システム開発や業務改善プロジェクトでは、要件定義の品質によって成果物の出来が左右されます。
このページでは、無料で使える要件定義書テンプレート（Word・Excel・PDF・スプレッドシート）をまとめて紹介し、書き方のコツを解説します。
フォーマットを揃えたい担当者、情報システム部門、開発会社向けに、「文書形式でまとめるWord版」と「項目一覧を管理できるExcel版」の2つの形式を使い分けられるようにしました。
プロジェクト支援の現場では、要件定義書の不備が原因で「後戻り」「認識違い」「仕様追加トラブル」が多く発生します。テンプレートを使うことで抜け漏れを減らし、関係者間の合意をスムーズにします。
要件定義書テンプレートの早見表（Word／Excel／PDF／スプレッドシート）
「文書として丁寧にまとめたい」「機能一覧や項目定義を一覧で管理したい」「完成見本だけさっと確認したい」など、用途に応じて
Word版・Excel版・PDF版・スプレッドシート版を選べます。特徴を比較し、自社のプロジェクトに合う形式を選んでください。
| 形式 | 特徴・用途 | テンプレート |
|---|---|---|
| Word版 |
・背景・目的・スコープを丁寧に文章化できる ・稟議・社外提出に適した正式文書向け ・章立て済みで初めての要件定義でも使いやすい |
Word版テンプレートを見る |
| Excel版 |
・機能一覧・画面一覧・項目定義を表形式で整理できる ・フィルタ・並べ替えで大規模要件も管理しやすい ・レビュー／ステータス管理に最適 |
Excel版テンプレートを見る |
| PDF版 |
・完成済みの要件定義書サンプルをそのまま閲覧できる ・ブラウザで確認しやすく、印刷してレビュー資料として配布しやすい ・Word／Excel版で作成する前の完成イメージ確認に最適 |
PDF版サンプルを見る |
| スプレッドシート版 |
・Googleスプレッドシートで共同編集・履歴管理がしやすい ・外部ベンダー・在宅ワークなど複数拠点のプロジェクト向け ・Excel版と同じ構造で、クラウド利用に最適化 |
スプレッドシート版を見る |
要件定義書とは？（初心者向けの基本）
要件定義書は、システムや業務改善プロジェクトにおいて「何を実現するのか」「どこまでを対象とするのか」を明確にする文書です。開発側・利用側の双方が合意した内容を残し、設計・開発・テスト・運用の基準となります。
要件定義書の主な役割
- プロジェクトの背景・目的・解決したい課題を共有する
- 対象範囲（スコープ）を明確にし、やること／やらないことを整理する
- 機能要件・非機能要件を整理し、必要な品質レベルを定義する
- 関係者間の認識ズレや「言った・言わない」のトラブルを防ぐ
要件定義書が必要になる典型的な場面
- 新規システム開発・基幹システムの入れ替え
- 業務プロセス改善・ワークフローシステム導入
- 既存システムの改修や機能追加
- ベンダー選定時のRFP（提案依頼書）に付属する資料
形式別の要件定義書テンプレート（Word／Excel／スプレッドシート）
ここからは、文書形式のWord版テンプレートと一覧管理に便利なExcel版テンプレートをそれぞれ紹介します。ダウンロード情報は各テンプレートページにまとめています。
要件定義書テンプレート（Word版）
要件定義書テンプレート（Excel版）
完成見本つき要件定義書（PDF）｜サンプル版
Word版・Excel版の内容をもとにした完成見本つきの要件定義書PDFです。ブラウザでそのまま開いて内容を確認できるほか、印刷してレビュー用資料としても利用できます。
要件定義書テンプレート（Googleスプレッドシート版）
クラウドでの共同編集に最適なGoogleスプレッドシート版の要件定義書テンプレートです。複数メンバーの同時編集、コメント機能、変更履歴管理がしやすく、リモートワークや外部ベンダーとの共同作業に向いています。
要件定義書の必須項目チェックリスト
以下は、要件定義書の、最低限おさえておきたい項目です。
1. プロジェクト概要
- 背景（現状の課題・問題点）
- 目的（プロジェクトで達成したいゴール）
- 期待される効果・KPI
2. スコープ（対象範囲）
- 業務範囲（どの業務プロセスを対象とするか）
- システム範囲（新規開発・改修の範囲）
- 対象外とする領域（スコープアウトの明記）
3. 業務フロー（As-Is／To-Be）
- 現行業務フロー（As-Is）の整理
- 改善後業務フロー（To-Be）のイメージ
- 変更点・見直しポイントの明示
4. 機能要件（Functional Requirements）
- 機能一覧（例：顧客管理、見積作成、承認ワークフローなど）
- 各機能の概要と入力／出力
- 利用者（誰が利用する機能か）
5. 非機能要件（Non-Functional Requirements）
- 性能要件（レスポンス、同時接続数など）
- セキュリティ要件（権限、ログ管理、暗号化）
- 可用性・バックアップ・障害対応
6. 画面・帳票・インターフェース
- 画面一覧・帳票一覧
- 外部システムとの連携インターフェース
- 入出力データの仕様
7. データ項目定義
- 項目名・物理名
- データ型・桁数・必須／任意
- マスタ連携やコード体系
8. システム構成・運用条件
- システム構成図（サーバー・ネットワーク構成）
- 運用時間帯・保守時間帯
- 運用・監視・保守の体制
要件定義書テンプレート活用イメージ
要件定義の対象によって、重視すべき項目やテンプレートの使い方も変わります。それぞれの活用イメージをまとめました。
ITシステム開発向け
- 画面一覧・機能一覧・インターフェース仕様の整理が重要
- 非機能要件（性能・セキュリティ）の抜け漏れがトラブルの原因になりやすい
- Excelで一覧化しつつ、Wordで背景・目的を補足する併用がおすすめ
Webサイト・ECサイト向け
- ターゲットユーザー・ペルソナ・カスタマージャーニーを整理
- ページ構成、コンテンツ要件、SEO要件（キーワード、構造）を明記
- アクセス解析ツールや外部サービスとの連携要件も整理する
業務改善・社内システム向け
- As-Is／To-Beの業務フローをしっかり作り込むことが重要
- 担当部署ごとの役割分担や権限を明確にする
- 改善前後で「誰のどの作業時間がどれくらい減るか」を定量化すると社内説得に有効
要件定義書の書き方（ステップ別の進め方）
要件定義を書く場合は、テンプレートをいきなり埋め始めるのではなく、次のステップで進めると、抜け漏れを防ぎやすくなります。
ステップ1：現状整理（As-Is）から着手する
- 現行の業務フロー・システム構成を簡単に図示する
- どこに負荷・ムダ・ミスが集中しているかを書き出す
ステップ2：目指す姿（To-Be）とゴールを定義する
- 改善後にどうなっていれば成功と言えるかを言語化する
- 削減したい時間・ミス件数・リードタイムなど定量的な指標があるとベスト
ステップ3：スコープと優先順位を整理する
- 今回のプロジェクトで「必ずやること」と「今回は見送ること」を分ける
- 要望が多い場合は、MUST／WANT／将来検討などに分類する
ステップ4：機能要件・非機能要件を洗い出す
- 機能は業務フローに沿って整理すると漏れが減る
- 非機能要件は「あとで考える」ではなく、最低限の性能・セキュリティを定義しておく
ステップ5：関係者レビューで合意を取る
- 現場担当・管理者・情報システム部門・ベンダーなど、主要メンバーでレビューする
- 議事録とセットで「いつ、誰が、どの内容に合意したか」を残す
よくある質問（FAQ）
機能一覧・項目定義などを複数メンバーで編集・レビューしたい場合はExcel版が便利です。多くの現場ではWordで概要＋Excelで詳細という併用パターンもよく使われます。
