勤怠管理の方法は、企業の規模によって大変さが変わってきますが、会社が小さいうちはエクセルで管理したほうが簡単です。
今回は、勤怠表のエクセルテンプレートを紹介します。エクセルの関数で自動計算すれば、勤怠の集計がラクになるのでぜひ活用してください。
エクセル勤怠表テンプレート
エクセルで作成された勤怠表テンプレートです。シフト表と違って、ある年月の社員の勤怠を算出するための表形式になっています。
複数の社員管理用
年間の勤怠表
個人用の勤怠表
社員一人用の月間勤怠表
エクセルで勤怠管理をするメリット
勤怠管理をエクセルで行うと以下のようなメリットがあります。
- 新たなソフトを必要としない
- 低コストで作成できる
- 思い通りの仕様にできる
新たなソフトを必要としない
Microsoft Officeは、社内のデータ作成や、取引先とのやり取りに必要なことが多いため、多くの企業で導入されています。当然、エクセルもOfficeの中に含まれているため、追加投資なしでエクセルを使用することができます。
新たに顧客管理システムを導入すると、追加のソフトウェアが必要になる場合が多いので導入の手間や教育コストがばかになりません。
低コストで作成できる
顧客管理システムを導入すると、高機能で便利な機能が多数付属しますがやはりコストがかかります。安価なクラウド型の顧客管理システムもありますが、人数での課金になるので多くの従業員がいる会社ではやはりコスト的にネックになってきます。
思い通りに作成できる
特殊な業務であったり、従業員毎に管理の仕方が微妙に異なる場合でも、顧客管理ステムでは自由が効かない場合もあります。エクセルでシステムをつくってしまえば、自社で修正ができるので細かい特殊な仕様であっても簡単にカスタマイズ可能です。
エクセル勤怠管理表の作り方
エクセルがある程度使える人が社内にいれば、自前で勤怠管理を作ることはそう難しくはありません。簡単な関数を使って自動計算させれば十分です。
VBAやマクロを使って複雑なシートを作る必要はありません。そこまで複雑なシステムが必要な場合は、クラウド型の顧客管理システムを使ったほうがコスト的にも効率的にもはるかにいいでしょう。
勤怠管理表を作るときに必要な項目
勤怠管理表に必要な項目は、主に以下のようなものです。ここから、自社に必要なものをピックアップしたり、追加したりしてオリジナルの勤怠管理表を作成します。
- 社員No
- 氏名
- 所属
- 出勤時間
- 退勤時間
- 休憩時間
- 残業時間
- 勤務時間
- 備考
自動計算できる項目
勤怠管理で、自動計算できる箇所は「勤務時間」と「それぞれの月の合計」です。
で計算できます。
それぞれの月の合計は、SUM関数を使って計算します。
と入力します。
例えば図のように1日～31日までのセルがD7～D37までの場合は、=SUM(D7:D37) になります。
まとめ
従業員の少ない小規模企業では、使いやすくコストも安いエクセルで勤怠管理をするのが効率がよいです。
エクセルで勤怠管理をするには、たとえテンプレートを使用したとしてもある程度自社でカスタマイズが必要なので、エクセルに精通した社員がいるとなおいいでしょう。
従業員が増えて、エクセルでの顧客管理が難しくなってきた段階で顧客管理システムを検討します。顧客管理システムは、多くの会社で提供しているので自社の規模や機能があったものを選ぶ必要があります。
この記事でも、小規模な会社でも容易に使用できる顧客管理システムを紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。
