この記事では、報告書を「5W1H」で構造化して、読む人に短時間で正確に伝わる書き方を解説します。
編集部では企業の報告書テンプレート制作と実務導入支援の経験があり、評価される報告の共通項を体系化しました。例文とフォーマットのコツを、現場でそのまま使える水準でまとめています。
このページの狙いと対象（「作業報告書 テンプレート」との違い）
- 対象読者は、会議・研修・クレーム対応・事故・業務改善など「出来事の全体像」を簡潔に共有したい方です
- この記事は「5W1Hで伝わる報告の構成・書き方・例文」を解説するコンセプトページです
- テンプレート配布が主目的のページと検索意図が異なります（ダウンロードは関連記事で案内し、当ページはノウハウ特化）
5W1Hとは（要点）
5W1Hは、Who / What / When / Where / Why / How の6要素で事実を整理するフレームワークです。報告で最も重要な「抜け漏れのない全体像」を短い文字数で作れます。
要素の意味と書き分け
- Who（誰が） 関係者・担当・部署・顧客などの主体
- What（何を） 事象・成果物・課題・KPI・不具合
- When（いつ） 日時・所要時間・期限・期日
- Where（どこで） 現場・店舗・拠点・オンライン環境
- Why（なぜ） 目的・背景・要因・再発要因の仮説
- How（どのように） 手順・対応策・運用・ルール・検証方法
5W1H報告書フォーマット（見本）
報告書を作成する際には、書き手の主観ではなく、事実を整理して相手に正確に伝えることが重要です。そのために役立つのが「5W1H」を活用したフォーマットです。
以下では、誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのようにを明確に整理できる報告書のフォーマット例を紹介します。
| 項目 | 記載内容の例 | チェックポイント |
|---|---|---|
| タイトル | クレーム対応報告（4/15 顧客A様 納期遅延） | What+When+Whoが一目でわかる |
| 提出日／提出先／報告者 | 2025/04/16 総務部長 山田 太郎 | 承認フローに合わせた宛先にする |
| 要約（結論先出し） | 事象の概要、現状、一次対応、再発防止の方針 | 3～5行で完結、読み手の意思決定を促す |
| 5W1H 本文 | Who / What / When / Where / Why / How の順に箇条書き | 主観を避け事実→根拠→対応の順で書く |
| 根拠資料 | ログ、写真、議事録、数値、KPI推移 | 出典・取得方法・期間を明記 |
| 再発防止・次アクション | 責任者、期限、評価指標（KPI）、レビュー日 | 誰が・いつまでに・どう測るかを必ず入れる |
書き方ステップ（結論先出し→5W1H→根拠→アクション）
報告書を読む相手は多忙であり、できるだけ短時間で要点を把握したいと考えています。そのため、以下のステップに沿って書くことで、読み手の意思決定に直結する報告書を作成できます。
- 要約で結論を先に伝える 読む人の時間を節約します
- 5W1Hで全体像 抜け漏れを防ぎ、比較検討を容易にします
- 根拠資料を添付 数値・ログ・写真で再現可能性を担保します
- 再発防止と期限 責任者・期日・KPIを明記します
数値・根拠の入れ方
- KPI（例：応答時間、欠品率、CSスコア、来場者数）を一つは入れる
- 比較軸（前週比、前月比、目標比、他拠点比）で意味づけする
- 曖昧語（多い、少ない）は禁止、具体値で表現する
添付資料のコツ
- 写真は時刻付き、位置情報や撮影者の明示が望ましい
- グラフは凡例・単位・期間をタイトル下に明記する
- 議事録は決定事項と保留事項を分ける
用途別の5W1H例文（短文テンプレート）
5W1Hを使った報告書の活用方法は、業務内容や目的によって異なります。ここでは、代表的なケースごとに短文でまとめた例文を紹介します。
クレーム報告書（納期遅延）
要約
顧客A様に納期遅延が発生。代替出荷と割引対応を実施、再発防止として在庫アラート閾値を変更し二重承認を導入します
5W1H
Who 顧客A様／担当：営業一課 佐藤
What 受注No.12458 納期遅延（約48時間）
When 2025/04/10 発覚、04/12 出荷
Where 東京第2倉庫
Why 需要急伸に対する安全在庫の設定不足
How 代替提案・割引3％・在庫アラート閾値を2→4週間在庫へ
次アクション 責任者：倉庫Mgr 田中、期限：2025/05/10、KPI：欠品率1％未満
事故報告書（ヒヤリ・ハット）
要約
構内でフォークリフトと歩行者の接近事案が発生。負傷なし。動線分離と一時停止ラインの再塗装を実施します
5W1H
Who 物流課 作業員2名
What 接近2m、速度8km/h
When 2025/03/28 10:25
Where 西搬入口
Why ミラー死角と歩行者ルートの不鮮明
How 一時停止ライン再塗装、歩行帯ポール設置、朝礼で共有
次アクション 責任者：安全衛生委員長、期限：2025/04/30、KPI：接触ゼロ
研修報告書（CS向上研修）
要約
CS向上研修に参加し、苦情一次応対の標準話法を導入。一次解決率の改善を狙います
5W1H
Who コンタクトセンター15名
What 苦情一次応対の傾聴・要約・合意形成
When 2025/04/05 9:00-17:00
Where 本社トレーニングルーム
Why 一次解決率が目標80％に対し72％
How 話法カード配布、ロールプレイ週次、評価表で個別FB
次アクション 責任者：SV高橋、期限：2025/06/30、KPI：一次解決率80％
5W1H報告書フォーマット（見本）
以下では、誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのようにを明確に整理できる報告書のフォーマット例を紹介します。
| 項目 | 記載内容の例 | チェックポイント |
|---|---|---|
| タイトル | クレーム対応報告（4/15 顧客A様 納期遅延） | What+When+Whoが一目でわかる |
| 提出日／提出先／報告者 | 2025/04/16 総務部長 山田 太郎 | 承認フローに合わせた宛先にする |
| 要約（結論先出し） | 事象の概要、現状、一次対応、再発防止の方針 | 3～5行で完結、読み手の意思決定を促す |
| 5W1H 本文 | Who / What / When / Where / Why / How の順に箇条書き | 主観を避け事実→根拠→対応の順で書く |
| 根拠資料 | ログ、写真、議事録、数値、KPI推移 | 出典・取得方法・期間を明記 |
| 再発防止・次アクション | 責任者、期限、評価指標（KPI）、レビュー日 | 誰が・いつまでに・どう測るかを必ず入れる |
NG例と改善（Before/After）
ここでは、ありがちなNG例と、それを改善した具体的なBefore/Afterの例を紹介します。改善のポイントを押さえることで、報告書の質を大きく高めることができます。
| NG（Before） | 改善（After） |
|---|---|
| 納期で少し問題がありました。すぐ対応しました | 納期が48時間遅延。代替を04/12に出荷、割引3％を適用。欠品率1％未満を目標に在庫アラートを上方修正 |
| 倉庫で危険なことが起きました | 西搬入口でフォークリフトと歩行者が2mまで接近。負傷なし。一時停止ライン再塗装と歩行帯ポール設置を実施 |
チェックリスト（提出前の最終確認）
よくある質問（FAQ）
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まとめ
5W1Hは、事実を短く正確に伝える最小構成です。結論先出し→5W1H→根拠→次アクションの順で書くと、評価される報告書になります。
提出前チェックリストで抜け漏れを防ぎ、KPIと期限を必ず入れて締めます
