始末書フォーマットの書き方とテンプレート例文｜遅刻・事故・ミス別に紹介

社内外で重大なミスやトラブルが発生した際には、始末書の提出を求められるケースがあります。始末書は、当事者としての責任を明確にし、反省文や謝罪文を文書として正式に残す重要なビジネス文書です。

この記事では、さまざまなケースに対応できる始末書のテンプレートを、Word形式のフォーマットで無料提供しています。登録不要ですぐにダウンロードでき、状況に応じた例文付きなので、初めて作成する方でも安心です。

さらに、社外向けに提出が必要となるケース（納品ミス・納期遅延など）を想定した始末書テンプレートも収録。使い方や記載例に加えて、再発防止策の書き方や注意点も詳しく解説しています。

お客様宛のお詫び状など始末書を書く際の参考になる記事もあわせて参照してください。

正しい始末書の書き方

始末書とは、業務上のミスや不祥事があった際に、当事者がその経緯と責任を明確にし、謝罪の意と再発防止策を記した文書です。

正しい始末書には決まった書式やフォーマットはありませんが、一般的に求められる項目を漏れなく記載することが重要です。形式が自由とはいえ、必要な内容が抜けていると、正式なビジネス文書として不十分と判断される可能性もあります。

始末書のフォーマット

始末書のフォーマットに厳密な決まりはありませんが、会社で指定のテンプレートや様式が用意されている場合は、それに従うのが基本です。フォーマットが不明な場合は、直属の上司や人事部門に確認してから作成しましょう。

以下は、一般的な始末書に盛り込むべき要素です。反省文として一文でまとめる場合でも、これらの項目を含めることで、内容に不足がない文書となります。

始末書は、単なる謝罪文ではなく、自らの責任を認めた上での反省と、再発防止の姿勢を文書として示すことが求められます。誠意を込めて作成することが大切です。

日付

始末書の提出日を記載します。不祥事が起きた日ではなく、書類を提出する日を記入します。

宛先

通常は会社の代表取締役宛ですが、支店や工場などの場合は支店長・工場長など、組織構成に応じた責任者宛にします。

所属

自分の所属している部署や課を明記します。

氏名＋押印

本人の氏名を記載し、手書きまたは印刷に加え、押印も行います。PC作成でも手書き署名を求められる場合があります。

トラブルの内容

どのようなミスや問題が起きたのか、日時や状況を含めて具体的に記載します。

原因

ミスの発生原因や背景を、主観ではなく客観的な視点で記述します。

謝罪や反省

自身の過失を認めた上で、心からの謝罪の気持ちを反省文として記載します。

再発防止の誓い

同じ問題を繰り返さないよう、どのような対策を講じるかを明確に記載します。

寛大な処置のお願い

状況に応じて、寛容な対応をお願いする文で締めくくります。

始末書の見本

以下は、始末書の基本的な構成を押さえた見本例です。

始末書の書き方に不安がある方は、このような見本を参考にするのが効果的です。
社内向け・社外向け問わず、テンプレートを活用することで適切な文書構成がわかりやすくなります。

宛名の書き方

宛名は、トラブルの影響範囲によって変わります。社長宛にするのが原則ですが、部署単位の軽微なミスであれば、課長・部長など組織の責任者宛になることもあります。
誰宛に提出するか不明な場合は、必ず上司に確認しましょう。

使用する用紙

使用する用紙は、無地または罫線付きのA4・B5サイズが適切です。手書きで提出する場合は、文字が整いやすい罫線入りを推奨します。
イラスト入りの便箋やカラフルな用紙、メモ紙などは公的文書には不適切です。

提出時の封筒

始末書は、文書としての正式性を保つために封筒に入れて提出するのがマナーです。
白無地で郵便番号欄のない封筒を使用し、表面には何も書かず、裏面に所属と氏名を記載します。封筒サイズは長形が基本です。

始末書作成のポイント

始末書を書くうえで最も重要なのは、誠意と反省の気持ちを文面から読み取れるようにすることです。謝罪文だけでなく、具体的な再発防止策や今後の姿勢を明確にしましょう。

始末書の具体的な書き出し例

始末書の書き出しは、相手にその始末書の印象を与える重要な部分です。以下のような典型的な書き出し方を参考に、状況に合った表現を使って始末書を作成してください。

謝罪の意を表す
「この度は、自分の不注意から重大なミスを起こしてしまったことを深くお詫び申し上げます。」

事実関係を客観的に記載する
「2022年1月5日午後3時頃、○○部門で××作業を行っている際に、指示された手順とは異なる行為をしてしまいました。」

反省の弁を述べる
「自分の行動がもたらす結果を十分に考えず、軽率な判断をしてしまったことは大変遺憾に思っております。」

再発防止策を示す
「このようなことが二度と起こらないよう、行動の反省と指示内容の確認を徹底するとともに、判断に迷った際は速やかに上司に相談することを心がけます。」

始末書テンプレート(例文あり)

始末書をテンプレートで作成する際には、一般的なビジネス文書のように宛先、作成日、所属、氏名、タイトル、本文といった形式で書き始めます。始末書の内容は、どのような目的の始末書かによって異なるので以下の例文を参考にして適時修正してください。

※各テンプレートの宛先は部署宛になっていますが、会社全体に関わる大きなトラブルの場合は社長宛になります。

社外への始末書テンプレート

一般的に始末書は社内向けの文書なので、社外に始末書を提出することはありません。しかし、取引先に迷惑をかけた場合に業界や相手先によっては社外であっても始末書の提出を求められることがあります。

社外へ不手際やミスを誤る場合は、詫び状などが一般的ですが内容自体は大きく変わりません。あくまで「始末書」を求められた場合は、タイトルを「始末書」として提出します。

始末書のよくある間違いと修正の仕方

始末書を書く時には、知らずにやってしまう間違いがあります。ここでは、始末書作成時に陥りやすい代表的な間違いと、それらを修正する方法について解説します。

始末書のよくある質問（FAQ）

まとめ

今回は、状況別の始末書の例文とワードテンプレートを紹介しました。

始末書は、事故や過失によって自社や取引先へ迷惑をかけた場合に作成します。一般的には、事実関係の説明とお詫び、ミスに対する対応について詳細を記載します。

テンプレートにはトラブルに対するいろいろな例文がありますが、起こしたトラブルの状況にぴたりと合った内容の例文はありません。それぞれの例文を参考にして内容を自分の細かい状況に合わせて使用してください。