在職証明書のもらい方｜会社への依頼方法・退職後の頼み方・必要なもの

在職証明書は、現在または過去にその会社で働いていたことを証明してもらう書類です。

保育園の手続き、住宅ローン、転職先への提出、資格申請などで求められることがあります。自分で作って終わる書類ではなく、基本的には勤務先や前の会社に発行を依頼します。

このページでは、在職証明書のもらい方、会社への頼み方、退職後に依頼する場合の流れをまとめています。

在職証明書はどこに依頼する？

在職証明書は、勤務先の人事部、総務部、労務担当者などに依頼するのが一般的です。

小さな会社なら、直属の上司や事務担当者に「在職証明書を発行してもらいたいです」と伝える方が早いこともあります。逆に、部署が多い会社では、上司に相談しても「人事に直接聞いてください」と返される場合があります。

わからない場合は、まず次のどれかに連絡します。

新人の方だと、いきなり人事にメールしていいのか少し迷うかもしれません。けれど、在職証明書は会社側でもよく扱う書類なので、変に遠回りしなくて大丈夫です。件名に「在職証明書発行のお願い」と入れておけば、担当者にも伝わりやすいです。

在職証明書のもらい方と発行までの流れ

在職証明書をもらう流れは、だいたい次のようになります。

依頼する前に確認しておきたいのは、提出先の指定様式です。

会社の様式で作ってもらったあとに、提出先から「この用紙に書いてもらってください」と言われるケースがあります。そうなると、もう一度会社へお願いすることになります。これ、地味に気まずいですね。

特に、保育園、自治体、金融機関、資格団体などは、指定の用紙があることがあります。PDFやExcelで配布されている場合もあるので、先に見ておくと楽です。

会社に依頼するときに伝える内容

会社に在職証明書を依頼するときは、ただ「在職証明書をください」だけだと、担当者が確認することが増えます。

次の内容をまとめて伝えると、やり取りが少なく済みます。

実務では、全部をきれいに書こうとしなくても大丈夫です。むしろ、提出先と期限が抜けている方が困ります。

担当者側から見ると、「いつまでに」「どの様式で」「何を書けばいいのか」が分かると処理しやすいです。月末や年度末は証明書の依頼が重なるので、急ぎの場合は期限もはっきり書いた方が親切でしょう。

メールで依頼する場合

現在勤めている会社に依頼するなら、メールで問題ないことが多いです。

社内チャットで済む会社もありますが、証明書の発行依頼はあとで確認できるよう、メールにしておく方が無難です。担当者も探しやすいですし、自分も「いつ依頼したか」を見返せます。

メールで送る場合は、次のような内容を入れます。

依頼のテンプレートを使う前は、まずこの情報をメモしておくと書きやすいです。いきなり文章を書こうとすると、途中で「あれ、提出期限いつだっけ」と止まります。

手紙で依頼する場合

退職後に前の会社へ依頼する場合や、指定様式を郵送する場合は、手紙で依頼することもあります。

手紙の場合は、かしこまりすぎると少し重たく見えることがあります。とはいえ、前の会社にお願いする文面なので、くだけすぎるのも避けたいところです。

文章は長くしなくて大丈夫です。

実際には、A4用紙1枚におさまるくらいで十分です。手紙の下書きを作ってから封筒に入れる前に、提出先の指定用紙を入れ忘れていないか確認してください。ここ、意外と抜けます。

退職後でも在職証明書はもらえる？

退職後でも、在職証明書を依頼できるケースはあります。

転職先への提出、資格登録、保育園の手続き、住宅ローンの審査などで、前の勤務先に証明書をお願いすることがあります。退職しているから頼めない、というわけではありません。

ただし、退職後は会社によって書類名が変わることがあります。「在職証明書」ではなく、「退職証明書」「勤務証明書」「職歴証明書」と案内される場合もあります。

先に提出先へ、どの書類名で出せばよいか確認しておくと安心です。

前の会社に電話するのが気まずい場合は、メールや手紙で依頼してもよいでしょう。急ぎでなければ、その方が落ち着いて内容を伝えられます。

在職証明書は自分で書いてもいい？

在職証明書は、基本的に会社に発行してもらう書類です。

会社名、在職期間、職種、雇用形態などを証明するため、自分で勝手に作って提出するものではありません。

ただし、会社から「下書きを作って送ってください」と言われることはあります。その場合は、分かる範囲だけ記入し、最後は会社の担当者に確認してもらいます。

勤務時間や業務内容に迷うところがあれば、無理に書かず空欄のまま相談した方がスムーズです。

在職証明書をもらうときのありがちなミス

いちばん多いのは、提出先の指定様式を見ないまま会社に依頼してしまうことです。

会社の様式で作ってもらったあと、提出先から「こちらの指定用紙でお願いします」と言われると、会社に再発行をお願いすることになります。担当者に申し訳ない感じになりますし、自分も焦ります。

ほかにも、次のようなミスがあります。

個人的には、指定様式と期限を先にそろえてから依頼文テンプレートを開く方が楽だと思います。文章を整えるのはそのあとで十分です。

在職証明書を早くもらいたいとき

急ぎの場合は、メールの件名や本文で期限をはっきり書きます。 ただし、「至急お願いします」だけだと、担当者側はどのくらい急ぎなのか分かりません。

次のように書くと伝わりやすいです。

会社側にも確認や承認の流れがあります。担当者がすぐ作ってくれても、押印や上長確認で止まることもあります。月末、年度末、入園申請の時期などは少し余裕を見た方がいいでしょう。

在職証明書と似ている書類の違い

在職証明書と似た書類に、勤務証明書、就労証明書、退職証明書、職歴証明書などがあります。

名前が似ているので少しややこしいですが、使う場面が違います。

提出先が「在職証明書」と言っているなら、まずはその名称で会社へ依頼します。もし会社側から別の書類名を案内されたら、提出先にその書類でよいか確認すると安心です。

依頼文を作る前に確認しておくこと

在職証明書のもらい方が分かったら、会社へ依頼する文面を用意します。

その前に、提出先、提出期限、指定様式の有無だけは確認しておくと楽です。ここが抜けたまま依頼すると、あとで会社から確認の連絡が来たり、もう一度書類を作り直してもらうことがあります。

よくある質問（FAQ）