顛末書(読み方:てんまつしょ)とは、会社で問題を起こしてしまったときに経緯や状況を詳細に説明するための文書です。
今回は社会人が社内や社外で使える顛末書のテンプレートを紹介します。例文付きのwordテンプレートを無料ダウンロードできるので是非活用してください。
顛末書テンプレート(例文集)
トラブルごとの顛末書テンプレートです。テンプレートにはサンプル例文が記載されているので、自分が作成する顛末書に近いテンプレートをダウンロードして活用してください。社内向けと社外向け、各トラブル別になっています。
メール不具合
ネットワークの不具合により、メール送受信のトラブルが起こった場合の顛末書です。トラブルの発生期間や状況、原因、現況、対策などを記載します。
社内システムのトラブル
社内システムがダウンしたことにより、社内ネットワークの調査や原因について報告します。
納期遅延
商品の納期が遅延してクレームになった場合の顛末書のテンプレートです。例文では、大規模な地震による物流ストップによる遅延という設定になっています。
交通事故
自分が社用車で交通事故を起こして車両破損してしまったときの顛末書(交通事故報告書)です。謝罪の文を書きがちですが、あくまでも顛末書は詳細の説明と対策が中心です。
部下の交通事故
部下が起こした交通事故について上長が責任者として顛末書を書くこともあります。その場合は、具体的に事実を報告し、今後どのように指導するかという対策を最後に記載します。
備品の紛失
会社から支給されている備品を紛失した場合の例文サンプルです。鍵や社員証など紛失して困る備品の場合は、再発防止のために顛末書の提出を求められる場合があります。文例を少し修正すれば書類紛失などにも使えます。
遅刻
遅刻をしてしまった場合の顛末書の例文です。寝坊や交通渋滞など遅刻理由についてはさまざまですが、遅刻をした原因と対策が上司や会社に納得されるように記載します。
器物破損
会社から支給されている携帯電話を水没して破損してしまった時の顛末書の例文です。破損した原因や今後の対策について記載してあります。
顛末書の書き方
顛末書の提出を会社から指示されるのは、発注ミスや納品ミス、システムの不具合や交通事故など業務において何らかの不具合が起き、会社に損害を与えてしまった場合です。
顛末書の目的は、謝罪でなく状況の説明や原因と対策といった今後のための記録と考察なので、抽象的な内容ではなく具体的に起こった事実と状況を分析した上での報告者の考えを中心にします。
また、記録として残すという側面も大事なため、なぜその不具合が起こったかの因果関係がわかるように順序だててまとめることも必要です。
社内向けフォーマット
顛末書のフォーマットは、特に決まっているわけではありません。会社に規定のフォーマットがあればそれを使用してください。
一般的な社内向けの顛末書のフォーマットとしては、提出日(作成日)、宛先、提出者、タイトル、内容があればいいでしょう。それぞれの意味について説明します。
提出日
顛末書を提出する日付です。日付の指定がある場合はそれに従います。
宛先
顛末書を提出する人の役職と氏名です。社内向けでは所属（役職）と氏名だけでいいでしょう。
誰宛にするかは、社内規定に従います。
提出者
顛末書を作成した人の所属と氏名です。押印は会社によって違います。
作成時に聞いておきましょう。
タイトル
顛末書とだけ書きます。一般的にはタイトルには何に対する顛末書か書書ないことが多いです。
内容
顛末書のフォーマットとしては、何の顛末書かの概要を書いてから、記～以上に状況や原因を記載していきます。具体的に何を書くのかは、顛末書の種類によってかわるので例文を見て参考にしてください。
社外向けフォーマット
顛末書は、通常は社内向けの文書なので社外に提出するということはあまりありません。(社外へは始末書や謝罪文、改善報告書などの文書を作成する)
しかし、社外へ顛末書を作成する場合もまれにあります。その場合の顛末書のフォーマットは、社内向けとほとんど同じです。
社外向けで大きく異なるのは簡単な挨拶文を入れること、トラブルの内容によってはお詫びの言葉を入れることです。
社内・社外別の顛末書ひな形
内容や例文のない標準的な顛末書のひな形です。書式やレイアウトだけ必要で内容は自分で１から書く場合に利用できます。社内用と社外用は、宛先や自社の情報の違いだけです。
社内への顛末書の場合は、上部に提出先の部署(役職)、自分の所属と氏名、顛末書のタイトルの直下にこの文書の説明、状況や原因、対策などを具体的に記述していきます。
【社内用】
【社外用】
顛末書のよくある質問
顛末書を作成する際のよくある質問をまとめました。顛末書作成時に参考にしてください。
提出方法は、会社ごとに異なります。顛末書は通常はwordなどで作成して印刷しますが、会社によっては、ファイルをメールで添付して提出する場合などもあるので、上司に確認した方がいいでしょう。
顛末書を手書きするメリットは、文字によって反省や謝罪の意を伝えることができる点です。そのため、手書きの方が誠意があるように感じられます。しかし、見やすさや掛かる時間を考えるとパソコンで作成した方が良い場合もあるため、どちらがいいか一概には言えません。会社の規定もあるので、上司に確認した方がいいでしょう。
顛末書の内容で今後の処分を判断します。顛末書は、問題の原因や結果などの事実関係を把握するために書くので、顛末書を書く＝クビや処分というわけではありません。まずは誠意をもって顛末書を作成することが大切です。
顛末書まとめ
今回は、不祥事が起こった状況や内容別に顛末書のテンプレートを紹介しました。
自分が顛末書を書く内容と完全に同じ例文テンプレートというのは、まずありません。そのため、ある程度近い内容の例文を探して自分の状況や原因に書き替えて作成するのがいいでしょう。
顛末書や始末書などの反省文は提出を求められたら早く作成した方が評価を得られます。是非テンプレートを参考にして顛末書を作成してください。
また、顛末書に似た文書として始末書があります。ミスに対する謝罪には始末書の方が適しているのでそちらも検討してください。
始末書の書き方やテンプレート
