このページでは、取締役・代表取締役・監査役などの就任時に使える、就任承諾書テンプレートを無料でダウンロードできます。
就任承諾書は、役員に選任された人が「その役職を引き受けます」と承諾したことを示す書類です。会社設立登記や役員変更登記の場面で使われることがあり、書く内容は短いのですが、日付・住所・押印の扱いで迷いやすい書類でもあります。
このページでは、法務局の公開様式に沿ったWordひな形をもとに、取締役・代表取締役・監査役など役職別の使い方、日付の考え方、提出前に見ておきたい箇所を整理しました。
就任承諾書テンプレートの選び方
まずは、どの書式を使うかを確認しておくと進めやすいです。就任承諾書はどれも似ていますが、取締役・代表取締役・監査役では、確認する議事録や添付書類が変わることがあります。
| 使う場面 | 主に使う書式 | 確認しておきたいこと |
|---|---|---|
| 取締役に就任する場合 | 取締役就任承諾書 | 株主総会の選任日、住所、氏名、押印 |
| 代表取締役に就任する場合 | 代表取締役就任承諾書 | 代表取締役の選定方法、議事録との日付整合 |
| 監査役に就任する場合 | 監査役就任承諾書 | 選任決議、本人確認書類や印鑑証明書の扱い |
| 合同会社の代表社員など | 代表社員の就任承諾書 | 会社形態に合う書式かどうか |
社内で書類を作る担当者は、先に議事録と登記申請書の内容を並べて見るのがおすすめです。画面を左右に開いて、会社名・役職名・日付だけ先に照合しておくと、あとからの修正がかなり減ります。
就任承諾書テンプレート・ひな形の無料ダウンロード
ここでは、法務局の様式例に沿った取締役就任承諾書のWordテンプレートを配布しています。氏名・住所・会社名・日付を差し替えて使えるシンプルな書式です。
取締役就任承諾書テンプレート
株主総会で取締役に選任されたあとに使う、もっとも基本的な就任承諾書です。会社設立時の取締役就任や、役員変更登記で新しく取締役が入る場合に使われます。
取締役会を設置している会社かどうかで、添付書類や押印の扱いが変わることがあります。ここは会社の定款や登記内容を見ながら進めたほうが安全です。
代表取締役就任承諾書テンプレート
代表取締役に就任する場合は、取締役としての選任だけでなく、代表取締役として選定されたことも確認します。株主総会議事録、取締役会議事録、互選書など、会社の機関設計によって見る書類が変わります。
「取締役に選ばれた日」と「代表取締役に選定された日」が同じとは限りません。ここをまとめて処理するときに、日付をつい同じにしてしまうことがあるので、議事録を見ながら入力すると楽です。
監査役就任承諾書テンプレート
監査役に就任する場合も、選任された本人が就任を承諾したことを示すために就任承諾書を使います。取締役と似た形で作れますが、役職名は必ず「監査役」に直します。
単純な差し替えに見えて、ここを「取締役」のまま残してしまうミスはあります。テンプレートを複製して使うときは、役職名だけ先に検索して確認しておくといいですね。
代表社員の就任承諾書テンプレート
合同会社などで代表社員が就任する場合は、株式会社の取締役・代表取締役とは書式や添付書類の考え方が異なります。代表社員向けに作る場合は、会社形態に合った内容へ調整します。
株式会社用のひな形をそのまま流用すると、役職名や宛名がずれることがあります。急いでいると見落としやすい箇所です。
就任承諾書とは
就任承諾書とは、役員などに選任された人が、その役職に就くことを承諾した事実を示す書類です。
たとえば、株主総会で「山田太郎さんを取締役に選任する」と決議しただけでは、本人が引き受けたことまでは分かりません。そこで、本人の承諾を示す書類として就任承諾書を作成します。
- 使う場面：会社設立登記、役員変更登記、代表取締役の交代など
- 対象になりやすい役職：取締役、代表取締役、監査役、理事、代表社員など
- 一緒に確認する書類：株主総会議事録、取締役会議事録、互選書、定款、印鑑証明書、本人確認書類など
- 作成形式：Wordテンプレートを使うと、氏名・住所・日付の差し替えだけで整えやすいです
実務では、総務担当者や司法書士に渡す前の社内確認用として作ることもあります。紙で印刷して押印する場面がまだ多いので、Wordで体裁を整えてから出力する流れが扱いやすいと思います。
就任承諾書の書き方
就任承諾書は、長い文章を書く書類ではありません。見るところは、役職名、日付、住所、氏名、押印、宛名です。短い分、ひとつの表記違いが目立ちます。
- 役職名：取締役、代表取締役、監査役など、就任する役職を正しく書きます。テンプレートを流用するときは、ここが残りやすいです。
- 選任日・承諾日：本文中に株主総会などの開催日を入れる場合は、議事録の日付と合わせます。末尾の日付は、本人が承諾した日として扱われることが多いです。
- 住所：印鑑証明書や本人確認書類と表記をそろえます。「1-1-1」と「一丁目一番地一号」が混ざらないようにします。
- 氏名：旧字や外字がある場合は、証明書類の表記に合わせます。ここは意外と見落とします。
- 押印：実印か認印かは、会社の機関設計や登記の内容によって扱いが変わります。提出前に確認しておくと戻りが少ないです。
- 会社名：「株式会社」の位置まで含めて、定款や登記事項証明書と同じ表記にします。
就任承諾書の記載例
私は、令和○年○月○日開催の貴社株主総会において、貴社の取締役に選任されましたので、その就任を承諾いたします。
令和○年○月○日
住所 東京都○○区○○一丁目一番地一号
氏名 山田 太郎 ㊞
株式会社〇〇〇〇 御中
就任承諾書の日付はいつにする？
就任承諾書でよく迷うのが日付です。検索でも「就任承諾書 日付」はよく見られます。
ここで混ざりやすいのは、次の3つです。
- 選任日：株主総会などで役員に選ばれた日
- 就任日：実際に役員として就任する日
- 承諾日：本人が就任を承諾した日
法務局の様式例では、「令和○年○月○日開催の株主総会において選任されたので」という形で、本文中に選任された日を入れる形がよく使われます。末尾の日付は、本人が承諾書を作成した日として見るのが自然です。
実務では、株主総会の日にその場で就任を承諾することも多いので、結果的に同じ日付になるケースがあります。ただ、あとから書類をまとめて作るときは、作成日をそのまま入れてしまいがちです。ここで議事録とずれると、確認に時間がかかります。
- 本文中の「令和○年○月○日開催」は、議事録の開催日と合わせる
- 末尾の日付は、承諾した日として不自然でないか確認する
- 定款、議事録、登記申請書の記載と矛盾していないかを見る
- 判断に迷う場合は、管轄の法務局や専門家に確認する
法務局へ提出する前に確認したい箇所
就任承諾書は、文章量が少ないので簡単そうに見えます。でも、実際に作ると、住所表記や印鑑の種類で止まることがあります。朝に書類一式をそろえて、午後に押印をもらうような流れだと、ここで戻るのはけっこう痛いです。
- 議事録の日付と、就任承諾書に書いた日付がずれていないか
- 氏名の漢字が、印鑑証明書や本人確認書類と同じか
- 住所の番地表記を省略していないか
- 会社名の「株式会社」の位置が合っているか
- 役職名が、議事録や登記申請書の内容と合っているか
- 押印する印鑑が、今回の登記手続きに合っているか
- 複数人分を無理に1枚へまとめていないか
とくに新人の総務担当者が最初に迷うのは、住所と押印です。「いつも認印でいいのでは」と思って進めると、登記の場面では合わないことがあります。先に会社の機関設計、取締役会の有無、代表取締役の選定方法を見ておくと、だいぶ進めやすいです。
押印・印鑑証明書の扱い
就任承諾書の押印は、会社の形や役職によって扱いが変わります。取締役会を設置している会社か、設置していない会社かでも違いが出ます。
ざっくり言うと、代表取締役や取締役の新任では、実印や印鑑証明書の確認が絡むことがあります。反対に、すべてのケースで同じ印鑑を使えばよい、というものではありません。
- 代表取締役が新たに就任する場合は、実印や印鑑証明書の扱いを確認します。
- 取締役会を設置していない会社では、新任取締役の印鑑証明書が関係することがあります。
- 取締役会設置会社では、代表取締役とその他の取締役で添付書類の扱いが分かれることがあります。
- 捨印は任意ですが、軽微な訂正に備えて押す運用もあります。
ここは、テンプレートだけでは判断しきれない部分です。登記申請書、議事録、定款を見ながら、提出先の案内に合わせて確認してください。
役職別の書き方と注意点
取締役就任承諾書
取締役就任承諾書は、株主総会で取締役に選任された人が、就任を承諾したことを示す書類です。
確認するのは、株主総会議事録の選任日、氏名、住所、押印です。取締役会設置会社かどうかによって、添付書類の組み合わせが変わることがあります。
よくあるミスは、議事録では「山田太郎」なのに、就任承諾書では旧字やスペースの入り方が違うケースです。たいした違いに見えませんが、登記書類ではこういうところをそろえておくほうが進みます。
代表取締役就任承諾書
代表取締役の場合は、「取締役に選ばれたこと」と「代表取締役に選定されたこと」を分けて確認します。取締役会で選定する場合、取締役の互選で選定する場合など、会社の機関設計によって流れが変わります。
代表取締役の就任承諾書では、選定を示す議事録や互選書との整合も見ます。ここで日付がずれていると、あとで説明が面倒です。
担当者目線では、代表取締役の欄だけ先に作るより、取締役就任、代表取締役選定、印鑑関係をまとめて一覧で見たほうが楽でした。ひとつずつ作ると、最後に日付だけ合わないことがあります。
監査役就任承諾書
監査役に就任する場合も、本人の承諾を示すために就任承諾書を作成します。書式は取締役と近いですが、役職名は「監査役」です。
テンプレートをコピーして使う場合、「取締役」の文字が本文に残ることがあります。作成後にWordの検索機能で「取締役」と検索しておくと、残り文字を見つけやすいです。
理事就任承諾書
一般社団法人や一般財団法人などで理事に就任する場合は、株式会社の取締役とは別の確認が入ります。法人の種類によって様式や添付書類が変わるため、所轄庁や管轄登記所の案内に合わせて調整します。
取締役・代表取締役を一枚にまとめてもよい？
就任承諾書は、原則として一人一通で作るほうが扱いやすいです。複数名を一枚にまとめると、あとで誰の承諾をどの範囲で証明しているのか分かりにくくなることがあります。
- 複数名を一枚にまとめると、押印や証明の確認がしづらくなります。
- 取締役と代表取締役では、就任・選定の根拠が分かれることがあります。
- 一人一通にしておくと、差し替えや再提出が起きたときも処理しやすいです。
現場では、まとめたほうが紙は少なくなります。ただ、登記書類では「少し紙を減らす」より「見てすぐ分かる」ほうが助かる場面が多いです。特に初めて作る場合は、一人一通で作るほうが迷いません。
よくあるミスと直し方
日付を作成日にしてしまう
あとからまとめてWordを編集すると、つい今日の日付を入れてしまいます。本文中の株主総会開催日、末尾の承諾日、議事録の日付を見比べて、流れとしておかしくないか確認します。
住所を省略してしまう
普段の社内書類では「1-1-1」と書いていても、登記書類では証明書類と表記を合わせるほうが無難です。印鑑証明書や本人確認書類を見ながら入力すると、あとから直す手間が減ります。
役職名を直し忘れる
取締役用のテンプレートを監査役用に使うとき、本文の「取締役」が残ることがあります。Wordの検索で役職名をチェックすると見つけやすいです。
会社名を略してしまう
「株式会社〇〇」と「〇〇株式会社」は別表記です。会社名は、定款や登記事項証明書の表記に合わせます。ここは見慣れている会社名ほど、逆に雑になりがちです。
よくある質問
参考リンク
まとめ
就任承諾書は、取締役・代表取締役・監査役などに選任された人が、就任を承諾したことを示す書類です。本文は短いですが、登記の場面では、日付、住所、氏名、押印の扱いをそろえておくほうが進めやすくなります。
テンプレートを使うと、文面をゼロから考える手間は省けます。あとは、議事録の日付、役職名、印鑑証明書の表記、会社名を見ながら差し替えるだけです。
特に、代表取締役や取締役会の有無が絡む場合は、押印や添付書類の扱いで迷うことがあります。そこだけはテンプレート任せにせず、提出先の案内や専門家の確認を挟むと安心です。
