顛末書（てんまつしょ）は、仕事で起きたトラブルについて「いつ、何が起きて、なぜそうなり、どう対応したか」を報告する書類です。
このページでは、顛末書のフォーマットを社内用・社外用のWordと手書き用PDFで配布しています。メール障害や交通事故、鍵の紛失、遅刻などの例文も8種類。どれも無料・登録なしで使えます。
このページは、事実と経緯を報告する「顛末書」のテンプレートです。反省やお詫びの気持ちを書面で伝える書類を探している場合は、始末書のページのほうが合っています。 始末書の書き方とテンプレート
顛末書のフォーマット（ひな形）
例文の入っていない、書式だけのひな形です。Wordは日付・宛名・所属と氏名・タイトルを上に置き、「記」の下に項目を並べて最後を「以上」で締める記書きの形にしています。社内用はA4縦1枚、社外用は空欄の書式と記入例の2ページです。
社内用と社外用は、宛先の書き方と本文の作りが違います。社内用はシンプルな記書き、社外用は会社名とお詫びの前文が入り、原因・当社の対応・再発防止策を項目に分けて書く形です。
社内用｜顛末書フォーマット
社内の上司や代表者へ提出する基本のひな形です。「記」の下に項目を並べるシンプルな構成です。
社外用｜顛末書フォーマット
取引先など社外へ提出する形です。「謹啓」で始まるお詫びの前文のあと、発生事象・経緯・原因・当社の対応・再発防止策・お問い合わせ先を書きます。2ページ目は納期遅延の記入例です。
手書き用｜顛末書フォーマット
発生日時・場所、経緯、原因、対応と現在の状況、今後の対策の5項目に罫線があります。書ききれない場合は2枚目へ続けられます。
手書き用PDFには「以上」を印刷していません。書き終えた行の右下に、自分で「以上」と書き入れます。
顛末書の例文テンプレート（8種）
8種類とも社内の上司や代表者に宛てた形のWordです。近いものを選び、日付や経緯を書き換えて使ってください。
01｜メール不具合
社内ネットワークの不具合で、メールの送受信が止まった例文です。発生期間、状況、原因、現況、対策の5項目で、停止時間も分単位で記載しています。
02｜社内システムの障害
社内サーバーがダウンし、朝から社内システムが使えなくなったケースです。第一報から復旧までを順に書き、原因と対策を分けています。
03｜納期遅延
商品の納品が止まっている件を営業部長へ報告する例文です。原因と、別会社からの仕入れなど今後の対応を具体的に書いています。
04｜社用車の交通事故
配送中に前の車へ接触したケースです。日時・場所、経緯、損害状況、原因、今後の対策の5項目で整理しています。
05｜部下の交通事故
部下が起こした事故について、上司が代表取締役へ報告する形です。誰の事故かを冒頭で示し、事故後の対応と今後の対策を分けています。
06｜鍵の紛失
会社通用口の鍵を紛失したケースです。駅への問い合わせや警察への紛失届、キーボックスや電子錠の検討まで書いています。
07｜遅刻
寝坊で取引先との打ち合わせに遅れたケースです。経緯、原因、損害、対策の4項目で整理しています。
08｜器物破損（社用携帯の水没）
会社から借りている携帯電話を水没させたケースです。破損日時・場所、現況、対策の3項目で整理しています。
顛末書の書き方
顛末書を読むのは、その場にいなかった人です。起きたことを順番どおりに、日時と数字を入れて並べると伝わりやすくなります。社内で決まった書式があれば、そちらを優先してください。
01
書き出しは「何の件か」を一文で
タイトルの下には、何についての報告かを短く書きます。「このたび、〇〇の件について、下記のとおりご報告いたします。」という形が基本です。社外向けなら、お詫びの一文を添えてから本題に入ります。
02
経緯は時系列で、日時を添える
出来事を起きた順に一つずつ書きます。「〇時〇分、〇〇に気づいた」「〇時、上司に報告した」と、時刻と出来事をセットにすると流れが伝わります。
03
原因と対策は分けて書く
原因には、なぜ起きたのかだけを書きます。まだ調査中なら断定を避けます。対策は、明日から何を変えるのかが分かる形にします。
04
締めの言葉と「以上」
記書きの顛末書は、最後に右寄せで「以上」と書いて終わります。必要に応じて再発防止の一文をその前に入れます。社外向けは、お詫びの前文を「謹白」で結んでから「記」に入る形です。
05
宛名・タイトル・フォント
宛名は役職と氏名を書き、提出先は社内の規定や上司の指示に合わせます。配布しているWordは本文が游明朝10.5ポイント、タイトルが18ポイントの太字です。
06
手書きで書くとき
手書きなら、手書き用PDFを印刷して黒のボールペンで書きます。先に下書きで分量を確認しておくと、欄が足りなくなる失敗を減らせます。
メールで提出するときの文面
顛末書をファイルで送る職場では、メール本文は短くても構いません。社内向けなら、次のくらいで足ります。
件名：顛末書の提出（〇月〇日の〇〇の件）
〇〇部長
お疲れさまです。〇〇部の佐藤です。
〇月〇日に発生した〇〇の件について、顛末書を作成しましたので添付にてお送りします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
添付：顛末書_〇〇の件_佐藤.pdf
ファイル名に「顛末書」と件名、名前を入れておくと、受け取った側が探しやすくなります。Wordのままではレイアウトが崩れることもあるため、PDFにして添付する方法もあります。
取引先に送る場合
社外向けの文面と例文は別ページにまとめています。
顛末書を書くとクビになりますか？
顛末書を出したことだけで解雇が決まるわけではありません。何が起きたのかを会社が確認するための報告書です。事案が重ければ処分の判断材料になることはありますが、まずは事実を省かずにまとめます。
始末書との違い
顛末書は、トラブルの事実と経緯を報告する書類です。始末書は、自分の過失を認めて反省とお詫びを伝える書類です。どちらを出すのか指示がはっきりしないときは、書き始める前に確認しておくと書き直しを防げます。
