤したことを示すとき （例：出張・研修参加の証明、通勤補助の確認など） |
出勤日・出勤時間・勤怠記録との一致 |
提出先が特定の呼称を指定している場合は、必ず表題をその名称に合わせるようにしてください。必要に応じて勤務時間や雇用形態などの追加項目を追記することで、審査で通りやすくなります。
記載項目と書き方（例文付き）
勤務証明書には必ず押さえておきたい共通の基本項目があります。提出先によって追加が必要な情報（アルバイト・パート／保育園申請など）もあるため、状況に応じて調整してください。
共通の基本項目（どの証明書でも必要）
- 会社情報：会社名／所在地／電話番号／担当部署（発行元を特定するため）
- 本人情報：氏名／フリガナ／生年月日（本人確認のため）
- 雇用区分：正社員・契約社員・派遣・アルバイト・パート
- 在籍期間：入社日／在籍（在職）期間／契約期間
- 勤務形態：フルタイム or シフト制、週の所定労働時間
- 勤務実績：勤務日数・就業時間帯・残業（時間外労働）の有無
- 給与形態：時給・月給、支給実績の有無
- 発行情報：発行日／社判・代表者印（改ざん防止のため）
記載例（在職・在籍証明書）
所属：〇〇部
雇用区分：正社員
入社日：20XX年X月X日
就業形態：フルタイム
週所定労働時間：40時間
記載例（就労・就業証明書：保育園申請用）
就業時間帯：9:00–18:00
時間外労働：あり（月10時間程度）
雇用区分：パート
賃金形態：時給
アルバイト・パート向けに追記すると良い項目
- シフトパターン（例：週3日勤務、土日中心 など）
- 繁忙期の勤務予定（夏季・年末などに増える場合）
- 試用期間の有無や更新上限
- 社会保険・雇用保険の加入有無
提出先によっては「週の勤務時間」「残業の有無」「雇用契約期間」など数字で具体的に書くことが重要です。抽象的な表現（例：「勤務あり」）では審査に通らないケースもあります。
勤務証明書の発行を依頼する方法（正社員・アルバイト・派遣）
勤務証明書は自分で作成するのではなく、必ず勤務先や雇用元に正式に依頼して発行してもらいます。立場ごとに窓口が異なるので注意してください。
- 正社員・契約社員：
会社の総務・人事部門に申請。社内様式がある場合は必ず利用。 - アルバイト・パート：
勤務先の店舗責任者や人事担当に依頼。勤務時間やシフトを明記してもらうとスムーズ。 - 派遣社員：
証明書は派遣元の派遣会社が発行。派遣先ではなく派遣会社に依頼するのが原則。 - 提出期限の確認：
発行日から〇日以内などの有効期限がある場合あり。余裕を持って申請する。 - 原本・押印の要否：
電子データでよいのか、紙の原本＋社判が必要かを提出先に確認。
勤務証明書が審査で通るためのチェックリスト
証明書は提出先の要件を満たしているかが重要です。以下を確認して提出しましょう。
- 表題の一致：
提出先が求める呼称（在職／在籍／就労など）と同じにする - 内容の整合性：
勤怠記録や給与明細と矛盾がないことを確認 - 数字の具体性：
週所定労働時間・勤務日数・就業時間帯を数値で明記 - 真正性の確保：
発行日・担当者名・社判や押印で改ざん防止 - 用途への適合：
賃貸契約・金融機関・保育園など、用途に応じて必要な項目を追加 - 個人情報の配慮：
提出に不要な住所・給与額・マイナンバー等は省く
よくある質問（FAQ)
まとめ
今回は、勤務証明書のエクセルテンプレートを４種紹介しました。
シンプルで一般的な項目が記載されているので、どの業種でもテンプレートを少し修正するだけで簡単につかえます。テンプレートによって項目の内容が異なるので、適時追加や削除をして自社に合った勤務証明書にしてください。
