内定通知書は、企業が応募者に採用内定を正式に伝えるための文書です。
このページでは、内定通知書テンプレートをWord・Excel・PDF形式で無料配布しています。WordとExcelは編集用、PDFはレイアウト確認や印刷確認用として使う想定です。会社名、氏名、入社予定日、配属先、提出書類などを入れて、自社用に調整してください。
採用の最終段階では、候補者も少し緊張しています。メールだけで済ませるより、きちんとした通知書を添える方が、入社までの流れが伝わりやすいです。人事側としても「いつ入社なのか」「何を返送してもらうのか」「条件はどこを見ればよいのか」を整理しておくと、後の確認がかなり楽ですね。
用途別に内定通知書テンプレートを選ぶ
| 用途 | 向いているケース | 形式 |
|---|---|---|
| 中途採用用 | 入社日、配属先、給与条件などを簡潔に伝えたい場合 | Word / Excel / PDF |
| 詳細条件付き | 勤務地、休日、試用期間、賃金、賞与などをまとめて記載したい場合 | Word / Excel / PDF |
| 新卒採用用 | 応募へのお礼や内定承諾書の返送案内を入れたい場合 | Word / Excel / PDF |
| インターンシップ用 | 受入期間、勤務時間、実施場所などを伝えたい場合 | Word / Excel / PDF |
| リモートワーク用 | 在宅勤務、通信費、勤務場所などをあらかじめ示したい場合 | Word / Excel / PDF |
内定通知書テンプレート一覧
内定通知書は、採用区分によって入れる項目が少し変わります。中途採用なら勤務条件や入社日、新卒採用なら入社案内や提出書類、インターンなら期間や実施場所が中心です。
中途採用用 内定通知書
転職者向けのシンプルな内定通知書です。入社予定日、配属予定、勤務条件の概要を伝える場面に向いています。中途採用では、給与や試用期間の確認で後から問い合わせが来ることもあるので、必要に応じて労働条件通知書や別紙条件表と一緒に使うと安心です。
詳細条件付き 内定通知書
配属部署、勤務地、休日休暇、賃金、賞与、試用期間などをまとめて記載できるフォーマットです。条件を細かく入れたい場合はこちらが使いやすいです。
実務では、ここをざっくり書きすぎると「給与に手当は含まれるのか」「試用期間中の条件は同じなのか」といった確認が発生しがちです。迷いそうな項目は、表で分けておく方が読み手にも親切ですね。
新卒採用用 内定通知書
新卒採用向けの内定通知書です。応募や選考参加へのお礼を入れ、少しやわらかい文面にしています。内定承諾書の返送期限、入社前説明会、今後の連絡方法などを入れる場合にも使いやすい形式です。
インターンシップ用 内定通知書
インターンシップの受入内定を伝えるテンプレートです。実施期間、勤務時間、実施場所、交通費の扱いなどを入れられる形式にしています。
インターンの場合、通常の採用内定とは少し意味合いが違います。本文では「採用内定」ではなく「受入内定」と表現した方が、内容に合いやすいでしょう。
リモートワーク用 内定通知書
在宅勤務やリモートワークを前提とした内定通知書です。勤務場所、オンライン勤務の扱い、通信費、出社日の有無などを入れたい場合に向いています。
リモート勤務は、勤務地の表現で迷いやすいです。「自宅」とだけ書くのか、「会社が認めた場所」とするのかで意味が変わります。社内ルールがある場合は、通知書に全部書き込まず、別紙や就業規則への案内を添える方がすっきりします。
内定通知書と採用通知書の違い
内定通知書と採用通知書は、どちらも採用結果を伝える文書ですが、少し使い分けがあります。
| 文書名 | 主な目的 | 入れることが多い内容 |
|---|---|---|
| 内定通知書 | 採用内定を正式に伝える | 入社予定日、配属予定、承諾期限、提出書類、勤務条件の概要 |
| 採用通知書 | 採用決定を知らせる | 採用の通知、今後の連絡、出社日、担当者連絡先 |
実務では「採用内定通知書」として、両方の意味を兼ねることもあります。迷う場合は、入社までに内定承諾書の返送や労働条件の確認があるなら「内定通知書」、単に採用結果を知らせるだけなら「採用通知書」と考えると分かりやすいです。
内定通知書の基本構成
内定通知書は、次の項目で構成すると読みやすくなります。項目を増やしすぎると重く見えるので、本文は簡潔にして、細かい条件は別紙に分けるのも一つの方法です。
日付・宛名
発行日、候補者の氏名、必要に応じて住所を記載します。氏名の漢字間違いはかなり目立ちます。メールの署名、履歴書、応募管理システムの表記が一致しているか確認しておきましょう。
文書名
文書の中央に「内定通知書」または「採用内定通知書」と記載します。採用通知書として使う場合は「採用通知書」でも問題ありません。
本文
選考の結果、採用内定とする旨を簡潔に書きます。応募へのお礼を入れる場合も、長くしすぎない方が読みやすいです。
入社予定日・配属予定
入社予定日、配属部署、勤務地、集合時間などを記載します。まだ確定していない場合は「予定」と分かるようにしておきます。
勤務条件の概要
給与、勤務時間、休日、試用期間、勤務地などを記載します。ただし、内定通知書にすべてを書き込むより、労働条件通知書や雇用契約書と分けた方が管理しやすいです。
提出書類・返送期限
内定承諾書、誓約書、身元保証書など、返送してもらう書類がある場合は期限を入れます。ここが抜けると、後で人事側から再連絡することになりがちです。
問い合わせ先
担当部署、担当者名、メールアドレス、電話番号を入れます。候補者が迷ったときに、どこへ連絡すればよいか分かるようにしておきます。
内定通知書だけで労働条件通知書の代わりになる？
内定通知書は、採用内定を伝えるための文書です。一方で、労働条件通知書は、賃金や労働時間などの労働条件を明示するための文書です。
そのため、内定通知書に給与や勤務時間を書いたとしても、労働条件通知書や雇用契約書と同じように扱えるとは限りません。特に中途採用では、給与、勤務地、試用期間、休日、残業の扱いなどが候補者の判断材料になります。内定通知書では概要を示し、詳しい条件は別紙の労働条件通知書で確認してもらう形が無難でしょう。
内定通知書の書き方
結論を先に書く
本文では、まず「採用内定とする」ことを先に書きます。前置きが長いと、読み手がどこを見ればよいか迷います。
日付や期限は具体的に書く
「後日連絡します」だけだと、候補者はいつまで待てばよいか分かりません。入社予定日、内定承諾書の返送期限、提出書類の締切は、できるだけ日付で書きます。
内定承諾書返送期限：令和○年○月○日必着
条件は本文に詰め込みすぎない
給与、休日、試用期間、勤務地、手当まで全部本文に入れると読みにくくなります。条件が多い場合は、詳細条件付きテンプレートを使うか、別紙に分ける方が実務では楽です。
内定通知書の例文
中途採用向けの例文
このたびの中途採用選考の結果、貴殿を採用内定といたしましたので、下記のとおり通知いたします。
入社予定日は令和○年○月○日、配属予定部署は○○部です。勤務条件の詳細につきましては、別紙「労働条件通知書」をご確認ください。
つきましては、同封の内定承諾書にご署名のうえ、令和○年○月○日までにご返送くださいますようお願いいたします。
新卒採用向けの例文
このたびは弊社採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を行いました結果、貴殿を令和○年度新卒採用において採用内定といたしましたので、ここに通知いたします。
今後の入社手続き、提出書類、入社前説明会の日程につきましては、別途ご案内いたします。
インターンシップ向けの例文
このたびのインターンシップ選考の結果、貴殿を受入内定といたしましたので、下記のとおり通知いたします。
実施期間は令和○年○月○日から令和○年○月○日まで、実施場所は○○オフィスを予定しています。活動内容、勤務時間、交通費の扱いにつきましては、別紙をご確認ください。
メールで送るときの本文例
○○ ○○ 様
お世話になっております。
株式会社○○ 採用担当の○○です。
このたびは弊社採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、○○様を採用内定とさせていただくことになりました。
内定通知書を添付しておりますので、ご確認ください。
ご不明な点がございましたら、本メールへの返信にてご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
内定通知書を作るときの注意点
条件の書き間違いに注意する
内定通知書でよくあるミスは、入社日、給与、勤務地、試用期間の書き間違いです。特に、求人票や面接時の説明と違う内容を書いてしまうと、候補者が不安になります。
作成後は、求人票、採用稟議、労働条件通知書の内容と見比べると安心です。少し面倒ですが、ここを飛ばすと後で確認のやり取りが増えます。
「予定」と「確定」を混ぜない
配属先や勤務地がまだ確定していない場合は、「予定」と明記します。確定していない内容を断定してしまうと、あとで変更しにくくなります。
返送期限を入れる
内定承諾書を返送してもらう場合は、期限を必ず入れます。期限がないと、候補者も急ぐべきか判断しにくいですし、人事側も次の採用計画を立てにくくなります。
Word・Excel・PDFの使い分け
| 形式 | 向いている使い方 |
|---|---|
| Word | 文面を中心に編集したい場合。通常の通知書として作りやすい形式です。 |
| Excel | 条件項目を表で整理したい場合。給与、休日、提出書類などを一覧にしやすいです。 |
| 見本確認、社内確認、印刷確認に使う場合。編集後にPDF化して送る流れにも向いています。 |
関連する書式
内定通知書だけで入社手続きが完結するわけではありません。候補者から返送してもらう書類や、入社後の確認書類も合わせて準備しておくとスムーズです。
- 内定承諾書テンプレート：候補者が内定を承諾する意思を示す文書です。
- 誓約書テンプレート：入社後の社内ルールや守秘義務などを確認する文書です。
- 身元保証書テンプレート：保証人の同意を得るための文書です。
内定通知書のチェックリスト
- 候補者の氏名に誤字がないか
- 入社予定日が採用稟議や求人票と一致しているか
- 配属予定部署、勤務地、勤務形態が正しいか
- 給与、手当、試用期間の表記にズレがないか
- 内定承諾書や提出書類の返送期限を入れているか
- 担当者名、電話番号、メールアドレスを記載しているか
- PDFで送る場合、編集前のWordやExcelを添付していないか
作成後は、画面上だけでなく一度PDFにして確認すると、余白や改ページのズレに気づきやすいです。特に条件明記型は文字量が増えやすいので、印刷したときに2ページ目へ少しだけはみ出すことがあります。
よくある質問（FAQ）
まとめ
内定通知書は、採用内定を伝えるだけでなく、入社までの流れを候補者に分かりやすく示す文書です。
Word版は文面の編集、Excel版は条件項目の整理、PDF版は見本確認や印刷確認に向いています。テンプレートをそのまま使うだけでなく、入社予定日、配属先、返送期限、問い合わせ先を自社の運用に合わせて直してから使ってください。
採用が決まった直後は、人事側も候補者側も確認することが多いです。内定通知書を整えておくと、その後の内定承諾、入社書類の回収、入社準備まで進めやすくなるはずです。
