納品書は、ビジネスの現場で必ず必要となる基本的な取引書類です。正しい書き方やフォーマットを使用することで、取引先との信頼関係を維持し、トラブルを未然に防ぐことができます。
私はこれまで多くの中小企業の経理や事務に携わり、納品書の作成・運用に関する相談を受けてきました。その経験を踏まえ、このページではすぐに使える無料テンプレートを紹介し、さらに実務で役立つ書き方のコツや注意点を詳しく解説します。
納品書テンプレート一覧
シンプルな納品書（A4サイズ）
A4用紙1枚のシンプルなExcel納品書です。合計欄は自動計算で便利に利用できます。
シンプルな納品書（B5サイズ）
小規模取引やスペースを重視する場面で便利なB5サイズのテンプレートです。
A4横型
横長フォーマットの納品書です。項目を見やすく配置できるため、詳細な明細を記入する取引に向いています。
金額なしの納品書
金額を記載しない取引に対応したテンプレートです。見積書や請求書と併用するケースに最適です。
内税タイプ
税込金額を入力し、自動的に内税計算されるテンプレートです。
上代・下代欄付き
商品取引において、上代・下代を区別して管理する際に便利です。
軽減税率対応版
軽減税率に対応した納品書テンプレートです。商品ごとに税率を分けて計算できるようになっています。
軽減税率についての詳細は国税庁のホームページで確認できます。
軽減税率制度の概要
請求書兼用（口座欄あり）
請求書と兼用でき、入金口座を明示できる便利なテンプレートです。
納品書兼受領書
納品と同時に受領確認もできる形式で、取引証憑をまとめて管理したい場合におすすめです。
納品書とインボイス制度
インボイス制度が開始されたことで、納品書にも登録番号を記載するケースが増えています。請求書と同様に正確な管理が求められるため、フォーマットの選定に注意が必要です。
インボイス制度の詳細については、以下の国税庁のサイトを参照してください。
国税庁 インボイス制度の概要
納品書とは(他の文書との違い)
納品書は、商品やサービスが取引先に提供されたことを証明する文書です。納品書を渡すことで、販売者から購入者へ商品やサービスが渡されたことを示し、取引の詳細（商品名、数量、単価など）を記載します。
納品書と請求書の違い
納品書は取引内容の証明、請求書は支払いの請求に使用されます。両者を正しく区別することが重要です。
納品書と受領書の違い
納品書は発行者が作成し、受領書は受取側が発行して受領確認を行います。
納品書に記入すべき項目
必須項目
納品書を作成するときに必ず記載すべき基本項目です。抜けや間違いがあると取引トラブルにつながるため注意してください。
- 発行日：納品書を作成した日付
- 納品書番号：取引ごとに付ける識別番号
- 発行者情報：会社名、住所、電話番号など
- 受取人情報：取引先の会社名、住所、担当者など
- 商品・サービスの内容：品名、数量、単価
- 合計金額：納品した商品の合計金額
- 支払い条件：支払い期限や方法（振込・現金など）
任意項目
状況に応じて加えると、よりわかりやすくなる項目です。
- 注文番号：発注書と照合しやすくなります
- 納品日：実際に商品を納品した日付
- 備考欄：特記事項や注意点を記載
- 担当者名：問い合わせ対応をスムーズにするための記載
よくあるミスと回避方法
誤った情報の記入
会社名や住所、商品の数量などの誤りは大きなトラブルになります。必ず二重チェックを行い、必要に応じて取引先にも確認しましょう。
計算ミス
手計算では合計金額を間違えることがあります。Excelの自動計算機能やテンプレートを活用することでミスを防げます。
日付の誤記
発行日や納品日が間違っていると、取引先との認識にズレが生じます。最新の日付を必ず確認し、システムの自動入力機能を使うのもおすすめです。
法的要件とコンプライアンス
納品書は取引を証明する重要な書類です。正しく作成して保存することが法的にも求められます。
また、顧客の住所や連絡先などの個人情報を扱うため、適切に管理し、外部への漏えいがないよう注意する必要があります。
よくある質問（FAQ）
まとめ
このページでは、ExcelやPDFで使え無料ダウンロードできる納品書テンプレートを紹介しました。
業種や取引内容に応じて最適なフォーマットを選び、正確かつ信頼性のある書類作成に役立ててください。
