Wordで編集できるFAX送付状テンプレートを無料でダウンロードできます。宛先、件名、送信枚数、備考欄を入れるだけで使えるシンプルな書式を中心に、取引先向け、文例入り、個人利用向けのWord版をまとめました。
Excel版のようにセル幅を気にして直すというより、あいさつ文や備考欄を少し書き換えたいとき向けです。月末に請求書をFAXで送る、取引先から「念のためFAXでも」と言われる、そんな場面で白紙から作らずに済みます。
Word版のFAX送付状テンプレート一覧
ここでは、FAX送付状テンプレートの中から、Wordで編集しやすいものを6種類に絞っています。シンプル、ビジネス向け、備考欄付き、送信枚数欄付き、社外宛て文例入り、個人利用向けに分けているので、使う場面に近いものを選んでください。
シンプルなFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレートA4縦02
- 宛先、件名、送信枚数、備考欄がまとまった標準的な書式
- 資料送付、案内文、社内外のちょっとしたFAXに使いやすいタイプ
急ぎで1枚作るなら、このテンプレートが扱いやすいです。項目が多すぎないので、宛先と件名、送信枚数を入れればすぐ形になります。朝いちばんに取引先へ資料を送るときなど、複合機の前であわてずに済みます。
ビジネス向けFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレートA4縦01
- 会社名、部署名、担当者名、送信枚数をきちんと入れたいとき向け
- 見積書、契約書の控え、申込書などを社外へ送る場面に合います
取引先へ送る場合は、こちらのような少し整った書式のほうが安心です。担当者名や部署名を入れる欄があるので、受け取った側も誰宛てのFAXか確認しやすくなります。
備考欄付きFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート06
- 本文や連絡事項を少し広めに書きたいときに使いやすい形式
- 返信依頼、確認依頼、補足説明を添えたい場面に向いています
「ご確認後、折り返しご連絡ください」「〇日までにご返送ください」のような一文を入れるなら、このタイプが使いやすいです。Wordなら文章の長さに合わせて少し調整しやすいので、備考欄を使う場面では助かります。
送信枚数欄付きFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート09
- 送付状を含めた合計枚数を目立つ位置に書けるタイプ
- 見積書、注文書、申込書など複数枚の書類を送るときに向いています
FAXでよくあるのが、送信枚数の確認です。送付状1枚、見積書2枚、仕様書3枚なら合計6枚。ここをはっきり書いておくと、相手側も「届いていないページがあるかも」と気づきやすくなります。
社外宛て文例入りFAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート12
- あいさつ文と送付文が入っているので、文面を直して使いやすい形式
- 新人さんが初めて取引先へFAXを送るときにも使いやすい書式です
文面まで入っているので、会社名、書類名、枚数を変えればそのまま使いやすいです。新人さんや、普段あまりFAXを使わない担当者だと、何を書けばいいかで止まることがあります。そういうときは、文例入りを選んだほうが早いです。
個人利用・簡易連絡用FAX送付状 Word版
- 元テンプレート：FAX送付状テンプレート13
- 個人名義や簡単な連絡にも使いやすい、少しやわらかい見た目の形式
- 役所、学校、病院、会社の窓口へ書類を送る場面にも使えます
会社名の欄が合わない場合は、氏名、住所、電話番号などに置き換えて使えます。個人利用では、かしこまりすぎる文面よりも、誰から何を送ったかがすぐ分かる形のほうが扱いやすいです。
どれを選ぶか迷ったとき
急ぎなら、シンプル版か社外宛て文例入りを選ぶと早いです。朝いちばんに取引先へ送る、月末の締め作業で請求書を送る、担当者が不在で代わりにFAXする。そういう場面では、凝ったデザインより「何を送ったか」「何枚送ったか」がすぐ読めるほうが助かります。
| 使う場面 | おすすめのテンプレート | 選び方 |
|---|---|---|
| とにかく早く送付状を作りたい | シンプルなFAX送付状 Word版 | 欄が多すぎず、件名と枚数を入れればすぐ使えます。 |
| 取引先へ少しきちんと送る | ビジネス向けFAX送付状 Word版 | 会社名、部署名、担当者名を入れやすく、社外向けに見えます。 |
| 補足や返信依頼を書きたい | 備考欄付きFAX送付状 Word版 | 「ご確認後、ご連絡ください」などの一言を入れやすいです。 |
| 複数枚の書類を送る | 送信枚数欄付きFAX送付状 Word版 | 合計枚数が目立つので、受け取る側も確認しやすくなります。 |
| 文面ごと使いたい | 社外宛て文例入りFAX送付状 Word版 | 会社名と書類名を差し替えるだけで、送付文まで整います。 |
| 個人名義で送る | 個人利用・簡易連絡用FAX送付状 Word版 | 堅すぎない見た目で、窓口や会社への簡単な送付にも使えます。 |
Word版のFAX送付状が向いている場面
Word版は、あいさつ文や連絡文を少し直して使いたいときに向いています。請求書をFAXで送るだけなら、Excel版でも足ります。宛先、件名、送信枚数が入っていれば、受け取る側には伝わります。
ただ、「ご確認後、折り返しご連絡ください」「〇日までにご返送ください」のような一文を入れたい場合は、Word版の方が直しやすいです。文章をそのまま編集できるので、改行や文の長さを見ながら調整できます。
月末の午後、請求書をまとめている途中で、取引先から「FAXでも送ってもらえますか」と言われることがあります。その場で白紙から作ると、宛名、件名、枚数、本文を考えるだけで意外と時間を取られます。
テンプレートがあれば、宛先、件名、送信枚数を入れて、本文を少し直すだけで形になります。急いでいるときほど、この差は大きいです。
テンプレートを使う前と使うときで変わること
テンプレートを使うと、項目が先に置いてあるので、空欄を埋めながら確認できます。きれいに作り込むというより、抜けを減らすための台紙として使う感覚に近いです。
管理側から見ると、毎回違う書式で送られるより、社内でだいたい同じ形にそろっているほうが後から探しやすいです。控えをPDFで残す場合も、件名や宛先が同じ位置にあるだけで探す時間が短くなります。
記入するときに迷いやすいところ
FAX送付状でよくあるのは、送信枚数の数え間違いです。ここは地味ですが、けっこう詰まります。
- 送付状そのものを1枚に含め忘れる
- 添付書類だけの枚数を書いてしまう
- 会社名だけなのに「様」を付けてしまう
- 件名が「書類送付の件」だけで、何の書類か伝わりにくい
- 前回使った担当者名や日付が残ったまま送る
個人的には、送信枚数のところで一度止まって確認するのが楽でした。送付状1枚、見積書2枚、仕様書3枚なら、合計6枚。ここを受け取る側が見てくれるので、抜けがあったときに気づきやすくなります。
FAX送付状の記入例
いつもお世話になっております。
下記の書類をFAXにて送付いたしますので、ご確認くださいますようお願いいたします。
仕様書 3枚
ご不明な点がございましたら、担当までご連絡ください。
この文例は、かなり普通です。ですが、FAX送付状ではこの「普通」が扱いやすいです。相手が知りたいのは、誰から何が何枚届いたか。気の利いた表現より、読み間違えないことを優先したほうが現場ではうまくいきます。
Word版・Excel版・PDF作成ツールの違い
FAX送付状は、Word版、Excel版、PDF作成ツールで使いどころが少し違います。どれが正解というより、作る場面で選ぶのが現実的です。
| 種類 | 向いている使い方 | 少し困るところ |
|---|---|---|
| Word版 | 文面、宛名、備考欄を自然に直したいとき | 表の幅を大きく変えると、レイアウトが崩れることがあります。 |
| Excel版 | 送信先や項目を表形式で管理したいとき | 長い文章を入れると、セル内で見づらくなることがあります。 |
| PDF作成ツール | WordやExcelを開かずに、ブラウザ上で1枚作りたいとき | 細かいデザイン調整には向きません。 |
Excel版を探している場合は、FAX送付状テンプレート（Excel）をご利用ください。ブラウザ上で入力してPDFにしたい場合は、FAX送付状PDF作成ツールもあります。
送信前に見るところ
送信ボタンを押す前に、最低限ここだけ見ておくと安心です。忙しいときほど、日付と枚数を飛ばしがちです。
- 宛先の会社名、部署名、担当者名は合っているか
- 会社宛ては「御中」、個人宛ては「様」になっているか
- 件名は「見積書ご送付の件」のように具体的か
- 送付状を含めた合計枚数になっているか
- 前回の会社名、担当者名、日付が残っていないか
- FAX番号は名刺や注文書の番号と合っているか
ここで一番こわいのは、前回の宛名が残ることです。FAXは紙で相手先に出るので、間違えるとわりと目立ちます。テンプレートを使い回すときは、宛先まわりだけ先に消してから作るとミスが減ります。
よくある質問
このページについて
FAXはメールほど頻繁ではないものの、請求書、申込書、注文書、確認書類などで今も使う場面があります。特に月末処理や取引先対応では、急に「FAXでも送ってください」と言われることがあり、そうしたときに空欄を埋めてすぐ使える形を意識しました。
テンプレートは、宛先、送信元、件名、送信枚数、本文、備考欄の見やすさを確認しながら選んでいます。Word版では、文面を直しやすいものを中心に掲載しています。
