株式会社を運営していると、あとから意外と探すことになるのが株主名簿です。設立したばかりのときは「株主は自分だけだから、あとでいいか」となりやすいのですが、金融機関の手続きや株主構成の確認で急に必要になることがあります。
このページでは、株主名簿のひな形をExcelで使える形で用意しました。A4縦型・横型、会社名欄あり・なしのテンプレートを掲載しています。あわせて、記載例や書き方、国税庁の様式を探しているときに迷いやすい点も整理しました。
株主名簿テンプレートの選び方
株主名簿は、会社の規模や株主数によって使いやすい形が変わります。ひとり会社なら縦型で十分なこともありますし、株主が複数いる会社では横型のほうが確認しやすいこともあります。
最初から細かく作り込みすぎるより、氏名・住所・株式数・取得日が見やすい形を選んで、あとから必要な欄を足すほうが楽です。月末に資料をまとめる担当者目線だと、印刷したときに横へはみ出さないかも見ておきたいところです。
| テンプレート | 向いている場面 | 使うときの目安 |
|---|---|---|
| A4縦型 会社名なし |
ひとり会社、小規模会社、社内管理用 | 株主数が少なく、まず名簿として整理したいときに使いやすい形式です。 |
| A4縦型 会社名あり |
金融機関への提出、社内保管、代表者確認を添えたい場合 | 会社名や代表者名も一緒に残したいときに向いています。 |
| A4横型 会社名なし |
株主が複数いる会社、一覧で確認したい場合 | 住所や取得日まで横に並べて見たいときに扱いやすいです。 |
| A4横型 会社名あり |
保管用、提出用、株主数がやや多い会社 | 会社情報を入れたうえで、株主情報を横並びで整理できます。 |
株主名簿テンプレート（Excel）
ここでは、株主名簿のひな形をA4の縦型・横型で掲載しています。会社名や代表者名を書く欄を入れたものと、あえて省いたものを分けています。
テンプレートを使う前は、氏名や住所、株式数をどこまで入れるかで少し迷いやすいです。Excelのひな形を使うと、入力する欄が先に見えるので、手元の定款や出資時の資料を見ながら埋めていけます。
A4縦型（会社名なし）
A4縦型（会社名あり）
A4横型（会社名なし）
A4横型（会社名あり）
株主名簿とは
株主名簿は、株式会社が株主の氏名・住所・株式数・取得日などを一覧で管理するための帳簿です。誰が何株持っているのかを確認するときの、会社側の基本資料になります。
たとえば、設立後に銀行口座の手続きをするとき、株主構成を聞かれることがあります。株主が代表者ひとりならすぐ答えられますが、家族や取引先が出資している場合は、出資割合や取得日を見ながら確認することになります。こういう場面で、株主名簿があると話が早いです。
会社法第121条では、株式会社は株主名簿を作成し、株主の氏名または名称・住所、株式数、株式を取得した日などを記載または記録することとされています。
株主名簿の記載例と書き方
株主名簿の書式は、会社ごとに多少違っていてもかまいません。ただし、あとで確認するときに情報が抜けていると使いにくくなります。まずは、次の内容をそろえておくと実務で困りにくいです。
| 項目 | 記入する内容 | 迷いやすいところ |
|---|---|---|
| 氏名・名称 | 個人株主は氏名、法人株主は会社名を記載します。 | 旧字体や法人名の表記ゆれが出やすいので、登記や契約書の表記に合わせます。 |
| 住所 | 株主の住所、法人の場合は所在地を記載します。 | 引っ越し後の住所変更が古いまま残りやすいです。 |
| 株式数 | 保有している株式数を記載します。 | 種類株式がある場合は、普通株式と混ざらないように分けて書きます。 |
| 取得日 | 株式を取得した日を記載します。 | 設立時の出資日、譲渡日、相続日など、根拠になる日付を確認します。 |
| 株式の種類 | 普通株式、種類株式などを記載します。 | 普通株式だけの会社なら、空欄や「普通株式」で運用することもあります。 |
| 株券番号 | 株券を発行している会社で使います。 | 株券を発行していない会社では使わないことが多い欄です。 |
一人会社の株主名簿はどう書くか
一人会社でも、株主名簿は作っておいたほうがあとで楽です。株主が代表者ひとりの場合は、氏名・住所・株式数・取得日を入れれば、かなりシンプルな形でまとまります。
よくある形は、株主欄が1行だけの名簿です。たとえば、株主名に代表者本人の氏名、住所に自宅または届出住所、株式数に発行済株式の全部、取得日に設立日や出資日を記載します。
ここで迷いやすいのは、会社住所と個人住所を混ぜてしまうところです。法人が株主でなければ、株主欄には株主本人の住所を書きます。夜に設立資料を見ながら入力していると、会社情報と個人情報が同じ画面に出ていて、うっかり入れ替わることがあります。入力後に一度、氏名と住所の組み合わせだけ見直すと直しやすいです。
国税庁の株主名簿ひな形を探している方へ
「株主名簿 ひな形 国税庁」で探す人もいますが、実際に使うときは、提出先や確認される内容に合わせて整えることになります。まずは、株主の氏名・住所・株式数・取得日などが抜けていないかを見ます。
税務関係の確認や金融機関の手続きでは、株主構成がわかる資料として株主名簿を求められることがあります。こうした場面では、デザインよりも、誰が何株持っているかをすぐ確認できることが優先されます。
Bizrouteのテンプレートでは、会社名ありの形式も用意しているので、会社情報を添えて保管したい場合はそちらを使うとまとまりやすいです。
株主名簿を作るときにありがちなミス
株主名簿は、欄を埋めるだけならそこまで難しくありません。ただ、あとから見返すと「あれ、どの資料を見て入力したんだっけ」となりやすい書類でもあります。
株主の住所が古いまま残っているケースです。株主が代表者や家族の場合、つい後回しになりがちです。変更があったら、株主名簿も同じタイミングで直しておくと、あとから探す手間が減ります。
設立時の出資なのか、譲渡で取得したのかが見えにくくなります。日付があいまいな場合は、定款、払込資料、譲渡契約書などを確認してから入れます。
株式数の欄に割合を書いてしまうことがあります。株式数は「何株か」を書く欄なので、必要に応じて持株比率の欄を別に追加すると見やすくなります。
社内管理だけなら会社名なしでも使えますが、提出や保管を考えるなら会社名ありのほうが整います。あとで代表者名を手書きで足すくらいなら、最初から会社名ありを使ったほうが楽です。
株主名簿の運用・管理方法
株主名簿は、作った時点で終わりではありません。株主の住所や持株数が変わったら、その都度直していきます。ここを放っておくと、数年後に確認したとき、古い住所や古い株式数が残っていて、どれが正しいのか分からなくなります。
担当者が変わる会社では、保存場所も決めておくと安心です。Excelファイルだけで管理する場合も、更新日や作成者をファイル名や備考欄に残しておくと、あとから追いやすくなります。
作成した株主名簿は、本店または株主名簿管理人の事務所で管理します。紙で保管する場合は、定款や登記関係の書類と同じ場所に置いておくと見つけやすいです。
変更管理
株主の住所変更、株式譲渡、相続、増資などがあったときは、名簿も更新します。月末や決算前にまとめて直すより、変更が出たときに一緒に直すほうがミスは少なくなります。
閲覧・確認への対応
株主や債権者から請求があった場合に、閲覧や謄写に対応する場面があります。誰でも自由に見せる書類ではありませんが、請求があったときに慌てないよう、内容は整えておきます。
株主名簿フォーマットを選ぶときの考え方
株主名簿のフォーマットは、見た目だけで選ぶより、あとから更新しやすいかで選ぶほうが使いやすいです。株主が少ない会社なら、A4縦型のほうがすっきりします。住所や取得日まで横並びで見たい場合は、A4横型が合います。
実務では、最初に完璧な名簿を作ろうとして手が止まることがあります。まずは、今わかっている株主情報を入力し、あとで備考欄や持株比率欄を足すくらいの進め方でも問題ありません。
・提出や保管も考えるなら、会社名ありを選ぶ
・株主数が多いなら、A4横型で一覧性を優先する
・株式の種類がある場合は、普通株式と種類株式を分けて記載する
・更新日や確認日を備考欄に残すと、あとで追いやすい
よくある質問
関連リンク
まとめ
株主名簿は、会社の株主情報を整理しておくための基本的な帳簿です。設立直後は後回しになりがちですが、金融機関の手続き、株主構成の確認、住所変更や株式譲渡の整理などで使う場面があります。
Excelの株主名簿テンプレートを使うと、氏名・住所・株式数・取得日を順番に入力できます。ひとり会社ならA4縦型、株主が複数いる場合はA4横型、提出や保管まで考えるなら会社名ありの形式を選ぶと扱いやすいです。
