この記事では、報告書を「5W1H」で整理し、読む人に短時間で正確に伝わる書き方を解説します。
編集部では、企業向けの報告書テンプレート制作や実務導入の支援に関わってきました。その中で、読みやすくて評価されやすい報告には共通点があると感じています。ここでは、その型を、例文とフォーマットのコツとあわせて、現場でそのまま使いやすい形でまとめました。
このページの狙いと対象（「作業報告書 テンプレート」との違い）
- 対象読者は、会議・研修・クレーム対応・事故・業務改善など、「出来事の全体像」を簡潔に共有したい方です
- この記事は、「5W1Hで伝わる報告の構成・書き方・例文」を解説するコンセプトページです
- テンプレート配布が主目的のページとは検索意図が異なります。ダウンロードは関連記事で案内し、当ページでは書き方の考え方に絞って解説します
5W1Hとは（要点）
5W1Hは、Who / What / When / Where / Why / How の6要素で事実を整理するフレームワークです。報告でいちばん抜けやすい「全体像」を、短い文字数でも押さえやすくなります。
要素の意味と書き分け
- Who（誰が） 関係者・担当・部署・顧客などの主体
- What（何を） 事象・成果物・課題・KPI・不具合
- When（いつ） 日時・所要時間・期限・期日
- Where（どこで） 現場・店舗・拠点・オンライン環境
- Why（なぜ） 目的・背景・要因・再発要因の仮説
- How（どのように） 手順・対応策・運用・ルール・検証方法
5W1H報告書フォーマット（見本）
報告書を書くときは、書き手の印象よりも、事実をどう整理して相手に渡すかが大切です。そこで使いやすいのが、5W1Hを軸にしたフォーマットです。
以下では、誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように、を順に整理できる報告書の見本を紹介します。
| 項目 | 記載内容の例 | チェックポイント |
|---|---|---|
| タイトル | クレーム対応報告（4/15 顧客A様 納期遅延） | What+When+Whoが一目でわかる |
| 提出日／提出先／報告者 | 2025/04/16 総務部長 山田 太郎 | 承認フローに合わせた宛先にする |
| 要約（結論先出し） | 事象の概要、現状、一次対応、再発防止の方針 | 3～5行でまとめ、読み手が先に判断しやすい形にする |
| 5W1H 本文 | Who / What / When / Where / Why / How の順に箇条書き | 主観を避け、事実→根拠→対応の順で書く |
| 根拠資料 | ログ、写真、議事録、数値、KPI推移 | 出典・取得方法・期間を明記する |
| 再発防止・次アクション | 責任者、期限、評価指標（KPI）、レビュー日 | 誰が・いつまでに・どう測るかを入れる |
書き方ステップ（結論先出し→5W1H→根拠→アクション）
報告書を読む相手はたいてい忙しく、長い前置きより先に要点を知りたがります。そこで、下の流れで書くと、判断しやすい報告にまとまりやすくなります。
- 要約で結論を先に伝える まず何が起きたのかを短く示します
- 5W1Hで全体像 抜け漏れを防ぎ、状況を整理します
- 根拠資料を添付 数値・ログ・写真で裏づけを持たせます
- 再発防止と期限 責任者・期日・KPIまで落とし込みます
数値・根拠の入れ方
- KPI（例：応答時間、欠品率、CSスコア、来場者数）を一つは入れる
- 前週比、前月比、目標比、他拠点比など、比較軸を添えて意味づけする
- 「多い」「少ない」で済ませず、できるだけ具体値で書く
添付資料のコツ
- 写真は時刻付きが望ましく、できれば場所や撮影者もわかるようにする
- グラフは凡例・単位・期間をタイトルの近くに明記する
- 議事録は決定事項と保留事項を分けておく
用途別の5W1H例文（短文テンプレート）
5W1Hは、業務内容によって見せ方が少し変わります。ここでは、よくあるケースを短文でまとめた例文として紹介します。
クレーム報告書（納期遅延）
要約
顧客A様に納期遅延が発生。代替出荷と割引対応を実施し、再発防止として在庫アラート閾値の見直しと二重承認を導入します
5W1H
Who 顧客A様／担当：営業一課 佐藤
What 受注No.12458 納期遅延（約48時間）
When 2025/04/10 発覚、04/12 出荷
Where 東京第2倉庫
Why 需要急伸に対して安全在庫の設定が不足していた
How 代替提案・割引3％・在庫アラート閾値を2→4週間在庫へ変更
次アクション 責任者：倉庫Mgr 田中、期限：2025/05/10、KPI：欠品率1％未満
事故報告書（ヒヤリ・ハット）
要約
構内でフォークリフトと歩行者の接近事案が発生。負傷者はなし。動線分離と一時停止ラインの再塗装を実施します
5W1H
Who 物流課 作業員2名
What 接近2m、速度8km/h
When 2025/03/28 10:25
Where 西搬入口
Why ミラーの死角と歩行者ルートの表示が不鮮明だった
How 一時停止ライン再塗装、歩行帯ポール設置、朝礼で共有
次アクション 責任者：安全衛生委員長、期限：2025/04/30、KPI：接触ゼロ
研修報告書（CS向上研修）
要約
CS向上研修に参加し、苦情一次応対の標準話法を導入。一次解決率の改善を狙います
5W1H
Who コンタクトセンター15名
What 苦情一次応対の傾聴・要約・合意形成
When 2025/04/05 9:00-17:00
Where 本社トレーニングルーム
Why 一次解決率が目標80％に対し72％にとどまっている
How 話法カード配布、ロールプレイ週次、評価表で個別FB
次アクション 責任者：SV高橋、期限：2025/06/30、KPI：一次解決率80％
5W1H報告書フォーマット（見本）
ここでは、提出前に見直しやすい形でもう一度フォーマットを確認します。最初にざっと見て、後半で戻ってくると整理しやすいです。
| 項目 | 記載内容の例 | チェックポイント |
|---|---|---|
| タイトル | クレーム対応報告（4/15 顧客A様 納期遅延） | What+When+Whoが一目でわかる |
| 提出日／提出先／報告者 | 2025/04/16 総務部長 山田 太郎 | 承認フローに合わせた宛先にする |
| 要約（結論先出し） | 事象の概要、現状、一次対応、再発防止の方針 | 3～5行で完結し、読み手が先に判断できる形にする |
| 5W1H 本文 | Who / What / When / Where / Why / How の順に箇条書き | 主観を避け、事実→根拠→対応の順で書く |
| 根拠資料 | ログ、写真、議事録、数値、KPI推移 | 出典・取得方法・期間を明記する |
| 再発防止・次アクション | 責任者、期限、評価指標（KPI）、レビュー日 | 誰が・いつまでに・どう測るかを必ず入れる |
NG例と改善（Before/After）
ここでは、ありがちな書き方と、そこから直した例を並べています。実務では「書いた本人には伝わるが、読む側には伝わりにくい」ということがよくあります。
| NG（Before） | 改善（After） |
|---|---|
| 納期で少し問題がありました。すぐ対応しました | 納期が48時間遅延。代替を04/12に出荷し、割引3％を適用。欠品率1％未満を目標に在庫アラートを上方修正 |
| 倉庫で危険なことが起きました | 西搬入口でフォークリフトと歩行者が2mまで接近。負傷なし。一時停止ライン再塗装と歩行帯ポール設置を実施 |
チェックリスト（提出前の最終確認）
- タイトルに What / When / Who が入っているか
- 要約で結論が先に書かれているか
- 5W1Hの6要素に抜けがないか
- 数値・根拠・期間・出典が明記されているか
- 次アクションに責任者・期限・KPIが入っているか
よくある質問（FAQ）
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まとめ
5W1Hは、事実を短く、しかもずれにくく伝えるための基本の型です。結論先出し→5W1H→根拠→次アクションの順で並べると、報告書の流れがかなり整います。
提出前は、チェックリストで抜け漏れを見直し、責任者・期限・KPIまで書けているかを最後に確認して締めてください。
