請求書FAX送付状テンプレート（Excel）
Excel（.xlsx）
A4縦1枚
Word・PDF・スマホ版なし
例01 拝啓〜敬具の改まった形
例02 取り急ぎFAX・原本は郵送
| 例01 | 例02 | |
|---|---|---|
| 書き出し | 拝啓〜敬具 | いつもお世話になっております |
| 宛先の欄 | 会社名・部署名・お名前・FAX番号（下線の欄に記入） | 左上に会社名・部署・氏名・FAX番号 |
| 差出人の欄 | 住所・TEL・FAX・担当者 | 担当・TEL・FAX |
| 送信日 | 開いた日の日付が自動で入る | 見本の日付を書き換える |
| 本文 | 納品した品の代金と支払期日のお願い | 「取り急ぎFAXにて」と原本を郵送する日 |
初めての取引先や、相手が目上の会社なら例01。ふだんからやりとりしている相手に、締め日前に急いで送るなら例02が合います。
例01の送信日にはTODAY関数が入っています。送る日に開けば、その日の日付がそのまま出ます。
ただ、保存したファイルをあとで開き直すと、日付もその日に変わってしまいます。控えを残すなら、PDFにしておくか、日付を手で打ち直してください。
請求書をFAXで送るときに確かめたいこと
請求書送付状の例文（FAX・郵送・メール・差し替え）
〇の部分を、自社と相手に合わせて書き換えてください。
取り急ぎFAXで送り、原本はあとで郵送する
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
〇月分の請求書を、取り急ぎFAXにてお送りいたします。
原本は〇月〇日に郵送いたしますので、あわせてご確認ください。
送信枚数：〇枚（本紙を含む）
ご不明な点がございましたら、〇〇（TEL：〇〇）までご連絡ください。
「取り急ぎFAXにて失礼いたします」は、本来なら郵送で届ける書類を、先にFAXで送るおわびをこめた言い方です。締め日に間に合わせたいときや、先方から急ぎで欲しいと言われたときに使います。
FAXで受け取ると最初から決まっている相手なら、「取り急ぎ」は付けなくてかまいません。毎月付けていると、いつも急いでいる会社に見えてしまう気がします。
郵送で送る（封筒に同封する送付状）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇月分のご請求書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
お支払い期日は〇月〇日です。
エクシアで送付状を付けるのは、請求書を郵送するときです。使っているのは、送付状テンプレートのページにある一番シンプルな基本形で、取引先ごとにファイルを分けて残しています。
メールで送るときは、メールの本文がそのまま送付状の代わりになるので、別に送付状は付けていません。
郵送で一つ気をつけたいのが送り方です。請求書は「信書」にあたるため、郵便か信書便で送ることになっています。宅配便やゆうメールでは送れません。商品と一緒に箱に入れて送りたくなる場面ほど、注意が要ります。
メールで送る（PDFを添付）
株式会社〇〇 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
〇月分の請求書をPDFでお送りします。添付ファイルをご確認ください。
お支払い期日は〇月〇日です。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
個人事業主やフリーランスの方なら、「株式会社〇〇の〇〇です」を屋号か氏名に替えるだけで使えます。
件名には何月分かを入れておいてください。毎月請求書が届く相手だと、件名だけでどの月のものか見分けたいはずです。
請求書を差し替える（メール・FAX）
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
先日お送りした〇月分の請求書に誤りがございましたので、訂正したものをお送りいたします。
（訂正箇所：〇〇）
お手数ですが、先にお送りした分は破棄していただき、こちらをお使いください。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
FAXで差し替えるときも、文面はほぼ同じです。「送信枚数：〇枚（本紙を含む）」の行を足してください。
件名は「【再送】」より「【差し替え】」か「【訂正】」のほうが、受け取った側で前のものと取り違えにくいと思います。どこを直したのかも一言あると、先方の経理は助かるはずです。
弊社でも、以前に請求書を差し替えたことがあります。インボイス制度が始まったころ、取引先から「消費税の欄に（消費税10%）と書いてほしい」と言われて、作り直して送り直しました。
インボイスでは、税率ごとに分けた合計額と、その税率を書くことになっています。金額が合っていても、書き方の指定で作り直すことがある。そういう一例です。
受け取った側が誤りに気づいた場合、自分で書き直さずに、発行した側へ直したものを求めるのが原則です。指摘を受けたら、作り直して送るのが早道でしょう。
